Ministeriële correspondentie: registratie, concepten en uiterste data

Registreren en toewijzen

Correspondentie bereikt het kabinet van een minister of een ministerie per e-mail, post en online formulieren. Een AI-medewerker die de intakemailbox leest, kan:

• elk stuk registreren met de afzender, datum, onderwerp, en of het afkomstig is van een kiezer, een belanghebbende, een parlementslid of een andere minister;
• de verantwoordelijke afdeling voorstellen op basis van uw eigen toewijzingsregels, ter bevestiging door een coördinator;
• een uiterste datum instellen volgens de regels van uw kabinet voor dat type correspondentie;
• het stuk koppelen aan eerdere correspondentie van dezelfde afzender of over hetzelfde onderwerp;
• stukken die urgent of gevoelig lijken signaleren, zodat de coördinator die als eerste bekijkt.

Antwoorden ter goedkeuring opstellen

Veel brieven over hetzelfde onderwerp vragen om hetzelfde kernantwoord. Zodra een standpunt over een onderwerp is goedgekeurd, kan de AI voor een nieuwe brief een antwoord opstellen uit die goedgekeurde tekst en het achtergrondmateriaal dat u aanlevert. Hij past de aanhef aan en de delen die ingaan op de specifieke punten van deze briefschrijver. Hij noteert waar de binnengekomen brief iets aankaart wat de goedgekeurde tekst niet dekt. Het concept gaat naar de behandelend ambtenaar in Word, waar The Everything “concepten opstelt en bewerkt in uw document, waarbij elke wijziging wordt goedgekeurd”.

De AI hoort alleen te werken met materiaal dat uw instantie heeft goedgekeurd. Hij mag geen beleidsstandpunten, cijfers of toezeggingen verzinnen. Waar het goedgekeurde materiaal een punt niet dekt, moet het concept dat duidelijk vermelden, zodat de ambtenaar dat deel schrijft.

Uiterste data en aftekening

Voor ministeriële correspondentie geldt geen wettelijke termijn. Uiterste data worden vastgesteld door het kabinet van elke minister en het ministerie. De AI kan een register bijhouden van de fase van elk stuk (in concept, bij de vakafdeling, in afstemming, bij het kabinet, ondertekend, verzonden). Hij kan dagelijks in Teams een lijst plaatsen van stukken die deze week moeten worden afgehandeld en stukken die in een fase achterlopen, en degene die een stuk onder zich heeft herinneren als het te lang blijft liggen.

Wanneer een antwoord is ondertekend, kan de AI de definitieve versie samen met de binnengekomen brief archiveren en het stuk in het register afsluiten.

Wat bij een mens blijft

• Het beleidsstandpunt en elke nieuwe toezegging.
• Elke afstemmingsstap, en het besluit over wie ondertekent.
• De handtekening en het besluit tot verzending.
• De behandeling van alles wat politiek of juridisch gevoelig is of persoonlijke nood betreft.

Gevoeligheid en waar gegevens naartoe gaan

Ministeriële correspondentie bevat vaak persoonsgegevens en politiek gevoelig materiaal. Controleer de regels van uw instantie voor informatieclassificatie en privacy voordat een AI-hulpmiddel dit verwerkt. Volgens het privacybeleid van The Everything gebruikt de AI-verwerking Azure OpenAI en OpenAI, en kunnen aanbieders informatie buiten uw land verwerken. Het vermeldt geen beveiligingscertificering voor de overheid. Voor veel instanties sluit dat een deel van of alle correspondentie van dit type uit. Lees wat u vooraf moet controleren. Verzoeken om documenten in plaats van antwoorden volgen een ander, wettelijk geregeld proces, dat wordt behandeld op de pagina informatieverzoeken.

Veelgestelde vragen