Inkoopgoedkeuringen: doorsturen, offertedrempels en dossiers

Welke regels gelden

De Commonwealth Procurement Rules (versie 17 november 2025) bevatten “regels voor alle aanbestedingen” plus “aanvullende regels voor aanbestedingen op of boven de relevante aanbestedingsdrempel”. De drempelbedragen worden gepubliceerd door het Department of Finance. Controleer ze daar, niet hier.

Deelstaatinstanties en gemeenten werken op basis van hun eigen wetgeving, inkoopbeleid en financiële mandaten. Amerikaanse instanties en lokale overheden hebben federale, deelstatelijke en lokale inkoopregels. In alle gevallen zijn de praktische uitgangspunten dezelfde, en ze komen allemaal uit uw eigen documenten:

• het mandaatregister (wie wat mag goedkeuren, tot welke waarde);
• de offerte- of aanbestedingsplicht per waardeklasse;
• eventuele verplichte raamovereenkomsten, vaste aanbiedingen of uitzonderingen;
• wat moet worden vastgelegd, en waar.

Doorsturen ter goedkeuring

Een inkoopaanvraag komt meestal binnen als e-mail of formulier met een omschrijving, een geraamde waarde, een kostenplaats en bijgevoegde offertes. Een AI-medewerker kan die lezen, aan de hand van uw mandaatregister bepalen welke gemandateerde moet goedkeuren, en de aanvraag met een korte samenvatting naar die persoon sturen in Teams of per e-mail. Hij volgt de aanvraag tot die is goedgekeurd, afgewezen of teruggestuurd voor meer informatie. Als de gemandateerde afwezig is, volgt hij uw regels voor wie waarneemt.

Hij kan aanvragers ook laten weten waar hun aanvraag staat, en gemandateerden herinneren wanneer een aanvraag langer heeft gewacht dan uw streeftermijn.

Offertes toetsen aan uw drempels

Aan de hand van uw beleid kan de AI controleren of een aanvraag het aantal offertes heeft dat voor de waarde vereist is. Hij kan ook controleren of de offertes dezelfde opdracht beschrijven, en of de aanbevolen leverancier de laagste is of, zo niet, of er een reden is vastgelegd. Als een aanvraag lijkt te zijn opgesplitst in kleinere aankopen die elk onder een drempel blijven, kan hij dat patroon signaleren zodat een persoon ernaar kijkt.

De gepubliceerde mogelijkheden van The Everything omvatten het versturen van offerteaanvragen en het vergelijken van de offertes die terugkomen. Die zijn gebouwd voor bedrijven die werk uitbesteden. Een instantie zou haar eigen regels instellen en elke offerteaanvraag goedkeuren voordat die wordt verstuurd.

Dossiervorming

Inkoopbesluiten vereisen een duidelijk dossier: de aanvraag, de offertes, de beoordeling, de goedkeuring, en wie die gaf en wanneer. De AI kan dat dossier tijdens het verloop van de aanvraag samenstellen in een SharePoint-map of -lijst, zodat later niets afhangt van het doorzoeken van mailboxen. Voor entiteiten van de Commonwealth maakt de Archives Act 1983 (de Australische federale archiefwet) het National Archives verantwoordelijk voor het aanwijzen van de archiefbescheiden van de Commonwealth. Gemeenten en deelstaatinstanties hebben hun eigen archiefregels. Zorg dat het inkoopdossier in uw archiveringssysteem terechtkomt.

Wat bij een mens blijft

• De goedkeuring van de uitgave, door de gemandateerde die in uw mandaatregister staat.
• De keuze van de leverancier en de afweging van prijs en kwaliteit.
• Uitzonderingen op het beleid, besluiten tot onderhandse gunning en belangenconflicten.
• Contractvoorwaarden en elke onderhandeling.

Goedkeuringen die op het bureau van een minister belanden, volgen het patroon op de pagina ministeriële correspondentie. Lees voordat u AI op gegevens van leveranciers inzet wat u vooraf moet controleren.

Veelgestelde vragen