Overheidsprocessen automatiseren: wat werkt en wat niet
Laatst gecontroleerd 2026-11-13
Een praktische gids voor gemeenten en voor overheidsinstanties op deelstaat- en federaal niveau, eerst in Australië en daarna in de Verenigde Staten. Uitgegeven door SG1 Consulting, dat The Everything maakt, een AI-medewerker voor Microsoft 365.
Welke processen zich lenen voor automatisering
Het meeste overheidswerk volgt hetzelfde patroon: indiening, een volledigheidscontrole, registratie en toewijzing, een termijn, zoekacties, een concept, een besluit en een antwoord dat wordt verstuurd en gearchiveerd. Slechts één van die stappen is het besluit. Automatisering helpt bij de rest. Een proces is een goede kandidaat als het het volgende heeft:
- Volume. Medewerkers typen telkens dezelfde gegevens over en versturen dezelfde ontvangstbevestigingen, vele keren per week.
- Een checklist. De volledigheid kan worden getoetst aan een gepubliceerde lijst van verplichte documenten of velden.
- Een termijn. Een wettelijke termijn of een termijn uit de dienstverleningsnorm moet worden bewaakt, zoals de beslistermijn voor een verzoek om openbaarmaking van informatie (freedom of information).
- Een register. Iemand houdt een spreadsheet of lijst bij van elk dossier, de status en de vervaldatum.
- Herhaalbaar schrijfwerk. Ontvangstbevestigingen, verzoeken om aanvullende informatie en standaardantwoorden volgen een patroon dat een medewerker daarna bewerkt.
Processen lenen zich slecht voor automatisering als het werk vooral uit afwegingen bestaat: inhoudelijke beoordeling, handhaving, besluiten over kwetsbare personen en alles wat de wet aan een met name genoemde ambtenaar of gemandateerde toekent. Software kan het dossier voor die besluiten voorbereiden. Ze moet ze niet nemen.
Per proces: wat kan worden geautomatiseerd en wat blijft bij een ambtenaar
| Proces | Wat kan worden geautomatiseerd | Wat blijft bij een ambtenaar |
|---|---|---|
| Bouwaanvragen | Ingediende documenten toetsen aan de checklist van de gemeente, ontbrekende stukken signaleren, een verzoek om informatie opstellen, beoordelingsfasen en richtdata bewaken | Het aanvaarden of afwijzen van de indiening, de beoordeling, adviesaanvragen, voorschriften, het besluit |
| FOI-, GIPA- en FOIA-verzoeken | Registratie, concepten van ontvangstbevestigingen, termijnregister, zoekverzoeken aan afdelingen, bundelen van de antwoorden, eerste concept van de beschikking | Ontvankelijkheid, afbakening van het verzoek, uitzonderingsgronden, het besluit over openbaarmaking, de beschikking die wordt verstuurd |
| Meldingen van inwoners | Binnenkomende meldingen lezen, registreren, een categorie en team voorstellen, statusupdates opstellen, achterstallige meldingen opvolgen | Prioritering, inspecties ter plaatse, de reactie op klachten, alles waarbij een risico voor een persoon speelt |
| Vergunningen | Volledigheidscontroles, een register van vervaldata, herinneringen voor verlenging, opvolging van ontbrekende documenten | Verlenen, weigeren, voorschriften verbinden, schorsen of intrekken |
| Inkoopgoedkeuringen | Een aanvraag volgens uw eigen beleid naar de juiste gemandateerde sturen, het aantal offertes toetsen aan uw drempels, het dossier archiveren | De goedkeuring van de uitgave, de keuze van de leverancier, elke afwijking van het beleid |
| Ministeriële correspondentie | Stukken registreren, een uiterste datum toekennen, een antwoord opstellen op basis van goedgekeurd materiaal, de aftekening bewaken | Beleidsinhoud, de afstemming en de ondertekening |
Waar een AI-medewerker in Microsoft 365 past
Veel kleinere gemeenten en instanties voeren deze processen al in Microsoft 365 uit: gedeelde mailboxen, registers in Excel of SharePoint-lijsten, documenten in SharePoint, overleg in Teams. Een AI-medewerker binnen die omgeving kan de administratieve stappen overnemen zonder een nieuw registratiesysteem.
The Everything is zo'n hulpmiddel. De gepubliceerde integraties omvatten Outlook en Exchange (persoonlijke en gedeelde mailboxen), Outlook Agenda, OneDrive en SharePoint, SharePoint-lijsten, Excel, Word, Planner en To Do. Het werkt in Microsoft Teams. De Word-invoegtoepassing “stelt concepten op en bewerkt in uw document, waarbij elke wijziging wordt goedgekeurd”. Volgens de uitgever “vraagt het toestemming voordat er iets belangrijks wordt verstuurd” en als iets niet klopt, “stopt het en laat het u zien wat er volgens het systeem mis is”.
In een overheidsproces betekent dit dat de AI leest, controleert, registreert, herinnert en concepten opstelt. Een ambtenaar keurt goed voordat een antwoord de organisatie verlaat. Behandel bij overheidswerk elk uitgaand bericht als belangrijk en controleer tijdens een proefperiode dat niets wordt verstuurd zonder goedkeuring van een ambtenaar.
Voor wie dit bedoeld is, en voor wie niet
The Everything is gebouwd voor kleine en middelgrote organisaties die Microsoft 365 gebruiken. De prijs geldt per organisatie, niet per gebruiker. Daardoor past het redelijk bij een kleine gemeente, een regionale autoriteit, een zelfstandig bestuursorgaan of een team binnen een groter ministerie dat vooral in Outlook, Teams en SharePoint werkt.
Grote instanties hebben meestal gevestigde platforms voor zaakbeheer, archief en meldingen. Bekende namen zijn ServiceNow, TechnologyOne, Objective en Granicus. Als u een daarvan gebruikt, is de realistische vraag of een AI-medewerker ernaast kan werken, niet of hij het vervangt. Geen van deze platforms staat op de gepubliceerde integratielijst van The Everything. Maatwerkintegraties staan vermeld als “Vraag het ons”, wat betekent dat de leverancier bevestigt of het past voordat u zich vastlegt.
Wat u vooraf moet controleren
Overheidsinkopers hebben hun eigen beoordeling op het gebied van beveiliging, privacy en informatiebeheer nodig voordat een AI-hulpmiddel met overheidsinformatie in aanraking komt. Dit is wat The Everything openbaar vermeldt, zodat u die beoordeling op feiten kunt baseren:
- Certificeringen. Er worden geen certificeringen (zoals SOC 2 of ISO 27001) geclaimd. Als uw beoordeling er een vereist, is dat een tekortkoming om aan te kaarten.
- Waar de AI-verwerking plaatsvindt. Volgens het privacybeleid gebruikt de AI-verwerking Microsoft Azure OpenAI (in de eigen Azure-omgeving van de uitgever) en OpenAI. Er staat ook: “Aanbieders kunnen informatie buiten uw land verwerken.” Er wordt geen hostingland genoemd. Voor deze verwerking verlaten gegevens wel uw Microsoft 365-tenant.
- Training. Volgens de uitgever worden klantgegevens nooit gebruikt om AI-modellen te trainen, en zijn de aanbieders gebonden om ze niet te gebruiken voor het trainen van hun algemene modellen.
- Toegang. Het werkt binnen uw eigen Microsoft 365-tenant met “nauw afgebakende machtigingen”. Het privacybeleid noemt scheiding van tenants en rollen, toegang op basis van minimale rechten en auditlogging, met versleuteling “tijdens overdracht en in opslag waar passend”.
- Archivering. Het werk blijft in uw Microsoft 365. Op grond van de Archives Act 1983 (de Australische federale archiefwet) is het National Archives of Australia verantwoordelijk voor het aanwijzen van de archiefbescheiden van de Commonwealth (de Australische federale overheid). Gemeenten en deelstaatinstanties hebben hun eigen archiefverplichtingen. Controleer dat concepten, registers en goedkeuringen die met hulp van AI tot stand komen, in uw archiveringssysteem worden vastgelegd.
Veelgestelde vragen
Kan een AI overheidsbesluiten nemen?
Dat hoort niet. Waar de wet een besluit aan een ambtenaar of gemandateerde toekent, beslist die persoon. Een AI-medewerker kan het dossier voorbereiden, de volledigheid controleren, de termijn bewaken en de beschikking opstellen, zodat de beslisser die kan beoordelen, aanpassen en ondertekenen.
Welk proces moet een gemeente als eerste automatiseren?
Kies een proces met een hoog volume, een gepubliceerde checklist en een duidelijke termijn, waarbij het huidige knelpunt overtypen en najagen is. De intake en ontvangstbevestiging van verzoeken, een register voor vergunningverlengingen of het termijnregister voor informatieverzoeken zijn gangbare startpunten, omdat het besluit zelf onaangeroerd blijft.
Vervangt The Everything een systeem voor informatiebeheer?
Nee. Het werkt in uw Microsoft 365. Alles wat het opstelt of registreert, blijft in uw mailboxen, SharePoint en bestanden, en uw archiefverplichtingen blijven van toepassing. Controleer dat uw archivering concepten en goedkeuringen die met hulp van AI tot stand komen, vastlegt.
Blijven gegevens in Australië?
Niet noodzakelijk. Volgens het privacybeleid gebruikt de AI-verwerking Azure OpenAI en OpenAI, en kunnen aanbieders informatie buiten uw land verwerken. Er wordt geen hostingland genoemd.
Is deze website onafhankelijk?
Nee. Ze wordt uitgegeven door SG1 Consulting, het bedrijf dat The Everything maakt. De adviezen over processen gelden ongeacht welk hulpmiddel u gebruikt.
Een AI-medewerker binnen Microsoft 365
The Everything werkt binnen Microsoft 365 en Teams. Het bereidt voor, controleert, bewaakt en stelt concepten op, en het vraagt toestemming voordat er iets belangrijks wordt verstuurd. Er is een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. Daarna kost het $400 AUD per maand + GST (Australische btw) per organisatie, met een onbeperkt aantal teamleden. Voer uw eigen beoordeling op het gebied van beveiliging, privacy en informatiebeheer uit voordat u het voor overheidswerk inzet.
Bekijk hoe The Everything werkt