Courrier ministériel : enregistrement, rédaction et échéances

Enregistrement et attribution

Le courrier parvient au cabinet d'un ministre ou à un ministère par courriel, par voie postale et par formulaire en ligne. Un collaborateur IA qui lit la boîte aux lettres de réception peut :

• enregistrer chaque courrier avec l'expéditeur, la date, l'objet, et préciser s'il émane d'un administré de la circonscription, d'une partie prenante, d'un parlementaire ou d'un autre ministre ;
• suggérer le service compétent, selon vos propres règles d'attribution, pour confirmation par un coordinateur ;
• fixer une échéance selon les règles de votre cabinet pour ce type de courrier ;
• relier le courrier aux échanges antérieurs avec le même expéditeur ou sur le même sujet ;
• signaler les courriers qui semblent urgents ou sensibles pour que le coordinateur les examine en priorité.

Rédiger des réponses pour validation

De nombreux courriers sur un même sujet appellent la même réponse de fond. Une fois qu'un élément de langage sur un sujet a été validé, l'IA peut rédiger la réponse à un nouveau courrier à partir de ce texte validé et des notes d'information que vous lui fournissez. Elle adapte la formule d'appel et les passages qui répondent aux points particuliers soulevés par l'auteur. Elle signale les endroits où le courrier reçu soulève une question que le texte validé ne couvre pas. Le projet est transmis au rédacteur chargé du dossier dans Word, où The Everything « rédige et modifie dans votre document, chaque modification étant validée ».

L'IA ne doit rédiger qu'à partir d'éléments validés par votre administration. Elle ne doit pas inventer de positions politiques, de chiffres ni d'engagements. Lorsque les éléments validés ne couvrent pas un point, le projet doit l'indiquer clairement, afin que l'agent rédige cette partie.

Échéances et signature

Le courrier ministériel n'est soumis à aucun délai légal unique. Les échéances sont fixées par chaque cabinet ministériel et chaque ministère. L'IA peut tenir un registre de l'étape de chaque courrier (en rédaction, au service compétent, en validation, au cabinet, signé, envoyé). Elle peut publier chaque jour dans Teams la liste des courriers arrivant à échéance dans la semaine et de ceux en retard à chaque étape, et relancer la personne qui détient un courrier lorsqu'il est en attente depuis trop longtemps.

Une fois une réponse signée, l'IA peut archiver ensemble la version définitive et le courrier reçu, puis clore le dossier dans le registre.

Ce qui reste à une personne

• La position politique et tout nouvel engagement.
• Chaque étape de validation, et le choix du signataire.
• La signature et la décision d'envoyer.
• Le traitement de tout ce qui est politiquement sensible, juridiquement sensible ou qui touche à des difficultés personnelles.

Sensibilité et destination des données

Le courrier ministériel contient souvent des informations personnelles et des éléments politiquement sensibles. Vérifiez les règles de classification de l'information et de protection de la vie privée de votre administration avant qu'un outil d'IA ne le traite. La politique de confidentialité de The Everything indique que le traitement par l'IA utilise Azure OpenAI et OpenAI, et que les prestataires peuvent traiter des informations en dehors de votre pays. Elle ne fait état d'aucune certification de sécurité gouvernementale. Pour de nombreuses administrations, cela exclura tout ou partie de ce courrier. Lisez ce qu'il faut vérifier avant de commencer. Les demandes de documents, par opposition aux demandes de réponse, suivent un processus différent, encadré par la loi, traité à la page demandes d'accès à l'information.

Questions fréquentes