Corrispondenza ministeriale: registrazione, redazione e scadenze

Registrazione e assegnazione

La corrispondenza raggiunge il gabinetto di un ministro o un dipartimento via e-mail, posta e moduli online. Un collaboratore IA che legge la casella di ricezione può:

• registrare ogni pratica con mittente, data, oggetto e indicare se proviene da un elettore del collegio, da un portatore di interessi, da un parlamentare o da un altro ministro;
• suggerire l'ufficio competente, in base alle vostre regole di assegnazione, perché un coordinatore lo confermi;
• fissare una scadenza secondo le regole del vostro gabinetto per quel tipo di corrispondenza;
• collegare la pratica alla corrispondenza precedente dello stesso mittente o sullo stesso tema;
• segnalare le pratiche che sembrano urgenti o delicate perché il coordinatore le esamini per prime.

Redigere risposte da approvare

Molte lettere sullo stesso tema richiedono la stessa risposta di fondo. Una volta approvata una linea su un tema, l'IA può redigere la risposta a una nuova lettera partendo da quel testo approvato e dal materiale informativo che le fornite. Adatta il saluto e le parti che rispondono ai punti specifici sollevati da chi scrive. Segnala dove la lettera ricevuta solleva questioni non coperte dal testo approvato. La bozza arriva al funzionario incaricato in Word, dove The Everything «redige e modifica nel vostro documento, con ogni modifica approvata».

L'IA dovrebbe redigere solo a partire da materiale approvato dalla vostra amministrazione. Non dovrebbe inventare posizioni politiche, dati o impegni. Quando il materiale approvato non copre un punto, la bozza dovrebbe dirlo chiaramente, così che sia il funzionario a scrivere quella parte.

Scadenze e firma

La corrispondenza ministeriale non ha un unico termine di legge. Le scadenze sono fissate da ciascun gabinetto ministeriale e da ciascun dipartimento. L'IA può tenere un registro della fase di ogni pratica (in redazione, presso l'ufficio competente, in attesa di nulla osta, presso il gabinetto, firmata, inviata). Può pubblicare ogni giorno in Teams un elenco delle pratiche in scadenza questa settimana e di quelle scadute in ciascuna fase, e sollecitare chi ha in carico una pratica quando questa resta ferma troppo a lungo.

Quando una risposta è firmata, l'IA può archiviare insieme la versione definitiva e la lettera ricevuta e chiudere la pratica nel registro.

Cosa resta a una persona

• La posizione politica e qualsiasi nuovo impegno.
• Ogni passaggio di nulla osta e la decisione su chi firma.
• La firma e la decisione di inviare.
• La gestione di tutto ciò che è politicamente delicato, giuridicamente delicato o che riguarda situazioni di difficoltà personale.

Riservatezza e destinazione dei dati

La corrispondenza ministeriale contiene spesso dati personali e materiale politicamente delicato. Verificate le regole di classificazione delle informazioni e di privacy della vostra amministrazione prima che qualsiasi strumento di IA la tratti. L'informativa sulla privacy di The Everything afferma che l'elaborazione IA utilizza Azure OpenAI e OpenAI, e che i fornitori possono trattare informazioni al di fuori del vostro Paese. Non dichiara alcuna certificazione di sicurezza governativa. Per molte amministrazioni ciò escluderà in tutto o in parte questa corrispondenza. Leggete cosa verificare prima di iniziare. Le richieste di documenti, anziché di risposte, seguono un processo diverso, disciplinato dalla legge, trattato nella pagina richieste di accesso agli atti.

Domande frequenti