Korespondencja ministerialna: rejestracja, projekty odpowiedzi i terminy

Rejestracja i przydział

Korespondencja trafia do biura ministra lub ministerstwa pocztą elektroniczną, pocztą tradycyjną i przez formularze internetowe. Pracownik AI odczytujący skrzynkę wpływów może:

• zarejestrować każde pismo z nadawcą, datą, tematem oraz informacją, czy pochodzi od wyborcy, interesariusza, członka parlamentu czy innego ministra;
• zasugerować właściwą komórkę na podstawie Państwa reguł przydziału, do potwierdzenia przez koordynatora;
• ustalić termin zgodnie z regułami biura dla danego rodzaju korespondencji;
• powiązać pismo z wcześniejszą korespondencją od tego samego nadawcy lub w tej samej sprawie;
• oznaczyć pisma, które wydają się pilne lub wrażliwe, aby koordynator zajął się nimi w pierwszej kolejności.

Projekty odpowiedzi do zatwierdzenia

Wiele pism w tej samej sprawie wymaga tej samej zasadniczej odpowiedzi. Gdy stanowisko w danej sprawie zostało zatwierdzone, AI może przygotować projekt odpowiedzi na nowe pismo na podstawie zatwierdzonego tekstu i przekazanych materiałów informacyjnych. Dostosowuje zwrot grzecznościowy oraz fragmenty odnoszące się do konkretnych kwestii poruszonych przez autora pisma. Odnotowuje, gdzie pismo porusza kwestię nieobjętą zatwierdzonym tekstem. Projekt trafia do urzędnika prowadzącego sprawę w Wordzie, gdzie The Everything „sporządza projekty i redaguje tekst w Państwa dokumencie, a każda zmiana jest zatwierdzana”.

AI powinna przygotowywać projekty wyłącznie na podstawie materiałów zatwierdzonych przez urząd. Nie powinna wymyślać stanowisk, danych liczbowych ani zobowiązań. Jeśli zatwierdzone materiały nie obejmują danej kwestii, projekt powinien wyraźnie to wskazać, aby urzędnik sam napisał ten fragment.

Terminy i akceptacja

Korespondencja ministerialna nie ma jednego ustawowego terminu. Terminy ustala biuro każdego ministra i ministerstwo. AI może prowadzić rejestr etapu każdego pisma (przygotowanie projektu, w komórce merytorycznej, w uzgodnieniach, w biurze ministra, podpisane, wysłane). Może codziennie zamieszczać w Teams listę pism z terminem w tym tygodniu i pism zaległych na każdym etapie oraz przypominać osobie, u której znajduje się pismo, gdy leży ono zbyt długo.

Po podpisaniu odpowiedzi AI może zarchiwizować wersję ostateczną razem z pismem przychodzącym i zamknąć sprawę w rejestrze.

Co pozostaje w gestii człowieka

• Stanowisko polityczne i wszelkie nowe zobowiązania.
• Każdy etap uzgodnień oraz decyzja, kto podpisuje.
• Podpis i decyzja o wysłaniu.
• Obsługa wszystkiego, co jest wrażliwe politycznie lub prawnie albo dotyczy trudnej sytuacji osobistej.

Wrażliwość informacji i miejsce przetwarzania danych

Korespondencja ministerialna często zawiera dane osobowe i materiały wrażliwe politycznie. Zanim jakiekolwiek narzędzie AI zacznie ją przetwarzać, należy sprawdzić zasady klasyfikacji informacji i ochrony prywatności obowiązujące w urzędzie. Polityka prywatności The Everything stanowi, że przetwarzanie AI odbywa się z użyciem Azure OpenAI i OpenAI oraz że dostawcy mogą przetwarzać informacje poza Państwa krajem. Narzędzie nie deklaruje żadnego rządowego certyfikatu bezpieczeństwa. Dla wielu urzędów wykluczy to część lub całość tej korespondencji. Warto zapoznać się z sekcją co sprawdzić przed rozpoczęciem. Wnioski o udostępnienie dokumentów, a nie o odpowiedź, podlegają innej, ustawowej procedurze opisanej na stronie wnioski o dostęp do informacji.

Najczęstsze pytania