Informatieverzoeken: registratie, termijnen, zoekacties en conceptbesluiten
Laatst gecontroleerd 2026-11-13
Deze pagina behandelt toegangsverzoeken onder de GIPA Act in NSW (de openbaarheidswet van New South Wales), FOI-verzoeken bij de Commonwealth en federale FOIA-verzoeken in de VS. Andere Australische deelstaten en Amerikaanse staten hebben hun eigen wetten, dus controleer welke wetgeving op u van toepassing is.
Wettelijke termijnen per jurisdictie
| Jurisdictie | Beslistermijn | Verlengingen en gevolgen |
|---|---|---|
| NSW (GIPA Act) | Ontvankelijkheid binnen 5 werkdagen; besluit binnen 20 werkdagen | Verlengingen van maximaal 10 werkdagen, met een maximale verlenging van 15 werkdagen. Aanvraagkosten $40. |
| Commonwealth (FOI Act 1982) | Uiterlijk 30 dagen na ontvangst van het verzoek (s 15(5)(b)) | Raadpleging van derden verlengt de termijn met 30 dagen (s 15(6)); de verzoeker kan instemmen met maximaal 30 extra dagen (s 15AA). Een gemiste termijn geldt als een besluit tot weigering van openbaarmaking. |
| VS federaal (FOIA) | 20 dagen, zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen niet meegerekend | Bij bijzondere omstandigheden komen er 10 dagen bij. Er zijn geen aanvraagkosten, en de eerste 2 uur zoeken en de eerste 100 pagina's zijn meestal gratis. |
Bronnen: factsheets van de NSW Information and Privacy Commission (waaronder “Calculation of Time and the GIPA Act”), de FOI Guidelines Part 3 van de OAIC (v1.10, februari 2026) en foia.gov. Werkdagen en kalenderdagen worden verschillend geteld, dus het termijnregister moet de eigen richtlijnen van de toezichthouder voor het berekenen van termijnen volgen. Een ambtenaar moet bij elk verzoek de eerste uiterste datum bevestigen.
Intake, registratie en ontvangstbevestiging
Verzoeken komen binnen per e-mail, webformulier of post. Een AI-medewerker die de gedeelde FOI-mailbox volgt, kan:
- Het verzoek registreren in een register (een SharePoint-lijst of Excel-werkmap) met de verzoeker, de ontvangstdatum, de reikwijdte zoals geformuleerd en eventueel betaalde kosten.
- Een ontvangstbevestiging met de berekende uiterste datum opstellen, ter goedkeuring door de FOI-medewerker.
- Punten signaleren die de medewerker bij de ontvankelijkheid moet overwegen, zoals een ontbrekend correspondentieadres, een onduidelijke reikwijdte of onbetaalde kosten onder de GIPA Act. Het besluit over de ontvankelijkheid zelf blijft bij de medewerker.
- Mogelijk samenhangende verzoeken van dezelfde verzoeker of over hetzelfde onderwerp noteren, zodat de medewerker kan beslissen of ze samen worden behandeld.
Coördinatie van zoekacties en bundeling
De meeste tijd bij FOI-verzoeken gaat op aan het vinden van documenten. De AI kan, na goedkeuring, een zoekverzoek opstellen en versturen aan elke afdeling die mogelijk stukken heeft. Het verzoek bevat de reikwijdte, de met de verzoeker afgesproken zoektermen en de datum waarop de afdeling moet antwoorden, ruim binnen de wettelijke termijn. De AI houdt bij wie heeft geantwoord en stelt herinneringen op voor afdelingen die dat nog niet hebben gedaan. Ook bundelt hij de teruggestuurde documenten in een map voor het verzoek, met een inventarislijst van elk document.
Als uw archief in Microsoft 365 staat, kan de AI ook helpen zoeken in mailboxen en SharePoint, binnen de machtigingen die hij heeft gekregen. Zoekacties in andere systemen blijven bij de afdeling. De vastlegging van de zoekacties is belangrijk: noteer waar, door wie en wanneer is gezocht, want beoordelaars kunnen daarnaar vragen.
Het besluit opstellen voor de beslisser
Zodra de documenten zijn gebundeld, kan de AI in Word een eerste concept van de beschikking voorbereiden. Het concept bevat een omschrijving van het verzoek, de uitgevoerde zoekacties, de gevonden documenten en de aantekeningen van de beslisser bij elk document, in het standaardformaat van uw instantie. Het bevat ook de rechtsmiddelen in de bewoordingen die uw instantie gebruikt. In Word “stelt The Everything concepten op en bewerkt het in uw document, waarbij elke wijziging wordt goedgekeurd”.
De AI mag geen uitzonderingsgronden kiezen en geen afweging van het algemeen belang maken. Hij kan het materiaal ordenen dat de beslisser nodig heeft en de beschikking in lijn houden met eerdere besluiten die deze heeft goedgekeurd.
Wat bij een mens blijft
- Of een verzoek ontvankelijk is, en elke onderhandeling met de verzoeker over de reikwijdte of de kosten.
- Raadpleging van derden en de weging van bezwaren.
- Elke uitzonderingsgrond, elke afweging van het algemeen belang en het besluit over openbaarmaking.
- De keuzes voor het weglakken van passages, en de definitieve beschikking die wordt verstuurd.
Informatieverzoeken bevatten vaak persoonsgegevens. Lees voordat een AI-hulpmiddel ze behandelt wat u vooraf moet controleren. Vergelijkbare patronen voor intake en termijnen gelden voor ministeriële correspondentie.
Veelgestelde vragen
Kan een AI over een FOI-verzoek beslissen?
Nee. De bevoegde beslisser beslist over ontvankelijkheid, uitzonderingsgronden en openbaarmaking. Een AI-medewerker kan het verzoek registreren, de termijn bewaken, zoekacties coördineren en de beschikking opstellen, zodat die persoon deze kan beoordelen en ondertekenen.
Wat gebeurt er als een FOI-termijn van de Commonwealth wordt gemist?
Op grond van de FOI Act 1982, zoals beschreven in de FOI Guidelines van de OAIC, wordt de instantie geacht een besluit tot weigering van openbaarmaking te hebben genomen als het besluit niet binnen de termijn wordt genomen. Daarom loont het om de termijnbewaking te automatiseren.
Hoeveel tijd heeft een instantie in NSW om op een GIPA-verzoek te beslissen?
Over de ontvankelijkheid wordt binnen 5 werkdagen beslist en het besluit moet binnen 20 werkdagen worden genomen. Die termijn kan met maximaal 10 werkdagen worden verlengd, met een maximale verlenging van 15 werkdagen, volgens de NSW Information and Privacy Commission.
Wat is de antwoordtermijn onder de Amerikaanse FOIA?
Een federale instantie moet binnen 20 dagen op een verzoek beslissen, zaterdagen, zondagen en wettelijke feestdagen niet meegerekend. Bij bijzondere omstandigheden kunnen er 10 dagen bij komen.
Kan de AI passages weglakken?
Hij kan passages markeren die overeenkomen met wat de beslisser hem heeft gevraagd te zoeken, zoals persoonlijke contactgegevens, zodat de ambtenaar die kan beoordelen. Of er wordt weggelakt, en op welke grond, bepaalt de beslisser.
Een AI-medewerker binnen Microsoft 365
The Everything werkt binnen Microsoft 365 en Teams. Het bereidt voor, controleert, bewaakt en stelt concepten op, en het vraagt toestemming voordat er iets belangrijks wordt verstuurd. Er is een gratis proefperiode van 14 dagen zonder creditcard. Daarna kost het $400 AUD per maand + GST (Australische btw) per organisatie, met een onbeperkt aantal teamleden. Voer uw eigen beoordeling op het gebied van beveiliging, privacy en informatiebeheer uit voordat u het voor overheidswerk inzet.
Bekijk hoe The Everything werkt