Ministerikirjeenvaihto: kirjaus, luonnostelu ja määräpäivät

Kirjaus ja osoittaminen

Kirjeenvaihto saapuu ministerin toimistoon tai ministeriöön sähköpostilla, postitse ja verkkolomakkeilla. Vastaanottopostilaatikkoa lukeva tekoälytyöntekijä voi:

• kirjata jokaisen asian lähettäjän, päivämäärän ja aiheen kanssa sekä sen, onko lähettäjä äänestäjä, sidosryhmä, parlamentin jäsen vai toinen ministeri;
• ehdottaa vastuualuetta omien jakosääntöjenne perusteella koordinaattorin vahvistettavaksi;
• asettaa määräpäivän toimistonne kyseistä kirjetyyppiä koskevien sääntöjen mukaan;
• yhdistää asian saman lähettäjän tai saman aiheen aiempaan kirjeenvaihtoon;
• merkitä kiireelliseltä tai arkaluonteiselta näyttävät asiat koordinaattorin katsottaviksi ensin.

Vastausluonnokset hyväksyttäviksi

Monet samaa aihetta koskevat kirjeet tarvitsevat saman perusvastauksen. Kun linja jostakin aiheesta on hyväksytty, tekoäly voi laatia uuteen kirjeeseen vastausluonnoksen tästä hyväksytystä tekstistä ja antamastanne taustamateriaalista. Se mukauttaa tervehdyksen ja ne osat, jotka vastaavat tämän kirjoittajan erityisiin huomioihin. Se merkitsee, missä saapuva kirje ottaa esiin jotakin, mitä hyväksytty teksti ei kata. Luonnos menee asian valmistelijalle Wordiin, jossa The Everything ”laatii ja muokkaa asiakirjaasi, ja jokainen muutos hyväksytään”.

Tekoälyn tulee laatia luonnoksia vain virastonne hyväksymästä aineistosta. Sen ei pidä keksiä poliittisia kantoja, lukuja tai sitoumuksia. Kun hyväksytty aineisto ei kata jotakin kohtaa, luonnoksessa tulee sanoa se suoraan, jotta virkailija kirjoittaa sen osan.

Määräpäivät ja allekirjoitus

Ministerikirjeenvaihdolle ei ole yhtä lakisääteistä määräaikaa. Määräpäivät asettaa kunkin ministerin toimisto ja ministeriö. Tekoäly voi pitää rekisteriä jokaisen asian vaiheesta (luonnostelussa, vastuuyksikössä, hyväksymiskierroksella, toimistossa, allekirjoitettu, lähetetty). Se voi julkaista Teamsiin päivittäisen luettelon tällä viikolla erääntyvistä asioista ja kussakin vaiheessa myöhässä olevista asioista sekä muistuttaa asian haltijaa, kun asia on ollut liian kauan paikallaan.

Kun vastaus on allekirjoitettu, tekoäly voi arkistoida lopullisen version ja saapuneen kirjeen yhdessä ja sulkea asian rekisterissä.

Mikä jää ihmiselle

• Poliittinen kanta ja kaikki uudet sitoumukset.
• Jokainen hyväksymisvaihe ja päätös siitä, kuka allekirjoittaa.
• Allekirjoitus ja päätös lähettämisestä.
• Kaiken poliittisesti tai oikeudellisesti arkaluonteisen tai henkilökohtaisia vaikeuksia koskevan käsittely.

Arkaluonteisuus ja minne tiedot menevät

Ministerikirjeenvaihto sisältää usein henkilötietoja ja poliittisesti arkaluonteista aineistoa. Tarkista virastonne tietojen luokittelu- ja tietosuojasäännöt ennen kuin mikään tekoälytyökalu käsittelee sitä. The Everythingin tietosuojaselosteen mukaan tekoälykäsittelyssä käytetään Azure OpenAI- ja OpenAI-palveluja, ja palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja maasi ulkopuolella. Se ei ilmoita julkisen sektorin tietoturvasertifiointia. Monille virastoille tämä sulkee pois osan tai kaiken tästä kirjeenvaihdosta. Lue mitä tarkistaa ennen aloittamista. Asiakirjapyynnöt vastausten sijaan noudattavat toista, lakisääteistä prosessia, jota käsitellään sivulla tietopyynnöt.

Usein kysyttyä