התכתבות שרים: רישום, ניסוח ומועדי יעד

רישום והקצאה

התכתבות מגיעה ללשכת שר או למשרד בדואר אלקטרוני, בדואר ובטפסים מקוונים. עובד AI שקורא את תיבת הדואר הנכנס יכול:

• לרשום כל פריט עם השולח, התאריך, הנושא, והאם הוא מאזרח מן השורה, מבעל עניין, מחבר פרלמנט או משר אחר;
• להציע את היחידה האחראית, על בסיס כללי ההקצאה שלכם, לאישור רכז;
• לקבוע מועד יעד לפי כללי הלשכה שלכם לסוג זה של התכתבות;
• לקשר את הפריט להתכתבות קודמת מאותו שולח או באותו נושא;
• לסמן פריטים שנראים דחופים או רגישים כדי שהרכז יבחן אותם ראשונים.

ניסוח תשובות לאישור

מכתבים רבים באותו נושא זקוקים לאותה תשובת ליבה. לאחר שעמדה בנושא מסוים אושרה, ה-AI יכול לנסח תשובה למכתב חדש מתוך הנוסח המאושר וחומר התדריך שאתם מספקים לו. הוא מתאים את הפנייה ואת החלקים שמשיבים לנקודות הספציפיות של הכותב. הוא מציין היכן המכתב הנכנס מעלה עניין שהנוסח המאושר אינו מכסה. הטיוטה מגיעה לעובד המטפל ב-Word, שבו The Everything "מנסח ועורך בתוך המסמך שלכם, כשכל שינוי מאושר".

ה-AI צריך לנסח רק מחומר שהסוכנות שלכם אישרה. הוא לא אמור להמציא עמדות מדיניות, נתונים או התחייבויות. כאשר החומר המאושר אינו מכסה נקודה מסוימת, הטיוטה צריכה לומר זאת במפורש, כדי שעובד הציבור יכתוב את החלק הזה.

מועדי יעד וחתימה

להתכתבות שרים אין מועד סטטוטורי אחד. מועדי היעד נקבעים על ידי כל לשכת שר ומשרד. ה-AI יכול לנהל מרשם של השלב שבו נמצא כל פריט (בניסוח, ביחידה המקצועית, בתהליך אישור, בלשכה, נחתם, נשלח). הוא יכול לפרסם ב-Teams רשימה יומית של פריטים שמועדם השבוע ושל פריטים שעבר מועדם בכל שלב, ולהזכיר למי שמחזיק בפריט כאשר הוא ממתין זמן רב מדי.

כאשר תשובה נחתמת, ה-AI יכול לתייק את הנוסח הסופי יחד עם המכתב הנכנס ולסגור את הפריט במרשם.

מה נשאר בידי אדם

• עמדת המדיניות וכל התחייבות חדשה.
• כל שלב בתהליך האישור, וההחלטה מי חותם.
• החתימה וההחלטה לשלוח.
• הטיפול בכל דבר רגיש מבחינה פוליטית, רגיש מבחינה משפטית או הכרוך במצוקה אישית.

רגישות והיכן הנתונים מעובדים

התכתבות שרים מכילה לעיתים קרובות מידע אישי וחומר רגיש מבחינה פוליטית. בדקו את כללי סיווג המידע והפרטיות של הסוכנות שלכם לפני שכלי AI כלשהו מעבד אותה. מדיניות הפרטיות של The Everything מציינת שעיבוד ה-AI נעשה באמצעות Azure OpenAI ו-OpenAI, ושספקים עשויים לעבד מידע מחוץ למדינה שלכם. היא אינה מציינת הסמכת אבטחה ממשלתית כלשהי. עבור סוכנויות רבות, הדבר ישלול את השימוש בחלק מההתכתבות הזו או בכולה. קראו את מה לבדוק לפני שמתחילים. בקשות לקבלת מסמכים, להבדיל מתשובות, פועלות לפי תהליך סטטוטורי אחר, המכוסה בעמוד בקשות לפי חופש המידע.

שאלות נפוצות