Ministerkorrespondance: registrering, udkast og svarfrister

Registrering og fordeling

Korrespondance når en ministers kontor eller et ministerium pr. e-mail, med post og via onlineformularer. En AI-medarbejder, der læser modtagepostkassen, kan:

• registrere hver sag med afsender, dato, emne, og om den kommer fra en vælger, en interessent, et parlamentsmedlem eller en anden minister;
• foreslå det ansvarlige område ud fra jeres egne fordelingsregler, så en koordinator kan bekræfte det;
• fastsætte en svarfrist ud fra kontorets regler for den type korrespondance;
• knytte sagen til tidligere korrespondance fra samme afsender eller om samme emne;
• markere sager, der ser hastende eller følsomme ud, så koordinatoren ser på dem først.

Udkast til svar til godkendelse

Mange breve om det samme emne kræver det samme grundlæggende svar. Når en linje i en sag er godkendt, kan AI'en udarbejde et svar på et nyt brev ud fra den godkendte tekst og det baggrundsmateriale, I giver den. Den tilpasser indledningen og de dele, der svarer på denne afsenders særlige punkter. Den noterer, hvor det indkomne brev rejser noget, som den godkendte tekst ikke dækker. Udkastet går til den ansvarlige sagsbehandler i Word, hvor The Everything »udarbejder og redigerer i dit dokument, og hver ændring godkendes«.

AI'en bør kun udarbejde udkast ud fra materiale, som myndigheden har godkendt. Den bør ikke opfinde politiske holdninger, tal eller tilsagn. Hvor det godkendte materiale ikke dækker et punkt, bør udkastet sige det klart, så sagsbehandleren skriver den del.

Svarfrister og godkendelse

Ministerkorrespondance har ingen fælles lovbestemt frist. Svarfrister fastsættes af den enkelte ministers kontor og ministerium. AI'en kan føre et register over hver sags fase (under udarbejdelse, hos fagområdet, i godkendelse, hos kontoret, underskrevet, sendt). Den kan dagligt sende en liste i Teams over sager med frist i denne uge og forsinkede sager i hver fase og minde den, der har en sag, om den, når den har ligget for længe.

Når et svar er underskrevet, kan AI'en journalisere den endelige version sammen med det indkomne brev og afslutte sagen i registret.

Hvad bliver hos en person

• Den politiske holdning og ethvert nyt tilsagn.
• Hvert trin i godkendelsesforløbet og beslutningen om, hvem der underskriver.
• Underskriften og beslutningen om at sende.
• Håndtering af alt, der er politisk følsomt, juridisk følsomt eller vedrører personlige vanskeligheder.

Følsomhed og hvor data havner

Ministerkorrespondance indeholder ofte personoplysninger og materiale, der er politisk følsomt. Kontrollér myndighedens regler for informationsklassifikation og databeskyttelse, før et AI-værktøj behandler den. The Everythings privatlivspolitik oplyser, at AI-behandlingen bruger Azure OpenAI og OpenAI, og at udbydere kan behandle oplysninger uden for dit land. Der angives ingen offentlig sikkerhedscertificering. For mange myndigheder vil det udelukke en del af eller al denne korrespondance. Læs hvad I bør kontrollere, før I går i gang. Anmodninger om dokumenter frem for svar følger en anden, lovbestemt proces, der er beskrevet på siden aktindsigt.

Spørgsmål, vi ofte får