大臣宛て書簡：登録、下書き、期日

登録と担当割り当て

書簡は、メール、郵便、オンラインフォームで大臣事務所や省庁に届きます。受付用メールボックスを読み取る AI ワーカーは、次のことができます。

• 差出人、日付、件名、そして差出人が選挙区の住民、関係者、議員、他の大臣のいずれであるかを付けて、各案件を登録する。
• お客様独自の割り当てルールに基づいて担当部署を提案し、調整役が確認する。
• その種類の書簡に関する事務所のルールに基づいて期日を設定する。
• 同じ差出人や同じ問題に関する過去の書簡に案件を紐づける。
• 緊急または機微と思われる案件を指摘し、調整役が最初に確認できるようにする。

承認のための回答の下書き

同じ問題に関する多くの書簡には、同じ核となる回答が必要です。ある問題についての方針が承認されれば、AI はその承認済みの文面と提供された説明資料から、新しい書簡への回答を下書きできます。宛名の部分や、この差出人に固有の論点に応える部分は調整します。届いた書簡に承認済みの文面で扱われていない内容がある場合は、その旨を記します。下書きは Word で担当職員に渡され、そこで The Everything は「各変更を承認しながら、文書内で下書きと編集を行う」とされています。

AI は、機関が承認した資料のみに基づいて下書きすべきです。政策の立場、数字、約束を作り出すべきではありません。承認済み資料で扱われていない論点がある場合、下書きはその旨をはっきり示し、その部分は職員が書くようにすべきです。

期日と決裁

大臣宛て書簡には、全体に共通する法定の期限はありません。期日は各大臣事務所と省庁が定めています。AI は、すべての案件の段階（下書き中、担当部署で作業中、決裁中、大臣事務所で確認中、署名済み、送付済み）を台帳で管理できます。今週期日を迎える案件や、各段階で期日を過ぎている案件の一覧を毎日 Teams に投稿し、案件が長く滞っている場合には保有者にリマインドすることもできます。

回答に署名がなされたら、AI は最終版と届いた書簡を一緒に保存し、台帳の案件を完了にできます。

人に残ること

• 政策の立場と、あらゆる新たな約束。
• すべての決裁の段階と、誰が署名するかの判断。
• 署名と送付の判断。
• 政治的に機微なもの、法的に機微なもの、個人の困窮が関わるものへの対応。

機微性とデータの行き先

大臣宛て書簡には、個人情報や政治的に機微な内容が含まれることがよくあります。AI ツールで処理する前に、機関の情報分類とプライバシーの規則を確認してください。The Everything のプライバシーポリシーによると、AI 処理には Azure OpenAI と OpenAI が使われ、プロバイダーはお客様の国外で情報を処理する場合があります。政府のセキュリティ認証は明記されていません。多くの機関にとって、これはこうした書簡の一部または全部を対象外とする理由になるでしょう。始める前に確認すべきことをお読みください。回答ではなく文書を求める請求は、別の法定手続きに従います。これについては情報公開請求のページで扱っています。

よくある質問