장관 서신: 등록, 초안 작성, 기한

등록과 배정

서신은 이메일, 우편, 온라인 양식으로 장관실이나 부처에 도착합니다. 접수 메일함을 읽는 AI 직원은 다음을 할 수 있습니다.

• 발신인, 날짜, 제목, 그리고 발신인이 지역구 주민, 이해관계자, 의원, 다른 장관 중 누구인지와 함께 각 건을 등록합니다;
• 기관의 배정 규칙에 따라 담당 부서를 제안하고, 조정 담당자가 확인하게 합니다;
• 해당 유형의 서신에 대한 사무실 규칙에 따라 기한을 정합니다;
• 같은 발신인이나 같은 사안에 관한 이전 서신과 연결합니다;
• 긴급하거나 민감해 보이는 건을 표시해 조정 담당자가 먼저 보게 합니다.

승인을 위한 회신 초안 작성

같은 사안에 관한 많은 서신에는 같은 핵심 회신이 필요합니다. 어떤 사안에 대한 입장이 승인되면, AI는 그 승인된 문구와 제공된 브리핑 자료를 바탕으로 새 서신에 대한 회신 초안을 작성할 수 있습니다. 인사말과 이번 발신인의 개별 논점에 답하는 부분을 조정합니다. 수신 서신이 승인된 문구에서 다루지 않는 내용을 제기하면 이를 표시합니다. 초안은 Word로 실무 담당자에게 전달되며, Word에서 The Everything은 “문서 안에서 초안을 작성하고 편집하며, 각 변경은 승인을 거칩니다”.

AI는 기관이 승인한 자료로만 초안을 작성해야 합니다. 정책 입장, 수치, 약속을 지어내서는 안 됩니다. 승인된 자료가 다루지 않는 논점이 있으면 초안에 그 사실을 분명히 적어, 담당자가 그 부분을 직접 쓰도록 해야 합니다.

기한과 결재

장관 서신에는 단일한 법정 기한이 없습니다. 기한은 각 장관실과 부처가 정합니다. AI는 모든 건의 단계(초안 작성, 소관 부서 검토, 검토 승인 중, 장관실 검토, 서명 완료, 발송 완료)를 대장으로 관리할 수 있습니다. 이번 주가 기한인 건과 단계별로 기한이 지난 건의 목록을 매일 Teams에 게시하고, 건이 너무 오래 머물러 있으면 해당 건을 맡은 사람에게 알릴 수 있습니다.

회신에 서명이 이루어지면 AI는 최종본과 수신 서신을 함께 보관하고 대장에서 해당 건을 종결할 수 있습니다.

사람에게 남는 일

• 정책 입장과 모든 새로운 약속.
• 모든 검토 승인 단계와 누가 서명할지에 대한 결정.
• 서명과 발송 결정.
• 정치적·법적으로 민감하거나 개인의 어려움이 관련된 모든 사안의 처리.

민감성과 데이터의 이동 경로

장관 서신에는 개인정보와 정치적으로 민감한 자료가 포함되는 경우가 많습니다. AI 도구가 이를 처리하기 전에 기관의 정보 등급 분류와 개인정보 규정을 확인하십시오. The Everything의 개인정보 처리방침은 AI 처리에 Azure OpenAI와 OpenAI를 사용하며, 제공업체가 귀하의 국가 밖에서 정보를 처리할 수 있다고 밝힙니다. 정부 보안 인증은 명시되어 있지 않습니다. 많은 기관에서는 이 때문에 이러한 서신의 일부 또는 전부가 대상에서 제외될 것입니다. 시작 전 확인 사항을 읽으십시오. 회신이 아닌 문서 공개 요청은 별도의 법정 절차를 따르며, 정보공개 청구 페이지에서 다룹니다.

자주 묻는 질문