Ministerkorrespondenz: Registrierung, Entwürfe und Fälligkeitstermine

Registrieren und Zuweisen

Korrespondenz erreicht ein Ministerbüro oder ein Ministerium per E-Mail, Post und Online-Formular. Ein KI-Mitarbeiter, der das Eingangspostfach liest, kann:

• jeden Vorgang mit Absender, Datum, Betreff und der Angabe registrieren, ob er von einem Bürger aus dem Wahlkreis, einer Interessengruppe, einem Parlamentsmitglied oder einem anderen Minister stammt;
• den zuständigen Bereich anhand Ihrer eigenen Zuweisungsregeln vorschlagen, den eine Koordinationsstelle bestätigt;
• ein Fälligkeitsdatum nach den Regeln Ihres Büros für diese Art von Korrespondenz setzen;
• den Vorgang mit früherer Korrespondenz desselben Absenders oder zum selben Thema verknüpfen;
• Vorgänge markieren, die dringend oder heikel erscheinen, damit die Koordinationsstelle sie zuerst ansieht.

Antworten zur Freigabe entwerfen

Viele Schreiben zum selben Thema brauchen dieselbe Kernantwort. Sobald eine Linie zu einem Thema freigegeben ist, kann die KI für ein neues Schreiben eine Antwort aus diesem freigegebenen Text und dem Hintergrundmaterial entwerfen, das Sie ihr geben. Sie passt die Anrede und die Teile an, die auf die besonderen Punkte dieses Schreibers eingehen. Sie vermerkt, wo das eingegangene Schreiben etwas anspricht, das der freigegebene Text nicht abdeckt. Der Entwurf geht in Word an den zuständigen Sachbearbeiter, wo The Everything „in Ihrem Dokument entwirft und bearbeitet, wobei jede Änderung freigegeben wird“.

Die KI sollte nur aus Material entwerfen, das Ihre Behörde freigegeben hat. Sie sollte keine politischen Positionen, Zahlen oder Zusagen erfinden. Wo freigegebenes Material einen Punkt nicht abdeckt, sollte der Entwurf das klar sagen, damit der Sachbearbeiter diesen Teil schreibt.

Fälligkeitstermine und Zeichnung

Für Ministerkorrespondenz gibt es keine einheitliche gesetzliche Frist. Fälligkeitstermine legen das jeweilige Ministerbüro und das Ministerium fest. Die KI kann ein Register über die Phase jedes Vorgangs führen (im Entwurf, im Fachbereich, in der Mitzeichnung, im Ministerbüro, unterzeichnet, versandt). Sie kann täglich in Teams eine Liste der in dieser Woche fälligen und der in jeder Phase überfälligen Vorgänge posten und die Person erinnern, bei der ein Vorgang zu lange liegt.

Ist eine Antwort unterzeichnet, kann die KI die endgültige Fassung zusammen mit dem eingegangenen Schreiben ablegen und den Vorgang im Register schließen.

Was bei einem Menschen bleibt

• Die politische Position und jede neue Zusage.
• Jeder Mitzeichnungsschritt und die Entscheidung, wer unterzeichnet.
• Die Unterschrift und die Entscheidung über den Versand.
• Der Umgang mit allem, was politisch heikel oder rechtlich heikel ist oder persönliche Härtefälle betrifft.

Vertraulichkeit und wohin die Daten gehen

Ministerkorrespondenz enthält oft personenbezogene Informationen und politisch heikles Material. Prüfen Sie die Regeln Ihrer Behörde zur Informationseinstufung und zum Datenschutz, bevor ein KI-Werkzeug sie verarbeitet. Laut Datenschutzerklärung von The Everything nutzt die KI-Verarbeitung Azure OpenAI und OpenAI, und Anbieter können Informationen außerhalb Ihres Landes verarbeiten. Eine behördliche Sicherheitszertifizierung wird nicht angegeben. Für viele Behörden schließt das einen Teil dieser Korrespondenz oder die gesamte aus. Lesen Sie was Sie vor dem Start prüfen sollten. Anträge auf Dokumente statt auf Antworten folgen einem anderen, gesetzlich geregelten Verfahren, das auf der Seite Informationszugangsanträge behandelt wird.

Häufige Fragen