Ministerkorrespondens: registrering, utkast och förfallodatum

Registrering och fördelning

Korrespondens når en ministers kansli eller ett departement via e-post, post och webbformulär. En AI-medarbetare som läser den inkommande brevlådan kan:

• registrera varje ärende med avsändare, datum, ämne och om det kommer från en väljare, en intressent, en parlamentsledamot eller en annan minister;
• föreslå ansvarigt område, utifrån era egna fördelningsregler, för en samordnare att bekräfta;
• sätta ett förfallodatum utifrån kansliets regler för den typen av korrespondens;
• koppla ärendet till tidigare korrespondens från samma avsändare eller i samma fråga;
• markera ärenden som verkar brådskande eller känsliga så att samordnaren tittar på dem först.

Svarsutkast för godkännande

Många brev i samma fråga behöver samma grundsvar. När en linje i en fråga har godkänts kan AI:n skriva ett svarsutkast till ett nytt brev utifrån den godkända texten och det underlag ni ger den. Den anpassar hälsningsfrasen och de delar som besvarar just den här brevskrivarens synpunkter. Den noterar var det inkommande brevet tar upp något som den godkända texten inte täcker. Utkastet går till den ansvariga handläggaren i Word, där The Everything ”skriver utkast och redigerar i ditt dokument, där varje ändring godkänns”.

AI:n bör endast skriva utkast utifrån material som myndigheten har godkänt. Den bör inte hitta på politiska ståndpunkter, siffror eller åtaganden. Där godkänt material inte täcker en punkt bör utkastet säga det tydligt, så att handläggaren skriver den delen.

Förfallodatum och underskrift

Ministerkorrespondens har ingen enhetlig lagstadgad frist. Förfallodatum bestäms av varje ministers kansli och departement. AI:n kan föra ett register över varje ärendes skede (utkast, hos sakenheten, i godkännandekedjan, hos kansliet, undertecknat, skickat). Den kan varje dag lägga upp en lista i Teams över ärenden som förfaller den här veckan och ärenden som är försenade i varje skede, och påminna den som har ett ärende när det har legat för länge.

När ett svar har undertecknats kan AI:n arkivera den slutliga versionen tillsammans med det inkommande brevet och avsluta ärendet i registret.

Vad som stannar hos en person

• Den politiska ståndpunkten och varje nytt åtagande.
• Varje steg i godkännandekedjan och beslutet om vem som undertecknar.
• Underskriften och beslutet att skicka.
• Hanteringen av allt som är politiskt känsligt, juridiskt känsligt eller rör personliga svårigheter.

Känslighet och vart data tar vägen

Ministerkorrespondens innehåller ofta personuppgifter och material som är politiskt känsligt. Kontrollera myndighetens regler för informationsklassning och integritet innan ett AI-verktyg behandlar den. The Everythings integritetspolicy anger att AI-bearbetningen använder Azure OpenAI och OpenAI och att leverantörer kan behandla information utanför ert land. Den anger ingen säkerhetscertifiering för offentlig sektor. För många myndigheter utesluter det en del av eller all denna korrespondens. Läs vad ni bör kontrollera innan ni börjar. Begäranden om handlingar snarare än svar följer en annan, lagstadgad process som behandlas på sidan FOI-begäranden.

Vanliga frågor