Ministerkorrespondanse: registrering, utkast og svarfrister

Registrering og fordeling

Korrespondanse kommer til en ministers kontor eller et departement per e-post, post og nettskjemaer. En KI-medarbeider som leser postboksen for mottak, kan:

• registrere hver sak med avsender, dato, emne og om den kommer fra en innbygger i valgkretsen, en interessent, et parlamentsmedlem eller en annen minister;
• foreslå ansvarlig fagområde ut fra deres egne fordelingsregler, slik at en koordinator kan bekrefte det;
• sette en svarfrist ut fra kontorets regler for den typen korrespondanse;
• koble saken til tidligere korrespondanse fra samme avsender eller om samme tema;
• markere saker som ser hastende eller sensitive ut, slik at koordinatoren ser på dem først.

Utkast til svar for godkjenning

Mange brev om samme tema trenger det samme kjernesvaret. Når en linje i en sak er godkjent, kan KI-en utarbeide et svar på et nytt brev ut fra den godkjente teksten og bakgrunnsmaterialet dere gir den. Den tilpasser tiltalen og de delene som svarer på denne avsenderens konkrete punkter. Den noterer hvor det innkomne brevet tar opp noe den godkjente teksten ikke dekker. Utkastet går til saksbehandleren i Word, der The Everything «utarbeider utkast og redigerer i dokumentet ditt, med hver endring godkjent».

KI-en bør bare utarbeide utkast ut fra materiale etaten har godkjent. Den bør ikke finne på politiske standpunkter, tall eller forpliktelser. Der godkjent materiale ikke dekker et punkt, bør utkastet si det tydelig, slik at saksbehandleren skriver den delen.

Svarfrister og godkjenning

Ministerkorrespondanse har ingen felles lovfestet frist. Svarfristene fastsettes av hver ministers kontor og departement. KI-en kan føre et register over hver saks trinn (utkast, hos fagavdelingen, til klarering, hos kontoret, undertegnet, sendt). Den kan legge ut en daglig liste i Teams over saker med frist denne uken og saker som er forsinket på hvert trinn, og minne den som har en sak på den når den har ligget for lenge.

Når et svar er undertegnet, kan KI-en arkivere den endelige versjonen sammen med det innkomne brevet og avslutte saken i registeret.

Hva som ligger hos et menneske

• Det politiske standpunktet og enhver ny forpliktelse.
• Hvert klareringstrinn, og avgjørelsen om hvem som undertegner.
• Underskriften og avgjørelsen om å sende.
• Håndtering av alt som er politisk sensitivt, juridisk sensitivt eller gjelder personlige vanskeligheter.

Sensitivitet og hvor dataene havner

Ministerkorrespondanse inneholder ofte personopplysninger og politisk sensitivt materiale. Kontroller etatens regler for informasjonsklassifisering og personvern før et KI-verktøy behandler den. The Everythings personvernerklæring sier at KI-behandlingen bruker Azure OpenAI og OpenAI, og at leverandører kan behandle informasjon utenfor ditt land. Det oppgir ingen offentlig sikkerhetssertifisering. For mange etater vil dette utelukke deler av eller all slik korrespondanse. Les hva dere bør kontrollere før dere starter. Begjæringer om dokumenter i stedet for svar følger en annen, lovfestet prosess, som omtales på siden om innsynsbegjæringer.

Spørsmål vi ofte får