Correspondência ministerial: registro, redação e prazos

Registro e distribuição

A correspondência chega ao gabinete de um ministro ou a um órgão por e-mail, correio e formulários on-line. Um colaborador de IA que lê a caixa de entrada pode:

• registrar cada item com o remetente, a data, o assunto e se vem de um eleitor da base, de uma parte interessada, de um parlamentar ou de outro ministro;
• sugerir a área responsável, com base nas suas próprias regras de distribuição, para um coordenador confirmar;
• definir um prazo conforme as regras do seu gabinete para aquele tipo de correspondência;
• vincular o item a correspondências anteriores do mesmo remetente ou sobre o mesmo assunto;
• sinalizar itens que pareçam urgentes ou sensíveis para o coordenador examinar primeiro.

Redigir respostas para aprovação

Muitas cartas sobre um mesmo assunto precisam da mesma resposta central. Depois que uma linha sobre um assunto é aprovada, a IA pode redigir a resposta a uma nova carta a partir desse texto aprovado e do material de apoio que você fornecer. Ela ajusta a saudação e as partes que respondem aos pontos específicos de quem escreveu. Ela indica onde a carta recebida levanta algo que o texto aprovado não cobre. A minuta vai para o servidor responsável no Word, onde The Everything “redige e edita no seu documento, com cada alteração aprovada”.

A IA deve redigir apenas a partir de material que o seu órgão aprovou. Não deve inventar posições políticas, números ou compromissos. Quando o material aprovado não cobre um ponto, a minuta deve dizer isso claramente, para que o servidor redija essa parte.

Prazos e assinatura

A correspondência ministerial não tem um prazo legal único. Os prazos são definidos por cada gabinete ministerial e cada órgão. A IA pode manter um registro da etapa de cada item (em redação, na área técnica, em aprovação, no gabinete, assinado, enviado). Ela pode publicar diariamente no Teams uma lista dos itens que vencem nesta semana e dos atrasados em cada etapa, e lembrar quem está com um item quando ele estiver parado há tempo demais.

Quando uma resposta é assinada, a IA pode arquivar juntas a versão final e a carta recebida e encerrar o item no registro.

O que fica com uma pessoa

• A posição política e qualquer novo compromisso.
• Cada etapa de aprovação interna e a decisão sobre quem assina.
• A assinatura e a decisão de enviar.
• O tratamento de tudo o que for politicamente sensível, juridicamente sensível ou que envolva dificuldades pessoais.

Sensibilidade e para onde vão os dados

A correspondência ministerial muitas vezes contém informações pessoais e material politicamente sensível. Verifique as regras de classificação da informação e de privacidade do seu órgão antes que qualquer ferramenta de IA a processe. A política de privacidade de The Everything informa que o processamento de IA usa o Azure OpenAI e a OpenAI, e que os provedores podem processar informações fora do seu país. Ela não declara nenhuma certificação de segurança governamental. Para muitos órgãos, isso excluirá parte ou toda essa correspondência. Leia o que verificar antes de começar. Pedidos de documentos, e não de respostas, seguem um processo diferente, previsto em lei, tratado na página de pedidos de acesso à informação.

Perguntas frequentes