المراسلات الوزارية: التسجيل والصياغة وتواريخ الاستحقاق

التسجيل والإسناد

تصل المراسلات إلى مكتب الوزير أو الوزارة بالبريد الإلكتروني والبريد العادي والنماذج الإلكترونية. ويستطيع عامل ذكاء اصطناعي يقرأ صندوق بريد الاستقبال أن:

• يسجل كل بند مع المرسل، والتاريخ، والموضوع، وهل هو من مواطن في الدائرة الانتخابية، أو من جهة معنية، أو من عضو في البرلمان، أو من وزير آخر؛
• يقترح الجهة المسؤولة، بناءً على قواعد الإسناد لديك، ليؤكدها المنسّق؛
• يحدد تاريخ الاستحقاق وفق قواعد مكتبك لذلك النوع من المراسلات؛
• يربط البند بمراسلات سابقة من المرسل نفسه أو حول القضية نفسها؛
• ينبّه إلى البنود التي تبدو عاجلة أو حساسة لينظر فيها المنسّق أولًا.

صياغة الردود للاعتماد

كثير من الرسائل حول القضية نفسها تحتاج إلى الرد الأساسي نفسه. فبعد اعتماد موقف بشأن قضية ما، يستطيع الذكاء الاصطناعي صياغة رد على رسالة جديدة انطلاقًا من ذلك النص المعتمد ومواد الإحاطة التي تقدمها له. ويعدّل التحية والأجزاء التي تستجيب للنقاط الخاصة بهذا الكاتب. ويشير إلى المواضع التي تثير فيها الرسالة الواردة أمرًا لا يغطيه النص المعتمد. وتذهب المسودة إلى الموظف المختص في Word، حيث إن The Everything «يصوغ ويحرر داخل مستندك، مع اعتماد كل تغيير».

ينبغي ألا يصوغ الذكاء الاصطناعي إلا من مواد اعتمدتها جهتك، وألا يختلق مواقف سياسية أو أرقامًا أو التزامات. وحيث لا تغطي المواد المعتمدة نقطة ما، ينبغي أن تذكر المسودة ذلك صراحةً، ليكتب الموظف ذلك الجزء.

تواريخ الاستحقاق والاعتماد النهائي

لا يوجد موعد قانوني واحد للمراسلات الوزارية، إذ يحدد كل مكتب وزير ووزارة تواريخ الاستحقاق. ويستطيع الذكاء الاصطناعي الاحتفاظ بسجل لمرحلة كل بند (قيد الصياغة، لدى الإدارة المختصة، قيد الإجازة، لدى المكتب، موقَّع، مُرسَل). ويمكنه نشر قائمة يومية في Teams بالبنود المستحقة هذا الأسبوع والبنود المتأخرة في كل مرحلة، وتذكير من يحتفظ ببند ما حين يطول بقاؤه لديه.

وحين يُوقَّع الرد، يستطيع الذكاء الاصطناعي حفظ النسخة النهائية مع الرسالة الواردة معًا وإغلاق البند في السجل.

ما الذي يبقى بيد الإنسان

• الموقف السياسي وأي التزام جديد.
• كل خطوة من خطوات الإجازة، وقرار من يوقّع.
• التوقيع وقرار الإرسال.
• التعامل مع كل ما هو حساس سياسيًا أو قانونيًا أو يتعلق بضائقة شخصية.

الحساسية ووجهة البيانات

كثيرًا ما تتضمن المراسلات الوزارية معلومات شخصية ومواد حساسة سياسيًا. راجع قواعد تصنيف المعلومات والخصوصية في جهتك قبل أن تعالجها أي أداة ذكاء اصطناعي. وتقول سياسة الخصوصية لدى The Everything إن معالجة الذكاء الاصطناعي تستخدم Azure OpenAI وOpenAI، وإن المزوّدين قد يعالجون المعلومات خارج بلدك. ولا تذكر أي شهادة أمنية حكومية. وبالنسبة إلى كثير من الجهات، سيستبعد ذلك بعض هذه المراسلات أو كلها. اقرأ ما يجب التحقق منه قبل البدء. أما طلبات المستندات، لا الردود، فتتبع إجراءً قانونيًا مختلفًا تتناوله صفحة طلبات حرية المعلومات.

أسئلة شائعة