Bouwaanvragen: intake en volledigheidscontroles automatiseren

Wat de regels zeggen over de intake (voorbeeld NSW)

De regels verschillen per deelstaat, dus controleer uw eigen ruimtelijkeordeningswetgeving. NSW geeft een duidelijk voorbeeld van hoe de intake is opgezet:

• Volledigheid vóór indiening. Aanvragen via het NSW Planning Portal “moeten op volledigheid worden gecontroleerd voordat ze kunnen worden ingediend”.
• Afwijzingstermijn. Een gemeente kan een aanvraag “binnen 14 dagen na indiening” afwijzen, en “uitsluitend… om de redenen genoemd in section 39 van de Environmental Planning and Assessment Regulation 2021” (de ruimtelijkeordeningsregeling van NSW).
• Richtwaarden. De handleiding voor de beoordeling van bouwaanvragen voor gemeenten in NSW (bijgewerkt op 4 mei 2023) stelt richtwaarden vast: standaardaanvragen binnen 40 dagen beslist, versnelde aanvragen binnen 25 dagen, en 14 dagen om onvolledige aanvragen in te trekken. Dit zijn richtwaarden, niet de wettelijke termijn waarna een aanvraag als geweigerd geldt.

Sommige projecten hebben ook goedkeuring van de Commonwealth (de Australische federale overheid) nodig. Op grond van de EPBC Act (de Australische federale wet op milieubescherming en biodiversiteit) moet een initiatiefnemer “een melding indienen als uw project gevolgen kan hebben voor beschermde zaken”, en goedkeuringen van de Commonwealth en de deelstaat staan los van elkaar. Een intakecontrole van de gemeente kan signaleren wanneer een aanvraag zaken noemt waarvoor mogelijk een melding nodig is, zodat de ambtenaar die vraag vroeg kan stellen.

Wat een AI-medewerker bij de intake kan controleren

De indieningschecklist van de gemeente is het regelboek. De AI vergelijkt wat is ingediend met die checklist en rapporteert daarna aan de intakemedewerker:

• Verplichte documenten aanwezig. Tekeningen, de beschrijving van de milieueffecten, toestemming van de eigenaar, BASIX-certificaten of vergelijkbare certificaten, en eventuele specialistische rapporten die uw checklist voor dat type aanvraag vereist.
• Consistentie. Of het adres, de kadastrale gegevens, de naam van de aanvrager en de omschrijving van het bouwplan overeenkomen tussen het formulier en de bijlagen.
• Leesbaarheid en opmaak. Tekeningen zonder schaal, ontbrekende aanzichten, niet-ondertekende formulieren of onleesbare documenten.
• Leges. Of er leges bij de aanvraag zijn geregistreerd, als uw proces dat vastlegt op een plek die de AI kan zien.

Het resultaat is een korte samenvatting van de volledigheid, waarbij elke tekortkoming is gekoppeld aan het checklistpunt waaraan niet wordt voldaan. Op basis daarvan stelt de AI in Word een verzoek om aanvullende informatie op, dat de ambtenaar kan bewerken. De ambtenaar beslist of de tekortkoming een grond voor afwijzing is, aanleiding geeft tot een verzoek om informatie, of aanvaardbaar is.

De beoordeling na indiening bewaken

Na aanvaarding doorloopt een aanvraag verschillende fasen: toewijzing, kennisgeving, adviesaanvragen, verzoeken om informatie, beoordelingsrapport en besluit. Een register in Excel of een SharePoint-lijst kan voor elke aanvraag de fase, de behandelend ambtenaar, de belangrijkste data en de volgende actie bijhouden. Een AI-medewerker kan dat register actueel houden op basis van de mailbox en de documenten. Hij kan de dagen tellen ten opzichte van uw richtwaarden en elke ochtend in Teams een overzicht sturen van aanvragen die een richtwaarde naderen of op een advies wachten.

Hij kan ook routinecorrespondentie opstellen: ontvangstbevestigingen, begeleidende brieven bij adviesaanvragen, herinneringen aan aanvragers die een verzoek om informatie niet hebben beantwoord, en kennisgevingsbrieven, ter goedkeuring door de ambtenaar. Niets wordt zonder goedkeuring verstuurd. Volgens The Everything vraagt het toestemming voordat er iets belangrijks wordt verstuurd. Behandel bij gemeentelijke correspondentie elke uitgaande brief als belangrijk.

Wat bij een mens blijft

• Het aanvaarden of afwijzen van de indiening, en de opgegeven redenen.
• De inhoudelijke beoordeling, de adviezen en het gewicht dat aan zienswijzen wordt toegekend.
• De voorschriften bij de vergunning en het besluit zelf.
• Elk gesprek met een aanvrager of bezwaarmaker waarbij een afweging of onderhandeling komt kijken.

De AI bereidt voor en bewaakt. De planner en de gemandateerde beslissen.

Andere deelstaten en vergunningverlening in de VS

Elke Australische deelstaat heeft zijn eigen ruimtelijkeordeningswetgeving, portaal en termijnen. Het patroon is hetzelfde: een checklist, een volledigheidsstap, een termijn, een besluit. Stel de checklist van de AI op aan de hand van de eisen van uw eigen deelstaat, niet die van NSW.

Lokale overheden in de VS behandelen bestemmings- en bouwvergunningen op grond van deelstatelijk en lokaal recht, zonder één landelijke regel. Dezelfde aanpak voor de intake is van toepassing. Federale projecten kunnen ook NEPA (de Amerikaanse federale milieuwet) in werking stellen, die federale instanties verplicht om “belangrijke federale handelingen die het milieu aanzienlijk beïnvloeden” te beoordelen via een Environmental Assessment (milieubeoordeling) of een Environmental Impact Statement (milieueffectrapport). Verlengingen van vergunningen en inspecties komen aan bod op de pagina vergunningen. Lees voordat u een AI-hulpmiddel op gegevens van aanvragers inzet wat u vooraf moet controleren.

Veelgestelde vragen