行政ワークフローの自動化：うまくいくこと、いかないこと

自動化に向いている業務

行政業務の多くは同じパターンをたどります。申請の受付、書類の不備確認、記録と担当割り当て、期限の管理、文書の検索、下書き、判断、そして回答の送付と記録保存です。このうち判断にあたるのは一つの工程だけです。残りの工程には自動化が役立ちます。次の特徴を持つ業務は、自動化の有力な候補です。

• 件数が多い。職員が同じ情報を何度も入力し直し、同じ受付通知を週に何度も送っています。
• チェックリストがある。公表されている必要書類や必要項目の一覧に照らして、書類がそろっているかを確認できます。
• 期限がある。情報公開請求の決定期間のように、法定期限やサービス基準上の期限を管理する必要があります。
• 台帳がある。誰かが、すべての案件とその状況、期限をスプレッドシートや一覧で管理しています。
• 定型的な文書作成がある。受付通知、追加情報の提出依頼、定型の回答は決まったパターンに沿っており、職員がそれを編集します。

一方、業務の大半が判断である場合は自動化に向きません。実質審査、法執行、弱い立場にある人に関する判断、そして法律が特定の職員や受任者に委ねているあらゆる事項です。ソフトウェアはこうした判断のための資料を準備できますが、判断そのものを行うべきではありません。

業務別：自動化できることと職員に残ること

Microsoft 365 上の AI ワーカーが役立つ場面

小規模な自治体や行政機関の多くは、すでにこうした業務を Microsoft 365 で運用しています。共有メールボックス、Excel や SharePoint リストの台帳、SharePoint の文書、Teams での会話などです。その環境の中で動く AI ワーカーなら、新たな記録システムを導入せずに事務的な工程を引き受けられます。

The Everything はそうしたツールの一つです。公表されている連携先には、Outlook とエクスチェンジ（個人用および共有メールボックス）、Outlook カレンダー、OneDrive と SharePoint、SharePoint Lists、Excel、Word、Planner、タスク管理アプリのトゥードゥーが含まれます。Microsoft Teams の中で動作します。Word アドインは「各変更を承認しながら、文書内で下書きと編集を行う」とされています。発行元は、同製品が「重要なものを送る前に確認する」と説明しており、何かがおかしいと思われる場合には「作業を止め、何が問題だと考えているかを示す」としています。

行政の業務に当てはめると、AI は読み取り、確認し、記録し、リマインドし、下書きをします。回答が組織の外に出る前には、職員が承認します。行政業務では、送信されるすべてのメッセージを重要なものとして扱い、職員の承認なしに何も送信されないことをトライアル中に確認してください。

対象となる組織、ならない組織

The Everything は、Microsoft 365 を使う中小規模の組織向けに作られています。料金はユーザー単位ではなく組織単位です。そのため、主に Outlook、Teams、SharePoint で業務を行う小規模な自治体、地域の公社、法定機関、あるいは大規模な省庁内のチームには、適した選択肢になり得ます。

大規模な機関には通常、ケース管理、記録管理、住民対応のための確立されたプラットフォームがあります。代表的なものに ServiceNow、TechnologyOne、Objective、Granicus があります。これらのいずれかを使っている場合、現実的な問いは AI ワーカーがそれを置き換えるかどうかではなく、並行して使えるかどうかです。これらはいずれも The Everything の公表済み連携先一覧に載っていません。独自の連携は「お問い合わせください」と記載されており、導入を決める前にベンダーが適合性を確認するという意味です。

始める前に確認すべきこと

行政機関の調達担当者は、AI ツールが公的情報に触れる前に、セキュリティ、プライバシー、記録管理について独自の評価を行う必要があります。以下は The Everything が公表している内容です。事実に基づいて評価を始めるための材料としてご利用ください。

• 認証。SOC 2 や ISO 27001 などの認証は主張されていません。評価で認証が必要な場合、それは指摘すべきギャップです。
• AI 処理が行われる場所。プライバシーポリシーによると、AI 処理には Microsoft Azure OpenAI（発行元自身の Azure テナント内）と OpenAI が使われます。また「プロバイダーはお客様の国外で情報を処理する場合があります」とも記載されています。ホスティング国は明記されていません。この処理のために、データはお客様の Microsoft 365 テナントの外に出ます。
• 学習。発行元は、顧客データが AI モデルの学習に使われることはなく、プロバイダーも汎用モデルの学習に使わないよう義務付けられているとしています。
• アクセス。お客様自身の Microsoft 365 テナントに対し、「厳密に範囲を限定した権限」で動作します。プライバシーポリシーには、テナントとロールの分離、最小権限のアクセス、監査ログが挙げられており、暗号化は「必要に応じて通信中および保存時に」行うとされています。
• 記録。作業内容はお客様の Microsoft 365 の中に残ります。1983年公文書法（オーストラリア連邦の公文書管理に関する法律）の下では、連邦の保存対象記録を特定する責任はオーストラリア国立公文書館にあります。自治体や州政府機関には独自の記録管理義務があります。AI の支援で作成された下書き、台帳、承認が、記録管理システムに確実に取り込まれることを確認してください。

よくある質問