정부 업무 자동화: 효과가 있는 것과 없는 것

자동화에 적합한 업무

대부분의 정부 업무는 하나의 패턴을 따릅니다. 접수, 완결성 확인, 등록과 배정, 기한, 자료 검색, 초안, 결정, 그리고 발송되어 기록으로 보관되는 회신입니다. 이 단계 중 결정은 하나뿐입니다. 자동화는 나머지 단계에 도움이 됩니다. 다음 요소를 갖춘 업무가 좋은 후보입니다.

• 처리량. 담당자가 같은 내용을 다시 입력하고 같은 접수 확인을 일주일에도 여러 번 보냅니다.
• 체크리스트. 공개된 필수 서류나 항목 목록에 비추어 완결성을 확인할 수 있습니다.
• 기한. 정보공개 결정 기간처럼 법정 기한이나 서비스 기준상의 기한을 추적해야 합니다.
• 대장. 누군가가 모든 건과 그 상태, 기한을 스프레드시트나 목록으로 관리합니다.
• 반복적인 문서 작성. 접수 확인, 추가 정보 요청, 표준 회신은 일정한 패턴을 따르며 담당자가 이를 수정합니다.

업무 대부분이 판단으로 이루어진 경우에는 자동화가 잘 맞지 않습니다. 실체적 심사, 법 집행, 취약 계층에 관한 결정, 그리고 법이 지정된 공무원이나 수임자에게 맡긴 모든 일이 그렇습니다. 소프트웨어는 이러한 결정을 위해 서류를 준비할 수 있습니다. 결정 자체를 내려서는 안 됩니다.

업무별로 본 자동화 가능 영역과 담당자에게 남는 영역

Microsoft 365의 AI 직원이 들어갈 자리

많은 소규모 지자체와 기관은 이미 Microsoft 365에서 이러한 업무를 처리하고 있습니다. 공유 메일함, Excel이나 SharePoint 목록의 대장, SharePoint의 문서, Teams의 대화가 그것입니다. 이 환경 안에서 일하는 AI 직원은 새로운 기록 시스템 없이도 행정 단계를 맡을 수 있습니다.

The Everything이 그러한 도구 중 하나입니다. 공개된 연동 대상에는 Outlook과 익스체인지(개인 및 공유 메일함), Outlook 캘린더, OneDrive와 SharePoint, SharePoint Lists, Excel, Word, Planner, 투두가 포함됩니다. Microsoft Teams 안에서 작동합니다. Word 추가 기능은 “문서 안에서 초안을 작성하고 편집하며, 각 변경은 승인을 거칩니다”. 발행사는 이 도구가 “중요한 내용이 나가기 전에 먼저 묻는다”고 하며, 무언가 이상해 보이면 “멈추고 무엇이 잘못되었다고 생각하는지 보여 준다”고 밝힙니다.

정부 업무에서 이는 AI가 읽고, 확인하고, 등록하고, 알리고, 초안을 작성한다는 뜻입니다. 어떤 회신이든 조직 밖으로 나가기 전에 담당자가 승인합니다. 정부 업무에서는 모든 발송 메시지를 중요한 것으로 취급하고, 담당자의 승인 없이는 아무것도 발송되지 않는지 체험 기간에 확인하십시오.

적합한 조직과 그렇지 않은 조직

The Everything은 Microsoft 365를 사용하는 중소 규모 조직을 위해 만들어졌습니다. 요금은 사용자당이 아니라 조직당 책정됩니다. 그래서 주로 Outlook, Teams, SharePoint에서 일하는 소규모 지자체, 지역 기관, 법정 기관, 또는 대형 부처 안의 한 팀에 적합한 선택이 될 수 있습니다.

대형 기관은 보통 사건 관리, 기록, 민원 요청을 위한 기존 플랫폼을 갖추고 있습니다. 흔히 쓰이는 제품으로는 ServiceNow, TechnologyOne, Objective, Granicus가 있습니다. 이 중 하나를 사용한다면 현실적인 질문은 AI 직원이 이를 대체하느냐가 아니라 함께 사용할 수 있느냐입니다. 이들 중 어느 것도 The Everything이 공개한 연동 목록에 없습니다. 맞춤 연동은 “문의하기”로 표시되어 있으며, 이는 도입을 결정하기 전에 공급업체가 적합성을 확인한다는 뜻입니다.

시작 전 확인 사항

정부 구매자는 AI 도구가 공적 정보를 다루기 전에 자체적인 보안, 개인정보, 기록관리 평가를 수행해야 합니다. 다음은 The Everything이 공개적으로 밝힌 내용으로, 사실에 근거해 평가를 시작할 수 있도록 정리했습니다.

• 인증. 어떤 인증(SOC 2나 ISO 27001 등)도 주장하지 않습니다. 평가에서 인증이 필요하다면 이는 제기해야 할 공백입니다.
• AI 처리가 이루어지는 곳. 개인정보 처리방침에 따르면 AI 처리에는 Microsoft Azure OpenAI(발행사 자체 Azure 테넌트 내)와 OpenAI가 사용됩니다. 또한 “제공업체가 귀하의 국가 밖에서 정보를 처리할 수 있습니다”라고 밝힙니다. 호스팅 국가는 명시되어 있지 않습니다. 이 처리를 위해 데이터는 귀하의 Microsoft 365 테넌트 밖으로 나갑니다.
• 학습. 발행사는 고객 데이터를 AI 모델 학습에 절대 사용하지 않으며, 제공업체도 이를 범용 모델 학습에 사용하지 않을 의무가 있다고 밝힙니다.
• 접근 권한. 귀하의 자체 Microsoft 365 테넌트에서 “엄격하게 범위가 지정된 권한”으로 작동합니다. 개인정보 처리방침은 테넌트 및 역할 격리, 최소 권한 접근, 감사 로그를 명시하며, 암호화는 “전송 중, 그리고 적절한 경우 저장 시”에 적용된다고 합니다.
• 기록. 작업 결과는 귀하의 Microsoft 365에 남습니다. 1983년 기록물법(호주 연방 기록물 관리법)에 따라 호주 국립기록원은 연방의 기록 유산을 식별할 책임이 있습니다. 지자체와 주 기관에는 각자의 기록 관리 의무가 있습니다. AI의 도움으로 만든 초안, 대장, 승인이 기록관리 시스템에 수록되는지 확인하십시오.

자주 묻는 질문