Automatizar fluxos de trabalho públicos: o que funciona e o que não funciona

Quais fluxos de trabalho se prestam à automação

A maior parte do trabalho no setor público segue um mesmo padrão: protocolo, verificação de completude, registro e distribuição, um prazo, buscas, uma minuta, uma decisão e uma resposta que é enviada e arquivada. Apenas uma dessas etapas é a decisão. A automação ajuda com todo o resto. Um fluxo de trabalho é um bom candidato quando tem:

• Volume. Os servidores redigitam os mesmos dados e enviam as mesmas confirmações de recebimento, muitas vezes por semana.
• Uma lista de verificação. A completude pode ser conferida com base em uma lista publicada de documentos ou campos obrigatórios.
• Um prazo. É preciso controlar um prazo legal ou um padrão de atendimento, como o prazo para decidir um pedido de acesso à informação.
• Um registro. Alguém mantém uma planilha ou lista de cada item, sua situação e seu vencimento.
• Redação repetitiva. Confirmações de recebimento, pedidos de complementação de informações e respostas-padrão seguem um modelo que um servidor depois edita.

Os fluxos de trabalho se prestam pouco à automação quando o trabalho é sobretudo de julgamento: análise de mérito, fiscalização, decisões sobre pessoas vulneráveis e tudo o que a lei atribui a um servidor ou delegado específico. O software pode preparar o processo para essas decisões. Não deve tomá-las.

Fluxo por fluxo: o que pode ser automatizado e o que fica com um servidor

Onde um colaborador de IA no Microsoft 365 se encaixa

Muitos governos locais e órgãos menores já conduzem esses fluxos no Microsoft 365: caixas de correio compartilhadas, registros em Excel ou em listas do SharePoint, documentos no SharePoint, conversas no Teams. Um colaborador de IA dentro desse ambiente pode assumir as etapas administrativas sem um novo sistema de registro.

The Everything é uma dessas ferramentas. Suas integrações publicadas incluem Outlook e Exchange (caixas de correio pessoais e compartilhadas), Outlook Calendar, OneDrive e SharePoint, SharePoint Lists, Excel, Word, Planner e To Do. Ele funciona no Microsoft Teams. Seu suplemento para Word “redige e edita no seu documento, com cada alteração aprovada”. O fornecedor afirma que ele “pergunta antes que qualquer coisa importante seja enviada” e que, quando algo parece errado, “ele para e mostra o que acha que está errado”.

Em um fluxo de trabalho público, isso significa que a IA lê, verifica, registra, lembra e redige. Um servidor aprova antes que qualquer resposta saia da organização. No trabalho do setor público, trate toda mensagem enviada como importante e confirme durante um teste que nada é enviado sem a aprovação de um servidor.

Para quem é, e para quem não é

The Everything foi criado para organizações de pequeno e médio porte que usam o Microsoft 365. O preço é por organização, não por usuário. Isso o torna razoavelmente adequado para um pequeno governo local, uma autoridade regional, uma entidade criada por lei ou uma equipe dentro de um órgão maior que trabalha principalmente no Outlook, no Teams e no SharePoint.

Órgãos grandes costumam ter plataformas consolidadas para gestão de processos, documentos e solicitações dos cidadãos. Entre os nomes comuns estão ServiceNow, TechnologyOne, Objective e Granicus. Se você usa uma delas, a pergunta realista é se um colaborador de IA pode funcionar ao lado dela, e não se a substitui. Nenhuma delas aparece na lista de integrações publicadas de The Everything. Integrações personalizadas aparecem como “Consulte-nos”, o que significa que o fornecedor confirma a adequação antes de você se comprometer.

O que verificar antes de começar

Compradores públicos precisam fazer sua própria avaliação de segurança, privacidade e gestão documental antes que qualquer ferramenta de IA tenha acesso a informações oficiais. Veja o que The Everything declara publicamente, para que você possa iniciar essa avaliação a partir de fatos:

• Certificações. Nenhuma certificação (como SOC 2 ou ISO 27001) é declarada. Se a sua avaliação exigir uma, essa é uma lacuna a ser apontada.
• Onde ocorre o processamento de IA. A política de privacidade informa que o processamento de IA usa o Microsoft Azure OpenAI (no próprio tenant Azure do fornecedor) e a OpenAI. Também diz: “Os provedores podem processar informações fora do seu país.” Nenhum país de hospedagem é informado. Os dados saem, sim, do seu tenant do Microsoft 365 para esse processamento.
• Treinamento. O fornecedor afirma que os dados dos clientes nunca são usados para treinar modelos de IA e que seus provedores estão obrigados a não usá-los para treinar seus modelos gerais.
• Acesso. Ele funciona no seu próprio tenant do Microsoft 365 com “permissões estritamente delimitadas”. A política de privacidade menciona isolamento por tenant e por função, acesso pelo princípio do menor privilégio e registro de auditoria, com criptografia “em trânsito e em repouso, quando apropriado”.
• Documentos. O trabalho permanece no seu Microsoft 365. Nos termos do Archives Act 1983 (a lei australiana de arquivos), o National Archives of Australia é responsável por identificar os acervos arquivísticos da Commonwealth (a esfera federal australiana). Governos locais e órgãos estaduais têm suas próprias obrigações de gestão documental. Confirme que as minutas, os registros e as aprovações produzidos com ajuda da IA são incorporados ao seu sistema de gestão documental.

Perguntas frequentes