Automatisering av offentlige arbeidsprosesser: hva som fungerer og hva som ikke gjør det
Sist kontrollert 2026-11-13
En praktisk veileder for kommuner og for delstatlige og føderale etater, først i Australia og deretter i USA. Utgitt av SG1 Consulting, som lager The Everything, en KI-medarbeider for Microsoft 365.
Hvilke arbeidsprosesser som egner seg for automatisering
Det meste av offentlig saksbehandling følger ett mønster: innlevering, kontroll av fullstendighet, registrering og fordeling, en frist som løper, søk, et utkast, et vedtak og et svar som sendes og arkiveres. Bare ett av disse trinnene er selve vedtaket. Automatisering hjelper med resten. En arbeidsprosess er en god kandidat når den har:
- Volum. Saksbehandlere skriver inn de samme opplysningene på nytt og sender de samme bekreftelsene mange ganger i uken.
- En sjekkliste. Fullstendighet kan kontrolleres mot en offentliggjort liste over påkrevde dokumenter eller felt.
- En frist. En lovfestet frist eller en frist i en servicestandard må følges opp, for eksempel fristen for et vedtak om innsyn.
- Et register. Noen fører et regneark eller en liste over hver sak, dens status og forfallsdato.
- Gjentakende utkast. Bekreftelser, anmodninger om tilleggsopplysninger og standardsvar følger et mønster som en saksbehandler deretter redigerer.
Arbeidsprosesser egner seg dårlig for automatisering når arbeidet hovedsakelig består av skjønn: faglig vurdering, håndheving, avgjørelser som gjelder sårbare personer, og alt som loven legger til en navngitt saksbehandler eller person med delegert myndighet. Programvare kan forberede saken for slike avgjørelser. Den bør ikke treffe dem.
Prosess for prosess: hva som kan automatiseres og hva saksbehandleren beholder
| Arbeidsprosess | Hva som kan automatiseres | Hva saksbehandleren beholder |
|---|---|---|
| Utbyggingssøknader | Gjennomgang av innleverte dokumenter mot kommunens sjekkliste, markering av mangler, utkast til anmodning om tilleggsopplysninger, oppfølging av behandlingstrinn og referansefrister | Å godta eller avvise innleveringen, vurderingen, oversendelser til andre myndigheter, vilkår, vedtak |
| Innsynsbegjæringer etter FOI, GIPA og FOIA | Registrering, utkast til bekreftelser, fristregister, søkeanmodninger til fagenhetene, sammenstilling av svar, førsteutkast til vedtaksbrev | Gyldighet, forhandling om omfang, unntak, innsynsvedtaket, brevet som sendes |
| Innbyggerhenvendelser | Lesing av innkomne henvendelser, registrering, forslag til kategori og team, utkast til statusoppdateringer, purring på forsinkede saker | Prioritering, befaringer, svar på klager, alt som innebærer risiko for en person |
| Tillatelser og bevillinger | Kontroll av fullstendighet, register over utløpsdatoer, påminnelser om fornyelse, oppfølging av manglende dokumenter | Å innvilge, avslå, fastsette vilkår, suspendere eller tilbakekalle |
| Godkjenning av anskaffelser | Videresending av en anmodning til riktig fullmaktshaver etter deres egne retningslinjer, kontroll av antall tilbud mot deres terskelverdier, arkivering av dokumentasjonen | Godkjenningen av utgiften, valget av leverandør, ethvert unntak fra retningslinjene |
| Ministerkorrespondanse | Registrering av saker, fastsettelse av svarfrist, utkast til svar basert på godkjent materiale, oppfølging av godkjenning | Det politiske innholdet, klareringen og underskriften |
Hvor en KI-medarbeider i Microsoft 365 passer inn
Mange mindre kommuner og etater kjører allerede disse arbeidsprosessene i Microsoft 365: felles postbokser, registre i Excel eller SharePoint-lister, dokumenter i SharePoint og samtaler i Teams. En KI-medarbeider i dette miljøet kan ta over de administrative trinnene uten et nytt fagsystem.
The Everything er ett slikt verktøy. De offentliggjorte integrasjonene omfatter Outlook og Exchange (personlige og felles postbokser), Outlook-kalender, OneDrive og SharePoint, SharePoint-lister, Excel, Word, Planner og To Do. Det lever i Microsoft Teams. Tillegget for Word «utarbeider utkast og redigerer i dokumentet ditt, med hver endring godkjent». Utgiveren sier at det «spør før noe viktig sendes ut», og at når noe virker feil, «stopper det og viser deg hva det mener er galt».
I en offentlig arbeidsprosess betyr dette at KI-en leser, kontrollerer, registrerer, minner på og utarbeider utkast. En saksbehandler godkjenner før noe svar forlater organisasjonen. I offentlig arbeid bør dere behandle hver utgående melding som viktig, og i en prøveperiode bekrefte at ingenting sendes uten godkjenning fra en saksbehandler.
Hvem dette passer for, og hvem det ikke passer for
The Everything er laget for små og mellomstore organisasjoner som bruker Microsoft 365. Prisen er per organisasjon, ikke per bruker. Det gjør det til et rimelig valg for en liten kommune, en regional myndighet, et lovbestemt organ eller et team i et større departement som hovedsakelig arbeider i Outlook, Teams og SharePoint.
Store etater har som regel etablerte plattformer for saksbehandling, arkiv og innbyggerhenvendelser. Vanlige navn er ServiceNow, TechnologyOne, Objective og Granicus. Hvis dere bruker en av disse, er det realistiske spørsmålet om en KI-medarbeider kan fungere ved siden av den, ikke om den kan erstatte den. Ingen av dem står på The Everythings offentliggjorte liste over integrasjoner. Tilpassede integrasjoner er oppført som «Spør oss», som betyr at leverandøren bekrefter om løsningen passer før dere forplikter dere.
Hva dere bør kontrollere før dere starter
Offentlige innkjøpere trenger sin egen vurdering av sikkerhet, personvern og arkivhåndtering før et KI-verktøy behandler offentlig informasjon. Her er hva The Everything opplyser offentlig, slik at dere kan starte vurderingen ut fra fakta:
- Sertifiseringer. Det oppgis ingen sertifiseringer (som SOC 2 eller ISO 27001). Hvis vurderingen deres krever en slik, er det et avvik som bør tas opp.
- Hvor KI-behandlingen skjer. Personvernerklæringen sier at KI-behandlingen bruker Microsoft Azure OpenAI (i utgiverens egen Azure-tenant) og OpenAI. Den sier også at «leverandører kan behandle informasjon utenfor ditt land». Det oppgis ikke hvilket land dataene driftes i. Data forlater Microsoft 365-tenanten deres for denne behandlingen.
- Trening. Utgiveren sier at kundedata aldri brukes til å trene KI-modeller, og at leverandørene er forpliktet til ikke å bruke dem til å trene sine generelle modeller.
- Tilgang. Det kjører mot deres egen Microsoft 365-tenant med «snevert avgrensede tillatelser». Personvernerklæringen nevner isolasjon mellom tenanter og roller, minste nødvendige tilgang og revisjonslogging, med kryptering «under overføring og ved lagring der det er hensiktsmessig».
- Arkiv. Arbeidet blir værende i deres Microsoft 365. Etter Archives Act 1983 (Australias føderale arkivlov) har National Archives of Australia ansvaret for å identifisere Commonwealths (den australske føderale statens) arkivressurser. Kommuner og delstatlige etater har egne arkivforpliktelser. Bekreft at utkast, registre og godkjenninger som lages med hjelp av KI, fanges opp i arkivsystemet deres.
Spørsmål vi ofte får
Kan en KI treffe offentlige vedtak?
Det bør den ikke. Der loven legger en avgjørelse til en saksbehandler eller en person med delegert myndighet, er det den personen som avgjør. En KI-medarbeider kan forberede saken, kontrollere fullstendighet, følge opp fristen og utarbeide utkast til vedtaksbrev som beslutningstakeren gjennomgår, endrer og undertegner.
Hvilken arbeidsprosess bør en kommune automatisere først?
Velg en med stort volum, en offentliggjort sjekkliste og en tydelig frist, der dagens problem er gjentatt inntasting og purring. Mottak og bekreftelse av henvendelser, et register over fornyelse av tillatelser eller fristregisteret for innsynsbegjæringer er vanlige startpunkter, fordi selve avgjørelsen ikke berøres.
Erstatter The Everything et arkivsystem?
Nei. Det arbeider i deres Microsoft 365. Det som utarbeides eller registreres, blir værende i postboksene, SharePoint og filene deres, og arkivforpliktelsene gjelder fortsatt. Kontroller at arkiveringen deres fanger opp utkast og godkjenninger laget med hjelp av KI.
Blir dataene værende i Australia?
Ikke nødvendigvis. Personvernerklæringen sier at KI-behandlingen bruker Azure OpenAI og OpenAI, og at leverandører kan behandle informasjon utenfor ditt land. Det oppgis ikke hvilket land dataene driftes i.
Er dette nettstedet uavhengig?
Nei. Det utgis av SG1 Consulting, selskapet som lager The Everything. Veiledningen om arbeidsprosesser gjelder uansett hvilket verktøy dere bruker.
En KI-medarbeider i Microsoft 365
The Everything kjører i Microsoft 365 og Teams. Det forbereder, kontrollerer, følger opp og utarbeider utkast, og det spør før noe viktig sendes ut. Det finnes en gratis prøveperiode på 14 dager uten betalingskort. Deretter koster det $400 AUD/måned + GST (australsk merverdiavgift) per organisasjon, med ubegrenset antall teammedlemmer. Gjennomfør deres egen vurdering av sikkerhet, personvern og arkivering før dere tar det i bruk i offentlig arbeid.
Se hvordan The Everything fungerer