Viranomaisprosessien automatisointi: mikä toimii ja mikä ei
Tarkistettu viimeksi 2026-11-13
Käytännön opas kunnille sekä osavaltioiden ja liittovaltion virastoille, ensin Australia ja sitten Yhdysvallat. Julkaisija on SG1 Consulting, joka valmistaa The Everythingiä, Microsoft 365:n tekoälytyöntekijää.
Mitkä prosessit sopivat automatisoitaviksi
Useimmat viranomaistehtävät noudattavat samaa kaavaa: vireillepano, täydellisyystarkistus, kirjaus ja vastuuhenkilön nimeäminen, määräaika, haut, luonnos, päätös sekä vastaus, joka lähetetään ja arkistoidaan. Vain yksi näistä vaiheista on päätös. Automatisointi auttaa muissa. Prosessi on hyvä ehdokas, kun siinä on:
- Volyymia. Virkailijat kirjoittavat samoja tietoja uudelleen ja lähettävät samoja vastaanottokuittauksia monta kertaa viikossa.
- Tarkistuslista. Täydellisyys voidaan tarkistaa julkaistua vaadittujen asiakirjojen tai kenttien luetteloa vasten.
- Määräaika. Lakisääteistä tai palvelulupauksen mukaista määräaikaa on seurattava, esimerkiksi tietopyynnön ratkaisuaikaa.
- Rekisteri. Joku ylläpitää taulukkoa tai luetteloa jokaisesta asiasta, sen tilasta ja määräpäivästä.
- Toistuvaa luonnostelua. Vastaanottokuittaukset, lisäselvityspyynnöt ja vakiovastaukset noudattavat kaavaa, jota virkailija sitten muokkaa.
Prosessit sopivat huonosti automatisoitaviksi, kun työ on pääosin harkintaa: asiaratkaisut, valvonta- ja täytäntöönpanotoimet, haavoittuvassa asemassa olevia ihmisiä koskevat päätökset sekä kaikki, minkä laki antaa nimetylle virkailijalle tai toimivallan saaneelle. Ohjelmisto voi valmistella asiakirjat näitä päätöksiä varten. Sen ei pidä tehdä niitä.
Prosessi kerrallaan: mitä voidaan automatisoida ja mikä jää virkailijalle
| Prosessi | Mitä voidaan automatisoida | Mikä jää virkailijalle |
|---|---|---|
| Rakennushankkeiden hakemukset | Jätettyjen asiakirjojen lukeminen kunnan tarkistuslistaa vasten, puutteiden merkitseminen, lisäselvityspyynnön luonnostelu, käsittelyvaiheiden ja tavoitepäivien seuranta | Hakemuksen hyväksyminen käsittelyyn tai hylkääminen, asiaratkaisu, lausuntopyynnöt, lupaehdot, päätös |
| FOI-, GIPA- ja FOIA-tietopyynnöt | Kirjaus, vastaanottokuittausten luonnokset, määräaikarekisteri, hakupyynnöt yksiköille, vastausten kokoaminen, päätösilmoituksen ensimmäinen luonnos | Pyynnön kelpoisuus, laajuudesta neuvottelu, poikkeukset, tiedonsaantipäätös, lähetettävä ilmoitus |
| Asukkaiden pyynnöt | Saapuvien pyyntöjen lukeminen ja kirjaus, luokan ja tiimin ehdottaminen, tilannepäivitysten luonnostelu, myöhässä olevien asioiden karhuaminen | Kiireellisyysarviot, paikan päällä tehtävät tarkastukset, vastaukset valituksiin, kaikki ihmisiin kohdistuvaa riskiä koskeva |
| Luvat ja lisenssit | Täydellisyystarkistukset, voimassaolon päättymispäivien rekisteri, uusimismuistutukset, puuttuvien asiakirjojen perään kysyminen | Myöntäminen, epääminen, ehtojen asettaminen, keskeyttäminen tai peruuttaminen |
| Hankintojen hyväksynnät | Pyynnön ohjaaminen oikealle toimivaltaiselle oman ohjeistuksenne mukaan, tarjousten määrän tarkistaminen omia kynnysarvojanne vasten, asiakirjan arkistointi | Menon hyväksyminen, toimittajan valinta, poikkeukset ohjeistuksesta |
| Ministerikirjeenvaihto | Asioiden kirjaus, määräpäivän asettaminen, vastausluonnos hyväksytystä aineistosta, allekirjoituskierroksen seuranta | Poliittinen sisältö, hyväksymiskierros ja allekirjoitus |
Mihin Microsoft 365:n tekoälytyöntekijä sopii
Monet pienemmät kunnat ja virastot hoitavat nämä prosessit jo Microsoft 365:ssä: yhteiset postilaatikot, rekisterit Excelissä tai SharePoint-luetteloissa, asiakirjat SharePointissa ja keskustelut Teamsissa. Tähän ympäristöön sijoitettu tekoälytyöntekijä voi hoitaa hallinnolliset vaiheet ilman uutta tietojärjestelmää.
The Everything on yksi tällainen työkalu. Sen julkaistuihin integraatioihin kuuluvat Outlook ja Exchange (henkilökohtaiset ja yhteiset postilaatikot), Outlookin kalenteri, OneDrive ja SharePoint, SharePoint Lists, Excel, Word, Planner ja To Do. Se toimii Microsoft Teamsissa. Sen Word-apuohjelma ”laatii ja muokkaa asiakirjaasi, ja jokainen muutos hyväksytään”. Julkaisijan mukaan se ”kysyy ennen kuin mitään tärkeää lähtee eteenpäin”, ja kun jokin näyttää olevan vialla, ”se pysähtyy ja näyttää, mikä sen mielestä on vialla”.
Viranomaisprosessissa tämä tarkoittaa, että tekoäly lukee, tarkistaa, kirjaa, muistuttaa ja laatii luonnoksia. Virkailija hyväksyy ennen kuin mikään vastaus lähtee organisaatiosta. Pidä viranomaistyössä jokaista lähtevää viestiä tärkeänä ja varmista kokeilun aikana, ettei mitään lähetetä ilman virkailijan hyväksyntää.
Kenelle tämä sopii ja kenelle ei
The Everything on tehty Microsoft 365:tä käyttäville pienille ja keskisuurille organisaatioille. Se hinnoitellaan organisaatiota eikä käyttäjää kohden. Siksi se sopii kohtuullisesti pienelle kunnalle, alueelliselle viranomaiselle, lakisääteiselle toimielimelle tai suuremman ministeriön tiimille, joka työskentelee pääosin Outlookissa, Teamsissa ja SharePointissa.
Suurilla virastoilla on yleensä vakiintuneet alustat asianhallintaan, tiedonhallintaan ja asiakaspyyntöihin. Yleisiä ovat esimerkiksi ServiceNow, TechnologyOne, Objective ja Granicus. Jos käytätte jotakin niistä, realistinen kysymys on, voiko tekoälytyöntekijä toimia sen rinnalla, ei se, korvaako se järjestelmän. Mikään niistä ei ole The Everythingin julkaistussa integraatioluettelossa. Räätälöidyt integraatiot on merkitty luetteloon maininnalla ”Kysy meiltä”, mikä tarkoittaa, että toimittaja varmistaa soveltuvuuden ennen kuin sitoudutte.
Mitä tarkistaa ennen aloittamista
Julkisen sektorin hankkijat tarvitsevat oman tietoturva-, tietosuoja- ja tiedonhallinta-arvionsa ennen kuin mikään tekoälytyökalu käsittelee virallisia tietoja. The Everything kertoo julkisesti seuraavaa, joten arvion voi aloittaa tosiasioista:
- Sertifioinnit. Sertifiointeja (kuten SOC 2 tai ISO 27001) ei ilmoiteta. Jos arvionne edellyttää sellaista, puute on syytä ottaa esiin.
- Missä tekoälykäsittely tapahtuu. Tietosuojaselosteen mukaan tekoälykäsittelyssä käytetään Microsoft Azure OpenAI -palvelua (julkaisijan omassa Azure-ympäristössä) ja OpenAI:ta. Siinä todetaan myös: ”Palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja maasi ulkopuolella.” Isännöintimaata ei ilmoiteta. Tiedot poistuvat tätä käsittelyä varten Microsoft 365 -ympäristöstänne.
- Mallien koulutus. Julkaisijan mukaan asiakastietoja ei koskaan käytetä tekoälymallien kouluttamiseen, ja sen palveluntarjoajat ovat sitoutuneet olemaan käyttämättä niitä yleisten malliensa kouluttamiseen.
- Käyttöoikeudet. Se toimii omassa Microsoft 365 -ympäristössänne ”tarkasti rajatuin käyttöoikeuksin”. Tietosuojaselosteessa mainitaan ympäristö- ja roolikohtainen eristäminen, vähimpien oikeuksien periaate ja lokitus sekä salaus ”siirron aikana ja levossa, kun se on tarkoituksenmukaista”.
- Tiedonhallinta. Työ pysyy Microsoft 365 -ympäristössänne. Archives Act 1983 -lain (Australian liittovaltion arkistolaki) mukaan National Archives of Australia (Australian kansallisarkisto) vastaa liittovaltion arkistoaineistojen määrittämisestä. Kunnilla ja osavaltioiden virastoilla on omat tiedonhallintavelvoitteensa. Varmista, että tekoälyn avulla tuotetut luonnokset, rekisterit ja hyväksynnät tallentuvat asiakirjahallintajärjestelmäänne.
Usein kysyttyä
Voiko tekoäly tehdä viranomaispäätöksiä?
Sen ei pidä. Kun lainsäädäntö antaa päätöksen virkailijalle tai toimivallan saaneelle, se henkilö päättää. Tekoälytyöntekijä voi valmistella asiakirjat, tarkistaa täydellisyyden, seurata määräaikaa ja laatia päätösilmoituksen luonnoksen, jonka päättäjä tarkistaa, muuttaa ja allekirjoittaa.
Mikä prosessi kunnan kannattaa automatisoida ensin?
Valitse prosessi, jossa on paljon volyymia, julkaistu tarkistuslista ja selkeä määräaika ja jossa nykyinen kipupiste on uudelleenkirjoittaminen ja perään kysyminen. Pyyntöjen vastaanotto ja kuittaus, lupien uusimisrekisteri tai FOI-määräaikarekisteri ovat yleisiä aloituskohtia, koska itse päätökseen ei kosketa.
Korvaako The Everything asiakirjahallintajärjestelmän?
Ei. Se toimii Microsoft 365 -ympäristössänne. Kaikki, mitä se luonnostelee tai kirjaa, pysyy postilaatikoissanne, SharePointissa ja tiedostoissanne, ja tiedonhallintavelvoitteenne ovat edelleen voimassa. Varmista, että asiakirjahallintanne tallentaa tekoälyn avulla tehdyt luonnokset ja hyväksynnät.
Pysyvätkö tiedot Australiassa?
Eivät välttämättä. Tietosuojaselosteen mukaan tekoälykäsittelyssä käytetään Azure OpenAI- ja OpenAI-palveluja, ja palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja maasi ulkopuolella. Isännöintimaata ei ilmoiteta.
Onko tämä sivusto riippumaton?
Ei. Sen julkaisee SG1 Consulting, The Everythingin valmistava yritys. Prosesseja koskevat ohjeet pätevät käyttämästänne työkalusta riippumatta.
Tekoälytyöntekijä Microsoft 365:n sisällä
The Everything toimii Microsoft 365:ssä ja Teamsissa. Se valmistelee, tarkistaa, seuraa ja laatii luonnoksia, ja se kysyy ennen kuin mitään tärkeää lähtee eteenpäin. Käytössä on 14 päivän maksuton kokeilu ilman luottokorttia. Sen jälkeen hinta on $400 AUD/kk + GST (Australian arvonlisävero) organisaatiota kohden, ja tiimin jäseniä voi olla rajattomasti. Tee oma tietoturva-, tietosuoja- ja tiedonhallinta-arvio ennen kuin otat sen käyttöön viranomaistyössä.
Katso, miten The Everything toimii