Automatisering af offentlige arbejdsgange: hvad virker, og hvad virker ikke
Senest kontrolleret 2026-11-13
En praktisk guide til kommuner samt delstatslige og føderale myndigheder, først Australien og derefter USA. Udgivet af SG1 Consulting, som står bag The Everything, en AI-medarbejder til Microsoft 365.
Hvilke arbejdsgange egner sig til automatisering
Det meste offentlige arbejde følger ét mønster: indlevering, en kontrol af fuldstændighed, registrering og fordeling, en frist, søgninger, et udkast, en afgørelse og et svar, der sendes og journaliseres. Kun ét af disse trin er selve afgørelsen. Automatisering hjælper med resten. En arbejdsgang er en god kandidat, når den har:
- Volumen. Medarbejdere indtaster de samme oplysninger igen og sender de samme kvitteringer mange gange om ugen.
- En tjekliste. Fuldstændigheden kan kontrolleres mod en offentliggjort liste over krævede dokumenter eller felter.
- En frist. En lovbestemt frist eller en servicemålsfrist skal overvåges, for eksempel fristen for en afgørelse om aktindsigt.
- Et register. Nogen fører et regneark eller en liste over hver sag, dens status og dens forfaldsdato.
- Gentagne udkast. Kvitteringer, anmodninger om supplerende oplysninger og standardsvar følger et mønster, som en medarbejder derefter redigerer.
Arbejdsgange egner sig dårligt til automatisering, når arbejdet overvejende består af skøn: indholdsmæssig vurdering, håndhævelse, afgørelser om sårbare personer og alt, hvad loven henlægger til en navngiven medarbejder eller bemyndiget person. Software kan forberede sagen til disse afgørelser. Den bør ikke træffe dem.
Arbejdsgang for arbejdsgang: hvad kan automatiseres, og hvad bliver hos en medarbejder
| Arbejdsgang | Hvad kan automatiseres | Hvad bliver hos en medarbejder |
|---|---|---|
| Byggeansøgninger | Gennemgang af indleverede dokumenter mod kommunens tjekliste, markering af mangler, udkast til anmodning om supplerende oplysninger, opfølgning på behandlingsfaser og måldatoer | Accept eller afvisning af indleveringen, vurderingen, høringer, vilkår og afgørelsen |
| Anmodninger om aktindsigt efter FOI, GIPA og FOIA | Registrering, udkast til kvitteringer, fristregister, søgeanmodninger til fagenheder, samling af svar, første udkast til afgørelse | Anmodningens gyldighed, forhandling om omfang, undtagelser, afgørelsen om aktindsigt og den afgørelse, der sendes |
| Borgerhenvendelser | Læsning af indkomne henvendelser, registrering, forslag til kategori og team, udkast til statusopdateringer, rykkere for forsinkede sager | Prioritering, besigtigelser, svar på klager og alt, der indebærer en risiko for en person |
| Tilladelser og bevillinger | Kontrol af fuldstændighed, et register over udløbsdatoer, påmindelser om fornyelse, opfølgning på manglende dokumenter | Meddelelse, afslag, fastsættelse af vilkår, suspension eller tilbagekaldelse |
| Indkøbsgodkendelser | Fordeling af en anmodning til den rette bemyndigede person efter jeres egen politik, kontrol af antallet af tilbud mod jeres beløbsgrænser, journalisering | Godkendelsen af udgiften, valget af leverandør og enhver undtagelse fra politikken |
| Ministerkorrespondance | Registrering af sager, fastsættelse af en svarfrist, udkast til svar ud fra godkendt materiale, opfølgning på godkendelse | Det politiske indhold, godkendelsesforløbet og underskriften |
Hvor en AI-medarbejder i Microsoft 365 passer ind
Mange mindre kommuner og myndigheder kører allerede disse arbejdsgange i Microsoft 365: fælles postkasser, registre i Excel eller SharePoint-lister, dokumenter i SharePoint, samtaler i Teams. En AI-medarbejder i det miljø kan overtage de administrative trin uden et nyt journalsystem.
The Everything er ét sådant værktøj. Dets offentliggjorte integrationer omfatter Outlook og Exchange (personlige og fælles postkasser), Outlook-kalender, OneDrive og SharePoint, SharePoint Lists, Excel, Word, Planner og To Do. Det findes i Microsoft Teams. Dets Word-tilføjelsesprogram »udarbejder og redigerer i dit dokument, og hver ændring godkendes«. Udgiveren oplyser, at det »spørger, før noget vigtigt bliver sendt«, og at når noget ser forkert ud, »stopper det og viser dig, hvad det mener er galt«.
I en offentlig arbejdsgang betyder det, at AI'en læser, kontrollerer, registrerer, minder om og udarbejder udkast. En medarbejder godkender, før et svar forlader organisationen. I offentligt arbejde bør hver udgående meddelelse betragtes som vigtig, og I bør i en prøveperiode bekræfte, at intet sendes uden en medarbejders godkendelse.
Hvem det er til, og hvem det ikke er til
The Everything er bygget til små og mellemstore organisationer på Microsoft 365. Prisen er pr. organisation, ikke pr. bruger. Det gør det til et rimeligt valg for en lille kommune, en regional myndighed, et lovbestemt organ eller et team i et større ministerium, der primært arbejder i Outlook, Teams og SharePoint.
Store myndigheder har som regel etablerede platforme til sagsbehandling, journalisering og borgerhenvendelser. Kendte navne er ServiceNow, TechnologyOne, Objective og Granicus. Hvis I bruger en af dem, er det realistiske spørgsmål, om en AI-medarbejder kan fungere ved siden af, ikke om den kan erstatte den. Ingen af dem står på The Everythings offentliggjorte liste over integrationer. Specialudviklede integrationer er angivet som »Spørg os«, hvilket betyder, at leverandøren bekræfter, om løsningen passer, før I forpligter jer.
Hvad I bør kontrollere, før I går i gang
Offentlige indkøbere skal foretage deres egen vurdering af sikkerhed, databeskyttelse og journalisering, før et AI-værktøj får adgang til officielle oplysninger. Her er, hvad The Everything oplyser offentligt, så I kan begynde vurderingen ud fra fakta:
- Certificeringer. Der angives ingen certificeringer (såsom SOC 2 eller ISO 27001). Hvis jeres vurdering kræver en, er det en mangel, der bør tages op.
- Hvor AI-behandlingen foregår. Privatlivspolitikken oplyser, at AI-behandlingen bruger Microsoft Azure OpenAI (i udgiverens egen Azure-tenant) og OpenAI. Den oplyser også: »Udbydere kan behandle oplysninger uden for dit land.« Der angives intet hostingland. Data forlader jeres Microsoft 365-tenant ved denne behandling.
- Træning. Udgiveren oplyser, at kundedata aldrig bruges til at træne AI-modeller, og at udgiverens udbydere er forpligtet til ikke at bruge dem til at træne deres generelle modeller.
- Adgang. Det kører mod jeres egen Microsoft 365-tenant med »snævert afgrænsede tilladelser«. Privatlivspolitikken nævner adskillelse af tenants og roller, adgang efter mindsteprivilegieprincippet og revisionslogning med kryptering »under overførsel og i hvile, hvor det er relevant«.
- Journalisering. Arbejdet bliver i jeres Microsoft 365. Efter Archives Act 1983 (Australiens føderale arkivlov) er National Archives of Australia ansvarlig for at udpege forbundsstatens arkivalier. Kommuner og delstatsmyndigheder har deres egne journaliseringsforpligtelser. Bekræft, at udkast, registre og godkendelser, der er udarbejdet med hjælp fra AI, bliver indfanget i jeres journalsystem.
Spørgsmål, vi ofte får
Kan en AI træffe offentlige afgørelser?
Det bør den ikke. Hvor lovgivningen henlægger en afgørelse til en medarbejder eller en bemyndiget person, er det denne person, der træffer den. En AI-medarbejder kan forberede sagen, kontrollere fuldstændigheden, overvåge fristen og udarbejde et udkast til afgørelsen, som beslutningstageren gennemgår, ændrer og underskriver.
Hvilken arbejdsgang bør en kommune automatisere først?
Vælg én med stor volumen, en offentliggjort tjekliste og en klar frist, hvor problemet i dag er genindtastning og rykkere. Modtagelse og kvittering af henvendelser, et register over fornyelse af tilladelser eller fristregistret for aktindsigt er almindelige udgangspunkter, fordi selve afgørelsen ikke berøres.
Erstatter The Everything et journalsystem?
Nej. Det arbejder i jeres Microsoft 365. Alt, hvad det udarbejder eller registrerer, bliver i jeres postkasser, SharePoint og filer, og jeres journaliseringsforpligtelser gælder fortsat. Kontrollér, at jeres journalisering indfanger udkast og godkendelser, der er udarbejdet med hjælp fra AI.
Bliver data i Australien?
Ikke nødvendigvis. Privatlivspolitikken oplyser, at AI-behandlingen bruger Azure OpenAI og OpenAI, og at udbydere kan behandle oplysninger uden for dit land. Der angives intet hostingland.
Er dette websted uafhængigt?
Nej. Det udgives af SG1 Consulting, virksomheden bag The Everything. Vejledningen om arbejdsgange gælder, uanset hvilket værktøj I bruger.
En AI-medarbejder i Microsoft 365
The Everything kører i Microsoft 365 og Teams. Den forbereder, kontrollerer, følger op og udarbejder udkast, og den spørger, før noget vigtigt bliver sendt. Der er en gratis prøveperiode på 14 dage uden betalingskort. Derefter koster den $400 AUD/måned + GST (australsk moms) pr. organisation med et ubegrænset antal teammedlemmer. Foretag jeres egen vurdering af sikkerhed, databeskyttelse og journalisering, før I bruger den til offentligt arbejde.
Se, hvordan The Everything fungerer