Automatiser les processus publics : ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas
Dernière vérification 2026-11-13
Un guide pratique pour les collectivités locales et les administrations des États et de l'échelon fédéral, d'abord en Australie, puis aux États-Unis. Publié par SG1 Consulting, qui conçoit The Everything, un collaborateur IA pour Microsoft 365.
Quels processus se prêtent à l'automatisation
La plupart des tâches administratives suivent un même schéma : dépôt, contrôle de complétude, enregistrement et attribution, un délai, des recherches, un projet, une décision, puis une réponse envoyée et archivée. Une seule de ces étapes est la décision. L'automatisation aide pour tout le reste. Un processus est un bon candidat lorsqu'il présente :
- Du volume. Les agents ressaisissent les mêmes informations et envoient les mêmes accusés de réception, de nombreuses fois par semaine.
- Une liste de contrôle. La complétude peut être vérifiée par rapport à une liste publiée de pièces ou de champs obligatoires.
- Un délai. Un délai légal ou un engagement de service doit être suivi, comme le délai de décision d'une demande d'accès à l'information.
- Un registre. Quelqu'un tient un tableur ou une liste de chaque dossier, de son statut et de son échéance.
- Une rédaction répétitive. Les accusés de réception, les demandes de pièces complémentaires et les réponses types suivent un modèle qu'un agent modifie ensuite.
Les processus se prêtent mal à l'automatisation lorsque le travail relève surtout de l'appréciation : instruction sur le fond, contrôle et sanctions, décisions concernant des personnes vulnérables, et tout ce que la loi confie à un agent ou à un délégataire désigné. Un logiciel peut préparer le dossier pour ces décisions. Il ne devrait pas les prendre.
Processus par processus : ce qui peut être automatisé et ce qui reste à un agent
| Processus | Ce qui peut être automatisé | Ce qui reste à un agent |
|---|---|---|
| Demandes d'urbanisme | Lire les pièces déposées au regard de la liste de contrôle de la collectivité, signaler les lacunes, rédiger une demande de pièces complémentaires, suivre les étapes d'instruction et les délais de référence | Accepter ou rejeter le dépôt, l'instruction, les consultations, les prescriptions, la décision |
| Demandes FOI, GIPA et FOIA | Enregistrement, projets d'accusé de réception, registre des délais, demandes de recherche aux services, rassemblement des réponses, premier projet de notification de décision | Recevabilité, négociation du périmètre, exceptions, la décision d'accès, la notification envoyée |
| Demandes des usagers | Lire les demandes entrantes, les enregistrer, suggérer une catégorie et une équipe, rédiger des points d'étape, relancer les dossiers en retard | Choix des priorités, visites sur place, réponse aux réclamations, tout ce qui comporte un risque pour une personne |
| Permis et licences | Contrôles de complétude, registre des dates d'expiration, rappels de renouvellement, relances pour les pièces manquantes | Accorder, refuser, assortir de conditions, suspendre ou retirer |
| Validation des achats | Orienter une demande vers le bon délégataire selon votre propre politique, vérifier le nombre de devis au regard de vos seuils, archiver le dossier | L'autorisation de dépense, le choix du fournisseur, toute dérogation à la politique |
| Courrier ministériel | Enregistrer les courriers, fixer une échéance, rédiger une réponse à partir d'éléments validés, suivre la signature | Le contenu politique, la validation et la signature |
La place d'un collaborateur IA dans Microsoft 365
De nombreuses petites collectivités et administrations gèrent déjà ces processus dans Microsoft 365 : boîtes aux lettres partagées, registres dans Excel ou dans des listes SharePoint, documents dans SharePoint, échanges dans Teams. Un collaborateur IA intégré à cet environnement peut prendre en charge les étapes administratives sans nouveau système de référence.
The Everything est l'un de ces outils. Ses intégrations publiées comprennent Outlook et Exchange (boîtes aux lettres personnelles et partagées), Outlook Calendar, OneDrive et SharePoint, SharePoint Lists, Excel, Word, Planner et To Do. Il fonctionne dans Microsoft Teams. Son complément Word « rédige et modifie dans votre document, chaque modification étant validée ». L'éditeur indique qu'il « demande avant que quoi que ce soit d'important ne parte » et que, lorsque quelque chose semble anormal, « il s'arrête et vous montre ce qui, selon lui, ne va pas ».
Dans un processus administratif, cela signifie que l'IA lit, vérifie, enregistre, relance et rédige. Un agent valide avant que toute réponse ne quitte l'organisation. Pour des missions de service public, considérez chaque message sortant comme important et vérifiez pendant un essai que rien n'est envoyé sans l'accord d'un agent.
À qui il s'adresse, et à qui il ne s'adresse pas
The Everything est conçu pour les petites et moyennes organisations qui utilisent Microsoft 365. Il est facturé par organisation, et non par utilisateur. Il convient donc raisonnablement à une petite collectivité, une autorité régionale, un organisme créé par la loi ou une équipe au sein d'un ministère plus vaste qui travaille principalement dans Outlook, Teams et SharePoint.
Les grandes administrations disposent généralement de plateformes établies pour la gestion des dossiers, des archives et des demandes des usagers. Parmi les noms courants figurent ServiceNow, TechnologyOne, Objective et Granicus. Si vous utilisez l'une d'elles, la question réaliste est de savoir si un collaborateur IA peut fonctionner à ses côtés, et non s'il la remplace. Aucune ne figure dans la liste des intégrations publiées de The Everything. Les intégrations sur mesure y sont indiquées par « Nous consulter », ce qui signifie que l'éditeur confirme l'adéquation avant que vous ne vous engagiez.
Ce qu'il faut vérifier avant de commencer
Les acheteurs publics doivent mener leur propre évaluation de la sécurité, de la confidentialité et de la gestion des archives avant qu'un outil d'IA n'accède à des informations officielles. Voici ce que The Everything déclare publiquement, pour que vous puissiez engager cette évaluation sur la base de faits :
- Certifications. Aucune certification (telle que SOC 2 ou ISO 27001) n'est revendiquée. Si votre évaluation en exige une, c'est une lacune à signaler.
- Lieu du traitement par l'IA. La politique de confidentialité indique que le traitement par l'IA utilise Microsoft Azure OpenAI (dans le propre tenant Azure de l'éditeur) et OpenAI. Elle précise aussi : « Les prestataires peuvent traiter des informations en dehors de votre pays. » Aucun pays d'hébergement n'est indiqué. Les données quittent bien votre tenant Microsoft 365 pour ce traitement.
- Entraînement. L'éditeur affirme que les données des clients ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'IA et que ses prestataires sont tenus de ne pas les utiliser pour entraîner leurs modèles généraux.
- Accès. Il fonctionne sur votre propre tenant Microsoft 365 avec des « autorisations strictement limitées ». La politique de confidentialité mentionne l'isolation par tenant et par rôle, l'accès selon le principe du moindre privilège et la journalisation d'audit, avec un chiffrement « en transit et au repos lorsque cela est approprié ».
- Archives. Le travail reste dans votre Microsoft 365. En vertu de l'Archives Act 1983 (loi australienne sur les archives), les National Archives of Australia sont chargées d'identifier les ressources archivistiques du Commonwealth (l'échelon fédéral australien). Les collectivités locales et les administrations des États ont leurs propres obligations en matière d'archives. Vérifiez que les projets, registres et validations produits avec l'aide de l'IA sont bien intégrés à votre système d'archivage.
Questions fréquentes
Une IA peut-elle prendre des décisions administratives ?
Elle ne le devrait pas. Lorsque la loi confie une décision à un agent ou à un délégataire, c'est cette personne qui décide. Un collaborateur IA peut préparer le dossier, vérifier la complétude, suivre le délai et rédiger le projet de notification de décision que le décideur relira, modifiera et signera.
Quel processus une collectivité devrait-elle automatiser en premier ?
Choisissez-en un à fort volume, doté d'une liste de contrôle publiée et d'un délai clair, où la difficulté actuelle tient à la ressaisie et aux relances. La réception des demandes et l'accusé de réception, un registre de renouvellement des permis ou le registre des délais FOI sont des points de départ fréquents, car la décision elle-même n'est pas touchée.
The Everything remplace-t-il un système de gestion des archives ?
Non. Il fonctionne dans votre Microsoft 365. Tout ce qu'il rédige ou enregistre reste dans vos boîtes aux lettres, SharePoint et fichiers, et vos obligations en matière d'archives continuent de s'appliquer. Vérifiez que votre système d'archivage intègre les projets et validations réalisés avec l'aide de l'IA.
Les données restent-elles en Australie ?
Pas nécessairement. La politique de confidentialité indique que le traitement par l'IA utilise Azure OpenAI et OpenAI, et que les prestataires peuvent traiter des informations en dehors de votre pays. Aucun pays d'hébergement n'est indiqué.
Ce site est-il indépendant ?
Non. Il est publié par SG1 Consulting, l'entreprise qui conçoit The Everything. Les recommandations sur les processus s'appliquent quel que soit l'outil que vous utilisez.
Un collaborateur IA au cœur de Microsoft 365
The Everything fonctionne dans Microsoft 365 et Teams. Il prépare, vérifie, assure le suivi et rédige, et il demande votre accord avant que quoi que ce soit d'important ne parte. Un essai gratuit de 14 jours est proposé, sans carte bancaire. Ensuite, il coûte $400 AUD/mois + GST (la taxe australienne sur les biens et services) par organisation, avec un nombre illimité de membres d'équipe. Menez votre propre évaluation de la sécurité, de la confidentialité et de la gestion des archives avant de l'utiliser pour des missions de service public.
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