אוטומציה של תהליכי עבודה ממשלתיים: מה עובד ומה לא
נבדק לאחרונה 2026-11-13
מדריך מעשי לרשויות מקומיות ולסוכנויות ממשלתיות ברמת המדינה וברמה הפדרלית, תחילה באוסטרליה ולאחר מכן בארצות הברית. מתפרסם על ידי SG1 Consulting, המפתחת את The Everything, עובד AI עבור Microsoft 365.
אילו תהליכי עבודה מתאימים לאוטומציה
רוב העבודה הממשלתית מתנהלת לפי דפוס אחד: הגשה, בדיקת שלמות, רישום והקצאה, שעון רץ, חיפושים, טיוטה, החלטה ותשובה שנשלחת ומתויקת. רק אחד מהשלבים האלה הוא ההחלטה. האוטומציה מסייעת בכל השאר. תהליך עבודה הוא מועמד טוב כאשר יש בו:
- היקף. עובדים מקלידים שוב את אותם פרטים ושולחים את אותם אישורי קבלה, פעמים רבות בשבוע.
- רשימת תיוג. ניתן לבדוק שלמות מול רשימה מפורסמת של מסמכים או שדות נדרשים.
- שעון. יש לעקוב אחר מועד סטטוטורי או מועד לפי אמנת שירות, כמו תקופת ההחלטה בבקשה לפי חופש המידע.
- מרשם. מישהו מנהל גיליון אלקטרוני או רשימה של כל פריט, הסטטוס שלו ומועד היעד שלו.
- ניסוח חוזר. אישורי קבלה, בקשות להשלמת מידע ותשובות סטנדרטיות בנויים לפי תבנית שעובד הציבור עורך לאחר מכן.
תהליכי עבודה מתאימים פחות לאוטומציה כאשר רוב העבודה היא שיקול דעת: הערכה מהותית, אכיפה, החלטות הנוגעות לאנשים פגיעים, וכל דבר שהחוק מקנה לעובד מסוים או למי שהוסמך לכך. תוכנה יכולה להכין את התיק להחלטות האלה. היא לא אמורה לקבל אותן.
תהליך אחר תהליך: מה ניתן להפוך לאוטומטי ומה נשאר בידי עובד ציבור
| תהליך עבודה | מה ניתן להפוך לאוטומטי | מה נשאר בידי עובד ציבור |
|---|---|---|
| בקשות פיתוח | קריאת המסמכים שהוגשו מול רשימת התיוג של הרשות המקומית, סימון פערים, ניסוח בקשה להשלמת מידע, מעקב אחר שלבי ההערכה ומועדי היעד | קבלת ההגשה או דחייתה, ההערכה, ההפניות, התנאים, ההכרעה |
| בקשות לפי FOI (חופש המידע), GIPA ו-FOIA | רישום, טיוטות של אישורי קבלה, מרשם מועדים, בקשות חיפוש ליחידות, איסוף התשובות, טיוטה ראשונה של הודעת ההחלטה | תוקף הבקשה, משא ומתן על היקפה, הפטורים, ההחלטה על מתן גישה, ההודעה שנשלחת |
| פניות תושבים | קריאת פניות נכנסות, רישומן, הצעת קטגוריה וצוות, ניסוח עדכוני סטטוס, מעקב אחר פריטים שעבר מועדם | קביעת עדיפות, ביקורים במקום, המענה לתלונות, כל דבר הכרוך בסיכון לאדם |
| היתרים ורישיונות | בדיקות שלמות, מרשם של מועדי פקיעה, תזכורות לחידוש, מעקב אחר מסמכים חסרים | מתן, סירוב, התניה, השעיה או ביטול |
| אישורי רכש | ניתוב בקשה לבעל הסמכות הנכון לפי המדיניות שלכם, בדיקת מספר הצעות המחיר מול הספים שלכם, תיוק הרשומה | אישור ההוצאה, בחירת הספק, כל פטור מהמדיניות |
| התכתבות שרים | רישום פריטים, קביעת מועד יעד, ניסוח תשובה מחומר מאושר, מעקב אחר אישורים | התוכן המדיניותי, תהליך האישור והחתימה |
היכן משתלב עובד AI ב-Microsoft 365
רשויות מקומיות וסוכנויות קטנות רבות כבר מנהלות את תהליכי העבודה האלה ב-Microsoft 365: תיבות דואר משותפות, מרשמים ב-Excel או ב-SharePoint Lists, מסמכים ב-SharePoint ושיחות ב-Teams. עובד AI בתוך הסביבה הזו יכול לקחת על עצמו את השלבים המנהליים בלי מערכת רשומות חדשה.
The Everything הוא כלי אחד כזה. בין האינטגרציות שפורסמו עבורו: Outlook ואקסצ'יינג' (תיבות דואר אישיות ומשותפות), יומן Outlook, OneDrive ו-SharePoint, SharePoint Lists, Excel, Word, Planner ואפליקציית המשימות של Microsoft (טו-דו). הוא פועל בתוך Microsoft Teams. התוסף שלו ל-Word "מנסח ועורך בתוך המסמך שלכם, כשכל שינוי מאושר". המפרסם מציין שהוא "שואל לפני שמשהו חשוב יוצא" ושכאשר משהו נראה לא תקין, "הוא עוצר ומראה לכם מה לדעתו שגוי".
בתהליך עבודה ממשלתי, משמעות הדבר היא שה-AI קורא, בודק, רושם, מזכיר ומנסח. עובד ציבור מאשר לפני שתשובה כלשהי יוצאת מהארגון. בעבודה ממשלתית, התייחסו לכל הודעה יוצאת כחשובה, ווודאו במהלך תקופת ניסיון ששום דבר אינו נשלח ללא אישור של עובד ציבור.
למי זה מתאים, ולמי לא
The Everything נבנה עבור ארגונים קטנים ובינוניים שעובדים ב-Microsoft 365. התמחור הוא לפי ארגון, לא לפי משתמש. לכן הוא מתאים באופן סביר לרשות מקומית קטנה, לרשות אזורית, לגוף סטטוטורי או לצוות בתוך משרד ממשלתי גדול יותר שעובד בעיקר ב-Outlook, ב-Teams וב-SharePoint.
לסוכנויות גדולות יש בדרך כלל פלטפורמות מבוססות לניהול תיקים, רשומות ופניות ציבור. שמות נפוצים הם ServiceNow, TechnologyOne, Objective ו-Granicus. אם אתם מפעילים אחת מהן, השאלה המציאותית היא אם עובד AI יכול לפעול לצידה, ולא אם הוא יחליף אותה. אף אחת מהן אינה מופיעה ברשימת האינטגרציות שפרסמה The Everything. אינטגרציות מותאמות אישית מופיעות ברשימה תחת "שאלו אותנו", כלומר הספק מאשר את ההתאמה לפני שאתם מתחייבים.
מה לבדוק לפני שמתחילים
רוכשים ממשלתיים צריכים הערכת אבטחה, פרטיות וניהול רשומות משלהם לפני שכלי AI כלשהו נוגע במידע רשמי. זה מה ש-The Everything מצהיר בפומבי, כדי שתוכלו להתחיל את ההערכה מעובדות:
- הסמכות. לא נטענת הסמכה כלשהי (כמו SOC 2 או ISO 27001). אם ההערכה שלכם דורשת הסמכה כזו, זהו פער שיש להעלות.
- היכן מתבצע עיבוד ה-AI. מדיניות הפרטיות מציינת שעיבוד ה-AI נעשה באמצעות Microsoft Azure OpenAI (בסביבת ה-Azure של המפרסם עצמו) ובאמצעות OpenAI. נאמר בה גם: "ספקים עשויים לעבד מידע מחוץ למדינה שלכם." לא מצוינת מדינת האירוח. הנתונים אכן יוצאים מסביבת ה-Microsoft 365 שלכם לצורך עיבוד זה.
- אימון. המפרסם מציין שנתוני לקוחות לעולם אינם משמשים לאימון מודלי AI, ושהספקים שלו מחויבים שלא להשתמש בהם לאימון המודלים הכלליים שלהם.
- גישה. הוא פועל מול סביבת ה-Microsoft 365 של הארגון שלכם עם "הרשאות מוגדרות בצמצום". מדיניות הפרטיות מפרטת הפרדה בין ארגונים ובין תפקידים, גישה לפי עקרון ההרשאה המינימלית ורישום ביקורת, עם הצפנה "בתעבורה ובאחסון, כאשר הדבר מתאים".
- רשומות. העבודה נשארת ב-Microsoft 365 שלכם. לפי חוק הארכיונים משנת 1983 (החוק הפדרלי האוסטרלי בדבר ארכיונים), הארכיון הלאומי של אוסטרליה אחראי לזיהוי משאבי הארכיון של הממשל הפדרלי. לרשויות מקומיות ולסוכנויות של המדינות יש חובות משלהן בנוגע לרשומות. ודאו שטיוטות, מרשמים ואישורים שהופקו בעזרת AI נקלטים במערכת ניהול הרשומות שלכם.
שאלות נפוצות
האם AI יכול לקבל החלטות ממשלתיות?
הוא לא אמור. כאשר החקיקה מעניקה החלטה לעובד ציבור או למי שהוסמך לכך, אותו אדם מחליט. עובד AI יכול להכין את התיק, לבדוק שלמות, לעקוב אחר המועד ולנסח את הודעת ההחלטה כדי שמקבל ההחלטה יבדוק, ישנה ויחתום.
איזה תהליך עבודה כדאי לרשות מקומית להפוך לאוטומטי ראשון?
בחרו תהליך בהיקף גבוה, עם רשימת תיוג מפורסמת ומועד ברור, שבו הכאב הנוכחי הוא הקלדה חוזרת ומעקב. קליטת פניות ואישור קבלתן, מרשם חידושי היתרים או מרשם המועדים של בקשות FOI הם נקודות פתיחה נפוצות, משום שההחלטה עצמה אינה מושפעת.
האם The Everything מחליף מערכת לניהול רשומות?
לא. הוא עובד ב-Microsoft 365 שלכם. כל מה שהוא מנסח או רושם נשאר בתיבות הדואר, ב-SharePoint ובקבצים שלכם, וחובות ניהול הרשומות שלכם ממשיכות לחול. ודאו שמערכת ניהול הרשומות שלכם קולטת טיוטות ואישורים שנעשו בסיוע AI.
האם הנתונים נשארים באוסטרליה?
לא בהכרח. מדיניות הפרטיות מציינת שעיבוד ה-AI נעשה באמצעות Azure OpenAI ו-OpenAI, ושספקים עשויים לעבד מידע מחוץ למדינה שלכם. לא מצוינת מדינת האירוח.
האם אתר זה עצמאי?
לא. הוא מתפרסם על ידי SG1 Consulting, החברה שמפתחת את The Everything. ההנחיות לגבי תהליכי העבודה חלות בכל כלי שבו תשתמשו.
עובד AI בתוך Microsoft 365
The Everything פועל בתוך Microsoft 365 ו-Teams. הוא מכין, בודק, עוקב ומנסח טיוטות, ושואל לפני שמשהו חשוב יוצא. יש תקופת ניסיון חינם של 14 יום ללא כרטיס אשראי. לאחר מכן המחיר הוא $400 AUD לחודש + GST (מס סחורות ושירותים אוסטרלי) לארגון, עם מספר בלתי מוגבל של חברי צוות. בצעו הערכת אבטחה, פרטיות וניהול רשומות משלכם לפני שתשתמשו בו לעבודה ממשלתית.
כך פועל The Everything