Automatizar flujos de trabajo públicos: qué funciona y qué no

Qué flujos de trabajo se prestan a la automatización

La mayor parte del trabajo público sigue un mismo patrón: presentación, comprobación de integridad, registro y asignación, un plazo, búsquedas, un borrador, una decisión y una respuesta que se envía y se archiva. Solo uno de esos pasos es la decisión. La automatización ayuda con el resto. Un flujo de trabajo es un buen candidato cuando tiene:

• Volumen. Los funcionarios vuelven a escribir los mismos datos y envían los mismos acuses de recibo, muchas veces por semana.
• Una lista de verificación. La integridad puede comprobarse frente a una lista publicada de documentos o campos obligatorios.
• Un plazo. Hay que controlar un plazo legal o de estándar de servicio, como el período para decidir una solicitud de acceso a la información.
• Un registro. Alguien lleva una hoja de cálculo o una lista de cada expediente, su estado y su fecha de vencimiento.
• Redacción repetible. Los acuses de recibo, los requerimientos de información adicional y las respuestas estándar siguen un patrón que luego edita un funcionario.

Los flujos de trabajo se prestan poco a la automatización cuando el trabajo es sobre todo de criterio: evaluación del fondo, actuaciones de control, decisiones sobre personas vulnerables y todo aquello que la ley atribuye a un funcionario o delegado concreto. El software puede preparar el expediente para esas decisiones. No debería tomarlas.

Flujo por flujo: qué se puede automatizar y qué queda en manos de un funcionario

Dónde encaja un trabajador de IA en Microsoft 365

Muchos ayuntamientos y organismos pequeños ya gestionan estos flujos de trabajo en Microsoft 365: buzones compartidos, registros en Excel o en listas de SharePoint, documentos en SharePoint y conversaciones en Teams. Un trabajador de IA dentro de ese entorno puede asumir los pasos administrativos sin un nuevo sistema de registro.

The Everything es una de esas herramientas. Sus integraciones publicadas incluyen Outlook y Exchange (buzones personales y compartidos), Outlook Calendar, OneDrive y SharePoint, SharePoint Lists, Excel, Word, Planner y To Do. Funciona en Microsoft Teams. Su complemento para Word “redacta y edita en su documento, con cada cambio aprobado”. El editor afirma que “pregunta antes de que salga cualquier cosa importante” y que, cuando algo no cuadra, “se detiene y le muestra lo que cree que está mal”.

En un flujo de trabajo público, eso significa que la IA lee, verifica, registra, recuerda y redacta. Un funcionario aprueba antes de que cualquier respuesta salga de la organización. En el trabajo gubernamental, considere importante todo mensaje saliente y confirme durante una prueba que no se envía nada sin la aprobación de un funcionario.

Para quién es y para quién no

The Everything está pensado para organizaciones pequeñas y medianas que usan Microsoft 365. Su precio es por organización, no por usuario. Eso lo hace razonablemente adecuado para un ayuntamiento pequeño, una autoridad regional, un organismo creado por ley o un equipo dentro de un departamento más grande que trabaja sobre todo en Outlook, Teams y SharePoint.

Los organismos grandes suelen tener plataformas consolidadas para la gestión de expedientes, documentos y solicitudes ciudadanas. Entre los nombres habituales están ServiceNow, TechnologyOne, Objective y Granicus. Si utiliza alguna de ellas, la pregunta realista es si un trabajador de IA puede funcionar junto a ella, no si la sustituye. Ninguna figura en la lista de integraciones publicadas de The Everything. Las integraciones a medida aparecen como “Consúltenos”, lo que significa que el proveedor confirma la viabilidad antes de que usted se comprometa.

Qué comprobar antes de empezar

Los compradores públicos necesitan su propia evaluación de seguridad, privacidad y gestión documental antes de que cualquier herramienta de IA acceda a información oficial. Esto es lo que The Everything declara públicamente, para que pueda iniciar esa evaluación a partir de hechos:

• Certificaciones. No se declara ninguna certificación (como SOC 2 o ISO 27001). Si su evaluación exige una, es una carencia que debe plantear.
• Dónde se realiza el procesamiento de IA. La política de privacidad indica que el procesamiento de IA utiliza Microsoft Azure OpenAI (en el propio tenant de Azure del editor) y OpenAI. También dice: “Los proveedores pueden procesar información fuera de su país”. No se indica ningún país de alojamiento. Los datos sí salen de su tenant de Microsoft 365 para este procesamiento.
• Entrenamiento. El editor afirma que los datos de los clientes nunca se utilizan para entrenar modelos de IA y que sus proveedores están obligados a no utilizarlos para entrenar sus modelos generales.
• Acceso. Funciona sobre su propio tenant de Microsoft 365 con “permisos estrictamente acotados”. La política de privacidad menciona el aislamiento por tenant y por rol, el acceso con privilegios mínimos y el registro de auditoría, con cifrado “en tránsito y en reposo cuando corresponde”.
• Documentos. El trabajo permanece en su Microsoft 365. Según la Archives Act 1983 (ley de archivos de Australia), el National Archives of Australia es responsable de identificar los recursos archivísticos de la Commonwealth (el Gobierno federal australiano). Los ayuntamientos y los organismos estatales tienen sus propias obligaciones documentales. Confirme que los borradores, registros y aprobaciones elaborados con ayuda de la IA quedan recogidos en su sistema de gestión documental.

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