調達承認：決裁ルート、見積の基準額、記録

どの規則が適用されるか

連邦調達規則（2025年11月17日版）には、「すべての調達に適用される規則」と「該当する調達基準額以上の調達に適用される追加の規則」が含まれています。基準額は財務省が公表しています。ここではなく、そちらで確認してください。

州政府機関や自治体は、それぞれの法令、調達方針、財務上の権限委任に基づいて業務を行っています。米国の機関や地方自治体には、連邦、州、地方の購買規則があります。いずれの場合も、実務上の入力は同じで、すべて自組織の文書から得られます。

• 権限委任表（誰がいくらまで承認できるか）。
• 各金額帯で必要な見積または入札。
• 義務的なパネル、常設の購買契約、適用除外。
• 何をどこに記録しなければならないか。

決裁ルート

購入依頼は通常、内容、見積金額、コストセンター、添付の見積書を含むメールやフォームとして届きます。AI ワーカーはそれを読み取り、権限委任表からどの決裁権者の承認が必要かを判断し、簡潔な要約を付けて Teams またはメールでその人に依頼を送ることができます。依頼が承認、却下、または追加情報のために差し戻されるまで追跡します。決裁権者が不在の場合は、代理者に関するお客様のルールに従います。

依頼者に依頼の状況を伝えたり、依頼が目標時間を超えて滞っている場合に決裁権者にリマインドしたりすることもできます。

見積を基準額と照合する

方針が与えられれば、AI は依頼に金額に応じて必要な件数の見積があるかを確認できます。見積が同じ範囲を対象としているか、推奨された供給業者が最安値か、そうでない場合は理由が記録されているかも確認できます。それぞれが基準額を下回るように小口の購入に分割されているように見える依頼については、人が確認できるようそのパターンを指摘できます。

The Everything の公表されている機能には、見積依頼の送付と、返ってきた見積の比較が含まれます。これらは、作業を外注する企業向けに作られたものです。行政機関であれば、独自のルールを設定し、見積依頼を送る前に承認することになります。

記録の保存

調達の決定には明確な記録が必要です。依頼、見積、評価、承認、そして誰がいつ承認したかです。AI は依頼の進行に合わせて、その記録を SharePoint のフォルダーやリストにまとめられるため、後で受信トレイを探し回る必要がありません。オーストラリア連邦の機関については、1983年公文書法により、国立公文書館が連邦の保存対象記録を特定する責任を負っています。自治体や州政府機関には独自の記録管理規則があります。調達の記録が確実に記録管理システムに収められるようにしてください。

人に残ること

• 権限委任表に記載された決裁権者による支出の承認。
• 供給業者の選定と、費用対効果の判断。
• 方針の適用除外、随意契約の判断、利益相反。
• 契約条件とあらゆる交渉。

最終的に大臣の決裁に回る承認は、大臣宛て書簡のページで説明しているパターンに従います。供給業者の情報に AI を使う前に、始める前に確認すべきことをご覧ください。

よくある質問