許可・免許：申請、更新、リマインダー

新規申請

許可申請の多くは、同じ理由で最初の確認を通りません。証明書の欠落、期限切れの保険書類、署名のない宣誓書、寸法のない図面などです。AI ワーカーは、各申請をその許可種別のチェックリストと照合し、次の点を報告できます。

• どの必要書類がそろっていて、どれが不足し、どれが期限切れか（例えば、有効期限が過ぎた保険付保証明書）。
• 氏名、住所、事業者情報が申請書と添付書類の間で一致しているか。
• 申請者がまだ提出する必要があるもの。職員が承認するためのメールの下書きとして作成します。

職員は、不足を探すために添付ファイルを一つずつ開く代わりに、そろった資料を確認できます。

更新とリマインダー

台帳がずれていくのは更新の場面です。有効期限はスプレッドシートに記載されたままで、リマインダーは誰かが確認を忘れないかどうかにかかっています。AI ワーカーは台帳を監視し、設定した間隔で許可の保有者への更新リマインダーを下書きし、更新していない人に督促できます。今週失効する許可を Teams で職員に知らせることもできます。The Everything は機能の一つとしてフォローアップとスケジュール管理を挙げており、「有効期限の60日前と14日前にリマインドする」といった、お客様が与える継続的なルールを保持します。

更新リマインダーは住民に送られるため、職員が文面を一度承認し、送信内容を確認すべきです。The Everything は、重要なものを送る前に確認を求めるとしています。定型的なリマインダーにそれがどう適用されるかを、トライアル中に確認してください。

台帳を正確に保つ

台帳が記録です。台帳は AI の中ではなく、チームがすでに使っている SharePoint リストや Excel ブックで管理してください。AI は、届いた申請、お客様のシステムに記録された支払い、職員の決定をもとに台帳を更新し、各変更を記録します。そうすれば、ツールの使用をやめても、台帳はこれまでどおりの場所に残ります。The Everything の料金ページには、解約しても「すべてはこれまでどおりの場所、つまりお客様の Microsoft アカウントの中に残ります」と記載されています。

AI が管理する台帳は、Teams で「今月検査予定の食品営業施設はどこか」「保険書類を待っているイベント許可はどれか」といった質問に答えることもできます。

人に残ること

• 許可や免許の付与、拒否、条件付与。
• 停止、取消し、あらゆる法執行措置。
• 検査とその結果。
• 手数料の免除や方針の例外。

開発許可については開発申請のページで別途扱っています。申請以外の住民からの要望は住民からの要望のページにあります。

適した組織

この方法は、Microsoft 365 のメール、フォーム、スプレッドシートで許可業務を運用している自治体や機関に適しています。許可を専用の免許管理システムや不動産管理システムで管理している場合、台帳はそこに残すべきです。連携がない限り、AI ワーカーが担えるのはその周辺の書簡に限られます。公表済み連携先一覧にないシステムについては、ベンダーにお問い合わせください。申請者の情報に AI を使う前に、始める前に確認すべきことをお読みください。

よくある質問