Indkøbsgodkendelser: fordeling, beløbsgrænser for tilbud og dokumentation

Hvis regler gælder

Commonwealth Procurement Rules (version af 17. november 2025) indeholder »regler for alle indkøb« samt »supplerende regler for indkøb på eller over den relevante tærskelværdi«. Tærskelværdierne offentliggøres af Department of Finance. Kontrollér dem der, ikke her.

Delstatsmyndigheder og kommuner arbejder efter deres egen lovgivning, indkøbspolitik og økonomiske bemyndigelser. Amerikanske myndigheder og lokale myndigheder har føderale, delstatslige og lokale indkøbsregler. I alle tilfælde er de praktiske input de samme, og de kommer alle fra jeres egne dokumenter:

• bemyndigelsesoversigten (hvem der kan godkende hvad, op til hvilken værdi);
• kravet om tilbud eller udbud i hvert værdiinterval;
• eventuelle obligatoriske leverandørpaneler, rammeaftaler eller undtagelser;
• hvad der skal dokumenteres, og hvor.

Fordeling til godkendelse

En indkøbsanmodning modtages typisk som en e-mail eller formular med en beskrivelse, en anslået værdi, et omkostningssted og vedhæftede tilbud. En AI-medarbejder kan læse den, ud fra jeres bemyndigelsesoversigt finde ud af, hvilken bemyndiget person der skal godkende, og sende anmodningen til vedkommende i Teams eller pr. e-mail med et kort resumé. Den følger anmodningen, indtil den er godkendt, afvist eller sendt retur for at få flere oplysninger. Hvis den bemyndigede person er fraværende, følger den jeres regler for, hvem der træder i stedet.

Den kan også fortælle anmoderne, hvor deres anmodning befinder sig, og minde de bemyndigede personer om det, når en anmodning har ventet længere end jeres mål.

Kontrol af tilbud mod jeres beløbsgrænser

Ud fra jeres politik kan AI'en kontrollere, om en anmodning har det antal tilbud, der kræves for dens værdi. Den kan også kontrollere, om tilbuddene beskriver det samme omfang, og om den anbefalede leverandør er den billigste, eller, hvis ikke, om der er noteret en begrundelse. Hvor en anmodning ser ud til at være opdelt i mindre indkøb, der hver især ligger under en beløbsgrænse, kan den markere mønstret, så en person kan se på det.

The Everythings offentliggjorte funktioner omfatter afsendelse af anmodninger om tilbud og sammenligning af de tilbud, der kommer retur. De er bygget til virksomheder, der indhenter tilbud på opgaver. En myndighed vil fastsætte sine egne regler og godkende enhver anmodning om tilbud, før den sendes.

Dokumentation

Indkøbsbeslutninger kræver en klar dokumentation: anmodningen, tilbuddene, evalueringen, godkendelsen, og hvem der traf den og hvornår. AI'en kan samle den dokumentation i en SharePoint-mappe eller -liste, efterhånden som anmodningen skrider frem, så intet afhænger af, at man senere søger i indbakker. For forbundsstatens enheder gør Archives Act 1983 (Australiens føderale arkivlov) National Archives ansvarlig for at udpege forbundsstatens arkivalier. Kommuner og delstatsmyndigheder har deres egne regler for journalisering. Sørg for, at dokumentationen af indkøbet havner i jeres journalsystem.

Hvad bliver hos en person

• Godkendelsen af udgiften, foretaget af den bemyndigede person, der er angivet i jeres oversigt.
• Valg af leverandør og vurderingen af, om der opnås mest værdi for pengene.
• Undtagelser fra politikken, beslutninger om direkte tildeling og interessekonflikter.
• Kontraktvilkår og enhver forhandling.

Godkendelser, der ender på en ministers bord, følger mønstret på siden ministerkorrespondance. Før I bruger AI på leverandøroplysninger, så se hvad I bør kontrollere, før I går i gang.

Spørgsmål, vi ofte får