Anmodninger om aktindsigt: registrering, frister, søgninger og udkast til afgørelser

Lovbestemte frister efter jurisdiktion

Kilder: faktaark fra NSW Information and Privacy Commission (herunder »Calculation of Time and the GIPA Act«), OAIC's FOI Guidelines Part 3 (v1.10, februar 2026) og foia.gov. Optælling i arbejdsdage og kalenderdage er forskellig, så fristregistret bør følge tilsynsmyndighedens egen vejledning i beregning af frister. En medarbejder bør bekræfte den første frist for hver anmodning.

Modtagelse, registrering og kvittering

Anmodninger modtages pr. e-mail, via webformular eller med post. En AI-medarbejder, der overvåger den fælles postkasse for aktindsigt, kan:

• Registrere anmodningen i et register (en SharePoint-liste eller en Excel-projektmappe) med ansøger, modtagelsesdato, omfang som formuleret og eventuelt betalt gebyr.
• Udarbejde et udkast til kvitteringsbrev med den beregnede frist, som medarbejderen for aktindsigt godkender.
• Markere forhold, som medarbejderen bør overveje vedrørende gyldighed, såsom en manglende korrespondanceadresse, et uklart omfang eller et ubetalt gebyr efter GIPA. Selve afgørelsen om gyldighed bliver hos medarbejderen.
• Notere mulige relaterede anmodninger fra samme ansøger eller om samme emne, så medarbejderen kan afgøre, om de skal koordineres.

Koordinering af søgninger og samling af dokumenter

Det meste af tiden i sager om aktindsigt går med at finde dokumenter. AI'en kan efter godkendelse udarbejde og sende en søgeanmodning til hver fagenhed, der kan have relevante dokumenter. Anmodningen indeholder omfanget, de søgeord, der er aftalt med ansøgeren, og den dato, hvor enheden senest skal svare, fastsat et godt stykke inden for den lovbestemte frist. Den holder styr på, hvem der har svaret, og udarbejder påmindelser til enheder, der ikke har. Den samler også de modtagne dokumenter i en mappe for anmodningen med en oversigt over hvert dokument.

Hvis jeres dokumenter ligger i Microsoft 365, kan AI'en også hjælpe med at søge i postkasser og SharePoint inden for de tilladelser, den har fået. Søgninger i andre systemer bliver hos fagenheden. Dokumentationen af søgningen er vigtig: notér, hvor der er søgt, af hvem og hvornår, fordi en klageinstans kan spørge.

Udkast til afgørelsen for beslutningstageren

Når dokumenterne er samlet, kan AI'en forberede et første udkast til afgørelsen i Word. Udkastet indeholder en beskrivelse af anmodningen, de foretagne søgninger, de fundne dokumenter og beslutningstagerens noter til hvert dokument, opstillet i myndighedens standardformat. Det indeholder også klagevejledning i den formulering, som myndigheden bruger. I Word »udarbejder og redigerer The Everything i dit dokument, og hver ændring godkendes«.

AI'en bør ikke vælge undtagelser eller afveje offentlighedens interesse. Den kan stille det materiale op, som beslutningstageren har brug for, og holde afgørelsen i overensstemmelse med tidligere afgørelser, som vedkommende har godkendt.

Hvad bliver hos en person

• Om en anmodning er gyldig, og enhver forhandling med ansøgeren om omfang eller gebyrer.
• Høring af tredjemand og afvejningen af indsigelser.
• Enhver undtagelse, ethvert skøn over offentlighedens interesse og afgørelsen om aktindsigt.
• Valg af overstregninger og den endelige afgørelse, der sendes.

Anmodninger om aktindsigt indeholder ofte personoplysninger. Før et AI-værktøj håndterer dem, så læs hvad I bør kontrollere, før I går i gang. Tilsvarende mønstre for modtagelse og frister gælder for ministerkorrespondance.

Spørgsmål, vi ofte får