Byggeansøgninger: automatisering af modtagelse og kontrol af fuldstændighed

Hvad reglerne siger om modtagelse (eksempel fra NSW)

Reglerne er forskellige fra delstat til delstat, så kontrollér jeres egen planlovgivning. NSW giver et klart eksempel på, hvordan modtagelsen er struktureret:

• Fuldstændighed før indlevering. Ansøgninger via NSW Planning Portal »skal kontrolleres for fuldstændighed, før de kan indleveres«.
• Frist for afvisning. En kommune kan afvise en ansøgning »inden for 14 dage efter indlevering« og »kun… af de grunde, der er anført i section 39 i Environmental Planning and Assessment Regulation 2021« (NSW's forordning om planlægning og miljøvurdering).
• Måltal. NSW-kommunernes vejledning om behandling af byggesager (opdateret 4. maj 2023) fastsætter måltal: almindelige ansøgninger afgøres inden for 40 dage, hasteansøgninger inden for 25 dage, og ufuldstændige ansøgninger trækkes tilbage inden for 14 dage. Der er tale om måltal, ikke den lovbestemte frist, hvorefter en ansøgning anses for afslået.

Nogle projekter kræver også godkendelse fra forbundsregeringen. Efter EPBC Act (Australiens føderale lov om miljø- og biodiversitetsbeskyttelse) skal en bygherre »indsende en anmeldelse, hvis dit projekt kan påvirke beskyttede forhold«, og godkendelser fra forbundsregeringen og delstaten er adskilte. En kommunal modtagekontrol kan markere, når en ansøgning nævner forhold, der kan kræve en anmeldelse, så medarbejderen kan stille spørgsmålet tidligt.

Hvad en AI-medarbejder kan kontrollere ved modtagelsen

Kommunens tjekliste for indlevering er regelsættet. AI'en sammenholder det indleverede med tjeklisten og rapporterer derefter til den medarbejder, der står for modtagelsen:

• Krævede dokumenter foreligger. Tegninger, redegørelse for miljøpåvirkninger, ejerens samtykke, BASIX- eller tilsvarende certifikater og eventuelle specialistrapporter, som jeres tjekliste kræver for den pågældende ansøgningstype.
• Overensstemmelse. Om adresse, matrikeloplysninger, ansøgerens navn og beskrivelsen af projektet stemmer overens mellem formularen og bilagene.
• Læsbarhed og format. Tegninger uden målestok, manglende facadetegninger, formularer uden underskrift eller dokumenter, der ikke kan læses.
• Gebyrer. Om der er registreret et gebyr for ansøgningen, hvis jeres proces registrerer det et sted, som AI'en har adgang til.

Resultatet er et kort resumé af fuldstændigheden, hvor hver mangel er knyttet til det punkt på tjeklisten, der ikke er opfyldt. Ud fra det udarbejder AI'en et udkast i Word til en anmodning om supplerende oplysninger, som medarbejderen redigerer. Medarbejderen afgør, om manglen er grundlag for afvisning, for en anmodning om oplysninger eller er acceptabel.

Opfølgning på behandlingen efter indlevering

Når en ansøgning er accepteret, gennemløber den en række faser: fordeling, naboorientering, høringer, anmodninger om oplysninger, vurderingsrapport og afgørelse. Et register i Excel eller en SharePoint-liste kan rumme hver ansøgnings fase, sagsbehandler, vigtige datoer og næste handling. En AI-medarbejder kan holde registret ajour ud fra postkassen og dokumenterne. Den kan tælle dage mod jeres måltal og hver morgen sende et resumé i Teams over ansøgninger, der nærmer sig et måltal eller afventer en høring.

Den kan også udarbejde udkast til rutinekorrespondance: kvitteringer, følgebreve til høringer, påmindelser til ansøgere, der ikke har besvaret en anmodning om oplysninger, og orienteringsbreve, som medarbejderen godkender. Intet sendes uden godkendelse. The Everything oplyser, at det spørger, før noget vigtigt bliver sendt. Når det gælder kommunal korrespondance, bør hvert udgående brev betragtes som vigtigt.

Hvad bliver hos en person

• Accept eller afvisning af indleveringen og den begrundelse, der gives.
• Den indholdsmæssige vurdering, høringssvar og den vægt, der lægges på indsigelser.
• Vilkår for tilladelsen og selve afgørelsen.
• Enhver samtale med en ansøger eller en indsiger, der indebærer skøn eller forhandling.

AI'en forbereder og følger op. Planlæggeren og den bemyndigede person træffer afgørelsen.

Andre delstater og byggetilladelser i USA

Hver australsk delstat har sin egen planlovgivning, sin egen portal og sine egne frister. Mønstret er det samme: en tjekliste, en kontrol af fuldstændighed, en frist og en afgørelse. Opbyg AI'ens tjekliste ud fra jeres egen delstats krav, ikke ud fra NSW's.

Lokale myndigheder i USA behandler zone- og byggetilladelser efter delstatslig og lokal lovgivning uden én fælles national regel. Den samme tilgang til modtagelse gælder. Føderale projekter kan også udløse NEPA (USA's føderale miljølov), som kræver, at føderale myndigheder vurderer »større føderale handlinger, der i væsentlig grad påvirker miljøet«, gennem en Environmental Assessment eller en Environmental Impact Statement. Fornyelse af tilladelser og tilsyn er beskrevet på siden tilladelser og bevillinger. Før I bruger et AI-værktøj på ansøgeroplysninger, så se hvad I bør kontrollere, før I går i gang.

Spørgsmål, vi ofte får