Pedidos de licenciamento urbanístico: automatizar o protocolo e a verificação de completude

O que as regras dizem sobre o protocolo (exemplo de NSW)

As regras variam de um estado para outro, portanto consulte a sua própria legislação urbanística. NSW oferece um exemplo claro de como o protocolo é estruturado:

• Completude antes do protocolo. Os pedidos do NSW Planning Portal “devem ter a completude verificada antes de poderem ser protocolados”.
• Prazo para rejeição. Um governo local pode rejeitar um pedido “em até 14 dias após o protocolo”, e “somente… pelos motivos indicados na seção 39 do Environmental Planning and Assessment Regulation 2021” (o regulamento de planejamento e avaliação ambiental de NSW).
• Referências. O guia de análise urbanística para os governos locais de NSW (atualizado em 4 de maio de 2023) fixa referências: pedidos padrão decididos em 40 dias, pedidos de tramitação rápida em 25 dias e 14 dias para retirar pedidos incompletos. São referências, não o prazo legal de indeferimento tácito.

Alguns projetos também precisam de aprovação da Commonwealth. Nos termos do EPBC Act (a lei federal australiana de proteção ambiental e conservação da biodiversidade), o empreendedor deve “apresentar uma notificação se o seu projeto puder afetar qualquer um dos bens protegidos”, e as aprovações da Commonwealth e do estado são independentes. Uma verificação de protocolo do governo local pode apontar quando um pedido menciona aspectos que podem exigir notificação, para que o servidor levante a questão cedo.

O que um colaborador de IA pode verificar no protocolo

A lista de verificação de protocolo do governo local é a regra. A IA compara o que foi protocolado com ela e depois informa o servidor responsável pelo recebimento:

• Presença dos documentos obrigatórios. Plantas, declaração de efeitos ambientais, consentimento do proprietário, certificados BASIX ou equivalentes e qualquer laudo técnico que a sua lista exija para aquele tipo de pedido.
• Consistência. Se o endereço, os dados de lote e planta cadastral, o nome do requerente e a descrição do empreendimento coincidem no formulário e nos anexos.
• Legibilidade e formato. Plantas sem escala, elevações ausentes, formulários sem assinatura ou documentos ilegíveis.
• Taxas. Se uma taxa foi registrada para o pedido, caso o seu processo a registre em algum lugar que a IA possa acessar.

O resultado é um breve resumo de completude, com cada lacuna vinculada ao item da lista que ela não atende. A partir dele, a IA redige no Word um pedido de complementação de informações para o servidor editar. O servidor decide se a lacuna é motivo de rejeição, de pedido de complementação ou se é aceitável.

Acompanhamento da análise após o protocolo

Depois de aceito, o pedido passa por várias etapas: distribuição, publicidade, consultas a outros órgãos, pedidos de complementação, parecer técnico e decisão. Um registro em Excel ou em uma lista do SharePoint pode guardar a etapa, o servidor responsável, as datas principais e a próxima ação de cada pedido. Um colaborador de IA pode manter esse registro atualizado a partir da caixa de correio e dos documentos. Ele pode contar os dias com base nas suas referências e enviar toda manhã, no Teams, um resumo dos pedidos que se aproximam de uma referência ou aguardam uma manifestação de outro órgão.

Ele também pode redigir a correspondência de rotina: confirmações de recebimento, ofícios de encaminhamento para consulta, lembretes a requerentes que não responderam a um pedido de complementação e comunicações para o servidor aprovar. Nada é enviado sem aprovação. The Everything afirma que pergunta antes que qualquer coisa importante seja enviada. Na correspondência do governo local, trate toda carta enviada como importante.

O que fica com uma pessoa

• Aceitar ou rejeitar o protocolo, e os motivos apresentados.
• A análise de mérito, os pareceres dos órgãos consultados e o peso dado às manifestações.
• As condicionantes da licença e a própria decisão.
• Qualquer conversa com um requerente ou impugnante que envolva julgamento ou negociação.

A IA prepara e acompanha. O analista urbanístico e o delegado decidem.

Outros estados e licenciamento nos EUA

Cada estado australiano tem sua própria legislação urbanística, seu portal e seus prazos. O padrão é o mesmo: uma lista de verificação, uma etapa de completude, um prazo, uma decisão. Monte a lista de verificação da IA a partir dos requisitos do seu próprio estado, não dos de NSW.

Nos EUA, os governos locais tratam licenças de zoneamento e de construção com base na legislação estadual e local, sem uma regra nacional única. A mesma abordagem de protocolo se aplica. Projetos federais também podem acionar a NEPA, que exige que os órgãos federais avaliem as “principais ações federais que afetem significativamente o meio ambiente” por meio de um Environmental Assessment (avaliação ambiental) ou de um Environmental Impact Statement (estudo de impacto ambiental). Renovações de alvarás e vistorias são tratadas na página de alvarás e licenças. Antes de usar qualquer ferramenta de IA com informações de requerentes, veja o que verificar antes de começar.

Perguntas frequentes