Wnioski FOI: rejestracja, terminy, wyszukiwanie i projekty decyzji
Ostatnia weryfikacja 2026-11-13
Ta strona omawia wnioski o dostęp na podstawie GIPA Act (ustawy NSW o dostępie do informacji rządowych), federalne wnioski FOI w Australii oraz wnioski na podstawie FOIA (amerykańskiej federalnej ustawy o wolności informacji). Pozostałe stany Australii i stany USA mają własne przepisy, dlatego należy sprawdzić ustawodawstwo, które ma zastosowanie w danym przypadku.
Terminy ustawowe według jurysdykcji
| Jurysdykcja | Termin na decyzję | Przedłużenia i konsekwencje |
|---|---|---|
| NSW (GIPA Act) | Decyzja o ważności wniosku w ciągu 5 dni roboczych; decyzja w ciągu 20 dni roboczych | Przedłużenia o maksymalnie 10 dni roboczych, przy maksymalnym przedłużeniu do 15 dni roboczych. Opłata za wniosek wynosi $40. |
| Szczebel federalny Australii (FOI Act 1982) | Nie później niż 30 dni od otrzymania wniosku (s 15(5)(b)) | Konsultacje z osobami trzecimi wydłużają termin o 30 dni (s 15(6)); wnioskodawca może zgodzić się na maksymalnie 30 kolejnych dni (s 15AA). Przekroczenie terminu oznacza domniemaną decyzję o odmowie udostępnienia. |
| Szczebel federalny USA (FOIA) | 20 dni, z wyłączeniem sobót, niedziel i ustawowych dni wolnych od pracy | Okoliczności nadzwyczajne wydłużają termin o 10 dni. Nie ma opłaty wstępnej, a pierwsze 2 godziny wyszukiwania i pierwsze 100 stron są zazwyczaj bezpłatne. |
Źródła: arkusze informacyjne NSW Information and Privacy Commission (w tym „Calculation of Time and the GIPA Act”), wytyczne OAIC dotyczące FOI (FOI Guidelines), część 3 (v1.10, luty 2026), oraz foia.gov. Liczenie dni roboczych i dni kalendarzowych się różni, dlatego rejestr terminów powinien stosować wytyczne organu nadzorczego dotyczące obliczania terminów. Urzędnik powinien potwierdzić pierwszy termin dla każdego wniosku.
Przyjmowanie, rejestracja i potwierdzenie
Wnioski wpływają pocztą elektroniczną, przez formularz internetowy lub pocztą tradycyjną. Pracownik AI monitorujący wspólną skrzynkę FOI może:
- Zarejestrować wniosek w rejestrze (na liście SharePoint lub w skoroszycie Excel), podając wnioskodawcę, datę wpływu, zakres w brzmieniu z wniosku oraz ewentualnie uiszczoną opłatę.
- Przygotować projekt pisma potwierdzającego z obliczonym terminem, do zatwierdzenia przez urzędnika ds. FOI.
- Wskazać urzędnikowi kwestie do rozważenia w zakresie ważności wniosku, takie jak brak adresu do korespondencji, niejasny zakres lub nieuiszczona opłata w trybie GIPA. Sama decyzja o ważności pozostaje w gestii urzędnika.
- Odnotować możliwe powiązane wnioski tego samego wnioskodawcy lub dotyczące tej samej sprawy, aby urzędnik mógł zdecydować, czy je skoordynować.
Koordynacja wyszukiwania i zestawianie dokumentów
Najwięcej czasu w sprawach FOI zajmuje odnajdywanie dokumentów. AI może przygotować i — po zatwierdzeniu — wysłać prośbę o wyszukanie do każdej komórki organizacyjnej, która może posiadać dokumenty. Prośba zawiera zakres, wyszukiwane hasła uzgodnione z wnioskodawcą oraz datę, do której komórka musi odpowiedzieć, ustaloną z dużym zapasem w ramach terminu ustawowego. AI śledzi, kto odpowiedział, i przygotowuje przypomnienia dla komórek, które tego nie zrobiły. Zestawia też zwrócone dokumenty w folderze dla danego wniosku wraz z wykazem każdego z nich.
Jeśli dokumentacja znajduje się w Microsoft 365, AI może również pomóc w przeszukiwaniu skrzynek pocztowych i SharePoint w ramach przyznanych jej uprawnień. Przeszukiwanie innych systemów pozostaje zadaniem komórki organizacyjnej. Zapis wyszukiwania ma znaczenie: należy odnotować, gdzie, przez kogo i kiedy przeprowadzono wyszukiwanie, ponieważ organy kontrolne mogą o to zapytać.
Projekt decyzji dla osoby decydującej
Po zestawieniu dokumentów AI może przygotować w Wordzie pierwszy projekt decyzji. Projekt obejmuje opis wniosku, przeprowadzone wyszukiwania, odnalezione dokumenty oraz uwagi osoby decydującej do każdego dokumentu, przedstawione w standardowym formacie urzędu. Zawiera również pouczenie o prawie do odwołania w brzmieniu stosowanym przez urząd. W Wordzie The Everything „sporządza projekty i redaguje tekst w Państwa dokumencie, a każda zmiana jest zatwierdzana”.
AI nie powinna wybierać wyłączeń ani ważyć interesu publicznego. Może uporządkować materiał potrzebny osobie decydującej i dbać o spójność decyzji z wcześniejszymi decyzjami, które ta osoba zatwierdziła.
Co pozostaje w gestii człowieka
- Ocena, czy wniosek jest ważny, oraz wszelkie negocjacje zakresu lub opłat z wnioskodawcą.
- Konsultacje z osobami trzecimi i sposób rozważenia ich sprzeciwów.
- Każde wyłączenie, każda ocena interesu publicznego i decyzja o udostępnieniu.
- Wybór fragmentów do zaczernienia oraz ostateczna wysyłana decyzja.
Wnioski FOI często zawierają dane osobowe. Zanim zajmie się nimi narzędzie AI, warto zapoznać się z sekcją co sprawdzić przed rozpoczęciem. Podobne schematy przyjmowania i pilnowania terminów dotyczą korespondencji ministerialnej.
Najczęstsze pytania
Czy AI może rozstrzygnąć wniosek FOI?
Nie. O ważności wniosku, wyłączeniach i udostępnieniu decyduje upoważniona osoba. Pracownik AI może zarejestrować wniosek, pilnować terminu, koordynować wyszukiwanie i przygotować projekt decyzji, który ta osoba przejrzy i podpisze.
Co się dzieje po przekroczeniu federalnego terminu FOI w Australii?
Zgodnie z FOI Act 1982, jak opisano w wytycznych OAIC dotyczących FOI, jeżeli decyzja nie zostanie wydana w terminie, uznaje się, że urząd wydał decyzję o odmowie udostępnienia. Dlatego warto zautomatyzować pilnowanie terminów.
Ile czasu ma urząd w NSW na rozpatrzenie wniosku na podstawie GIPA Act?
O ważności wniosku rozstrzyga się w ciągu 5 dni roboczych, a decyzja musi zostać wydana w ciągu 20 dni roboczych. Według NSW Information and Privacy Commission termin ten można przedłużyć o maksymalnie 10 dni roboczych, przy maksymalnym przedłużeniu do 15 dni roboczych.
Jaki jest termin odpowiedzi na wniosek FOIA w USA?
Agencja federalna musi rozpatrzyć wniosek w ciągu 20 dni, z wyłączeniem sobót, niedziel i ustawowych dni wolnych od pracy. Okoliczności nadzwyczajne mogą wydłużyć ten termin o 10 dni.
Czy AI może zaczerniać fragmenty dokumentów?
Może oznaczyć fragmenty odpowiadające temu, czego kazała jej szukać osoba decydująca, np. dane kontaktowe osób, do przeglądu przez urzędnika. To, czy dokonać zaczernienia i na jakiej podstawie, rozstrzyga osoba decydująca.
Pracownik AI w Microsoft 365
The Everything działa w Microsoft 365 i Teams. Przygotowuje, sprawdza, monitoruje i sporządza projekty, a zanim wyśle cokolwiek ważnego, prosi o zgodę. Dostępny jest 14-dniowy bezpłatny okres próbny bez karty kredytowej. Następnie kosztuje $400 AUD/miesiąc + GST (australijski podatek od towarów i usług) za organizację, bez limitu członków zespołu. Przed użyciem go w pracy administracji publicznej należy przeprowadzić własną ocenę bezpieczeństwa, ochrony prywatności i zarządzania dokumentacją.
Zobacz, jak działa The Everything