Wnioski budowlane: automatyzacja przyjmowania i kontroli kompletności

Co przepisy mówią o przyjmowaniu wniosków (przykład NSW)

Przepisy różnią się w poszczególnych stanach, dlatego należy sprawdzić własne ustawodawstwo planistyczne. NSW daje czytelny przykład tego, jak zorganizowane jest przyjmowanie wniosków:

• Kompletność przed złożeniem. Wnioski składane przez NSW Planning Portal (stanowy portal planistyczny) „muszą zostać sprawdzone pod kątem kompletności, zanim będą mogły zostać złożone”.
• Termin na odrzucenie. Samorząd może odrzucić wniosek „w ciągu 14 dni od złożenia” i „wyłącznie… z przyczyn określonych w sekcji 39 Environmental Planning and Assessment Regulation 2021” (rozporządzenia NSW o planowaniu przestrzennym i ocenach środowiskowych).
• Wartości referencyjne. Przewodnik po ocenie wniosków budowlanych dla samorządów NSW (zaktualizowany 4 maja 2023) określa wartości referencyjne: standardowe wnioski rozstrzygane w ciągu 40 dni, wnioski w trybie przyspieszonym w ciągu 25 dni oraz 14 dni na wycofanie niekompletnych wniosków. Są to wartości referencyjne, a nie ustawowy termin, po którym wniosek uznaje się za odrzucony.

Niektóre przedsięwzięcia wymagają także zgody federalnej. Zgodnie z EPBC Act (federalną ustawą o ochronie środowiska i różnorodności biologicznej) inwestor musi „złożyć zgłoszenie, jeśli przedsięwzięcie może oddziaływać na którekolwiek z chronionych dóbr”, a zgody federalne i stanowe są odrębne. Kontrola przy przyjmowaniu wniosku w samorządzie może wskazać, że wniosek dotyczy kwestii mogących wymagać zgłoszenia, aby urzędnik mógł wcześnie zadać to pytanie.

Co pracownik AI może sprawdzić przy przyjmowaniu wniosku

Lista kontrolna samorządu dotycząca składania wniosków jest tu regulaminem. AI porównuje z nią złożone dokumenty, a następnie przekazuje raport urzędnikowi przyjmującemu wnioski:

• Obecność wymaganych dokumentów. Plany, oświadczenie o skutkach środowiskowych, zgoda właściciela, certyfikaty BASIX lub równoważne oraz wszelkie raporty specjalistyczne, których lista kontrolna wymaga dla danego rodzaju wniosku.
• Spójność. Czy adres, oznaczenie działki i planu, nazwa wnioskodawcy oraz opis przedsięwzięcia są zgodne w formularzu i załącznikach.
• Czytelność i format. Plany bez skali, brakujące elewacje, niepodpisane formularze lub nieczytelne dokumenty.
• Opłaty. Czy opłata została odnotowana przy wniosku, jeżeli w Państwa procesie jest ona rejestrowana w miejscu dostępnym dla AI.

Wynikiem jest krótkie podsumowanie kompletności, w którym każdy brak jest powiązany z niespełnionym punktem listy kontrolnej. Na tej podstawie AI przygotowuje w Wordzie projekt wezwania do uzupełnienia informacji, który urzędnik redaguje. Urzędnik decyduje, czy dany brak stanowi podstawę do odrzucenia, wezwania do uzupełnienia, czy jest dopuszczalny.

Śledzenie oceny po złożeniu wniosku

Po przyjęciu wniosek przechodzi przez kolejne etapy: przydział, zawiadomienie, skierowania do innych organów, wezwania do uzupełnienia informacji, raport z oceny i rozstrzygnięcie. Rejestr w Excelu lub na liście SharePoint może zawierać etap każdego wniosku, prowadzącego urzędnika, kluczowe daty i kolejne działanie. Pracownik AI może na bieżąco aktualizować ten rejestr na podstawie skrzynki pocztowej i dokumentów. Może liczyć dni względem wartości referencyjnych i wysyłać w Teams poranne podsumowanie wniosków zbliżających się do terminu referencyjnego lub oczekujących na opinię po skierowaniu.

Może również przygotowywać projekty rutynowej korespondencji: potwierdzeń, pism przewodnich do skierowań, przypomnień dla wnioskodawców, którzy nie odpowiedzieli na wezwanie do uzupełnienia informacji, oraz zawiadomień do zatwierdzenia przez urzędnika. Nic nie zostaje wysłane bez zatwierdzenia. The Everything deklaruje, że pyta, zanim cokolwiek ważnego zostanie wysłane. W przypadku korespondencji samorządu każde wychodzące pismo należy traktować jako ważne.

Co pozostaje w gestii człowieka

• Przyjęcie lub odrzucenie wniosku oraz podane uzasadnienie.
• Ocena merytoryczna, opinie po skierowaniach oraz waga przypisana uwagom zgłoszonym w postępowaniu.
• Warunki zgody i samo rozstrzygnięcie.
• Każda rozmowa z wnioskodawcą lub osobą wnoszącą sprzeciw, która wymaga oceny lub negocjacji.

AI przygotowuje i monitoruje. Decyzje podejmują planista i osoba upoważniona.

Inne stany i pozwolenia w USA

Każdy stan Australii ma własne ustawodawstwo planistyczne, portal i terminy. Schemat jest jednak ten sam: lista kontrolna, kontrola kompletności, bieg terminu, rozstrzygnięcie. Listę kontrolną dla AI należy zbudować na podstawie wymogów własnego stanu, a nie NSW.

Samorządy lokalne w USA rozpatrują sprawy dotyczące zagospodarowania przestrzennego i pozwoleń budowlanych na podstawie prawa stanowego i lokalnego, bez jednej ogólnokrajowej regulacji. Zastosowanie ma to samo podejście do przyjmowania wniosków. Przedsięwzięcia federalne mogą ponadto podlegać NEPA (amerykańskiej federalnej ustawie o polityce ochrony środowiska), która wymaga od agencji federalnych oceny „istotnych działań federalnych znacząco wpływających na środowisko” w formie oceny środowiskowej (Environmental Assessment) lub raportu o oddziaływaniu na środowisko (Environmental Impact Statement). Odnowienia pozwoleń i inspekcje omówiono na stronie pozwolenia i licencje. Przed użyciem jakiegokolwiek narzędzia AI do danych wnioskodawców warto zapoznać się z sekcją co sprawdzić przed rozpoczęciem.

Najczęstsze pytania