בקשות לפי חופש המידע: רישום, מועדים, חיפושים וטיוטות החלטה
נבדק לאחרונה 2026-11-13
עמוד זה עוסק בבקשות גישה לפי חוק GIPA (חוק הגישה למידע ממשלתי של NSW), בבקשות FOI ברמה הפדרלית באוסטרליה ובבקשות לפי FOIA (חוק חופש המידע הפדרלי של ארצות הברית). למדינות אחרות באוסטרליה ולמדינות בארצות הברית יש חוקים משלהן, לכן בדקו את החקיקה החלה עליכם.
מועדים סטטוטוריים לפי תחום שיפוט
| תחום שיפוט | תקופת ההחלטה | הארכות והשלכות |
|---|---|---|
| NSW (חוק GIPA) | החלטה על תוקף הבקשה בתוך 5 ימי עבודה; החלטה בתוך 20 ימי עבודה | הארכות של עד 10 ימי עבודה, עם הארכה מרבית של 15 ימי עבודה. אגרת בקשה של $40. |
| הממשל הפדרלי באוסטרליה (חוק FOI משנת 1982) | לא יאוחר מ-30 יום מקבלת הבקשה (סעיף 15(5)(b)) | התייעצות עם צד שלישי מאריכה את התקופה ב-30 יום (סעיף 15(6)); המבקש רשאי להסכים לעד 30 יום נוספים (סעיף 15AA). מועד שהוחמץ נחשב להחלטה המסרבת לגישה. |
| הממשל הפדרלי בארצות הברית (FOIA) | 20 יום, לא כולל שבתות, ימי ראשון וחגים רשמיים | נסיבות חריגות מוסיפות 10 ימים. אין אגרה ראשונית, ו-2 השעות הראשונות של חיפוש ו-100 העמודים הראשונים בדרך כלל ללא תשלום. |
מקורות: דפי המידע של נציבות המידע והפרטיות של NSW (IPC), ובהם "חישוב הזמן וחוק GIPA", ההנחיות של OAIC (הנציבות האוסטרלית למידע) לחוק FOI, חלק 3 (v1.10, פברואר 2026), ואתר FOIA הרשמי של ממשלת ארצות הברית. ספירת ימי עבודה וספירת ימים קלנדריים שונות זו מזו, ולכן מרשם המועדים צריך לפעול לפי ההנחיות של הרגולטור עצמו לחישוב הזמן. עובד ציבור צריך לאשר את מועד היעד הראשון בכל בקשה.
קליטה, רישום ואישור קבלה
בקשות מגיעות בדואר אלקטרוני, בטופס מקוון או בדואר. עובד AI שעוקב אחר תיבת הדואר המשותפת של FOI יכול:
- לרשום את הבקשה במרשם (ב-SharePoint Lists או בחוברת עבודה של Excel) עם פרטי המבקש, תאריך הקבלה, היקף הבקשה כפי שנוסח וכל אגרה ששולמה.
- לנסח מכתב אישור קבלה עם מועד היעד המחושב, לאישור עובד ה-FOI.
- לסמן נקודות שעובד הציבור צריך לשקול לגבי תוקף הבקשה, כמו כתובת חסרה להתכתבות, היקף לא ברור או אגרה שלא שולמה לפי חוק GIPA. ההחלטה על התוקף עצמה נשארת בידי עובד הציבור.
- לציין בקשות קשורות אפשריות מאותו מבקש או באותו נושא, כדי שעובד הציבור יחליט אם לתאם ביניהן.
תיאום חיפושים ואיסוף
רוב הזמן בעבודת FOI מוקדש לאיתור מסמכים. ה-AI יכול לנסח ולשלוח, לאחר אישור, בקשת חיפוש לכל יחידה שעשויה להחזיק ברשומות. הבקשה כוללת את ההיקף, את מונחי החיפוש שסוכמו עם המבקש ואת המועד שבו על היחידה להשיב, שנקבע בתוך התקופה הסטטוטורית ובמרווח ביטחון ניכר. הוא עוקב אחר מי שהשיב ומנסח תזכורות ליחידות שטרם השיבו. הוא גם אוסף את המסמכים שהוחזרו לתיקייה של הבקשה, עם רשימה המפרטת כל מסמך.
אם הרשומות שלכם נמצאות ב-Microsoft 365, ה-AI יכול גם לסייע בחיפוש בתיבות דואר וב-SharePoint, במסגרת ההרשאות שניתנו לו. חיפושים במערכות אחרות נשארים בידי היחידה. תיעוד החיפוש חשוב: שמרו רישום של המקומות שבהם חיפשו, מי חיפש ומתי, משום שגורמי ביקורת עשויים לשאול.
ניסוח ההחלטה עבור מקבל ההחלטה
לאחר שהמסמכים נאספו, ה-AI יכול להכין ב-Word טיוטה ראשונה של הודעת ההחלטה. הטיוטה כוללת תיאור של הבקשה, החיפושים שבוצעו, המסמכים שנמצאו, והערות מקבל ההחלטה על כל מסמך, בפורמט הסטנדרטי של הסוכנות שלכם. היא כוללת גם את זכויות הערעור והבדיקה בניסוח שהסוכנות שלכם משתמשת בו. ב-Word, The Everything "מנסח ועורך בתוך המסמך שלכם, כשכל שינוי מאושר".
ה-AI לא אמור לבחור פטורים או לשקול את האינטרס הציבורי. הוא יכול לפרוש את החומר שמקבל ההחלטה זקוק לו ולשמור על עקביות ההודעה עם החלטות קודמות שאותו אדם אישר.
מה נשאר בידי אדם
- האם בקשה תקפה, וכל משא ומתן עם המבקש על ההיקף או על החיובים.
- התייעצות עם צדדים שלישיים והאופן שבו נשקלות התנגדויות.
- כל פטור, כל שיקול של אינטרס ציבורי וההחלטה על מתן גישה.
- בחירות ההשחרה, וההודעה הסופית שנשלחת.
בקשות לפי חופש המידע מכילות לעיתים קרובות מידע אישי. לפני שכלי AI מטפל בהן, קראו את מה לבדוק לפני שמתחילים. דפוסי קליטה ומועדים דומים חלים על התכתבות שרים.
שאלות נפוצות
האם AI יכול להכריע בבקשה לפי חופש המידע?
לא. מקבל ההחלטה המוסמך מכריע בשאלת התוקף, הפטורים והגישה. עובד AI יכול לרשום את הבקשה, לעקוב אחר המועד, לתאם חיפושים ולנסח את ההודעה כדי שאותו אדם יבדוק ויחתום.
מה קורה אם מועד FOI פדרלי באוסטרליה הוחמץ?
לפי חוק FOI משנת 1982, כפי שמתואר בהנחיות של OAIC לחוק FOI, אם ההחלטה לא התקבלה בתוך התקופה, רואים את הסוכנות כאילו קיבלה החלטה המסרבת לגישה. זו הסיבה שכדאי להפוך את המעקב אחר המועדים לאוטומטי.
כמה זמן יש לסוכנות ב-NSW להחליט בבקשה לפי חוק GIPA?
ההחלטה על התוקף מתקבלת בתוך 5 ימי עבודה, וההחלטה עצמה צריכה להינתן בתוך 20 ימי עבודה. לפי נציבות המידע והפרטיות של NSW, ניתן להאריך תקופה זו בעד 10 ימי עבודה, עם הארכה מרבית של 15 ימי עבודה.
מהו זמן המענה לפי FOIA בארצות הברית?
סוכנות פדרלית חייבת להחליט בבקשה בתוך 20 יום, לא כולל שבתות, ימי ראשון וחגים רשמיים. נסיבות חריגות יכולות להוסיף 10 ימים.
האם ה-AI יכול לבצע השחרות?
הוא יכול לסמן קטעים שתואמים את מה שמקבל ההחלטה ביקש ממנו לחפש, כמו פרטי קשר אישיים, לבדיקת עובד הציבור. ההחלטה אם להשחיר, ועל איזה בסיס, היא של מקבל ההחלטה.
עובד AI בתוך Microsoft 365
The Everything פועל בתוך Microsoft 365 ו-Teams. הוא מכין, בודק, עוקב ומנסח טיוטות, ושואל לפני שמשהו חשוב יוצא. יש תקופת ניסיון חינם של 14 יום ללא כרטיס אשראי. לאחר מכן המחיר הוא $400 AUD לחודש + GST (מס סחורות ושירותים אוסטרלי) לארגון, עם מספר בלתי מוגבל של חברי צוות. בצעו הערכת אבטחה, פרטיות וניהול רשומות משלכם לפני שתשתמשו בו לעבודה ממשלתית.
כך פועל The Everything