FOI-Anträge: Erfassung, Fristen, Recherchen und Bescheidentwürfe

Gesetzliche Fristen nach Rechtsordnung

Quellen: Merkblätter der NSW Information and Privacy Commission (darunter „Calculation of Time and the GIPA Act“), Teil 3 der FOI Guidelines des OAIC (v1.10, Februar 2026) und foia.gov. Die Zählung nach Arbeitstagen und nach Kalendertagen unterscheidet sich, daher sollte das Fristenregister den Vorgaben der jeweiligen Aufsichtsstelle zur Fristberechnung folgen. Ein Bediensteter sollte das erste Fälligkeitsdatum jedes Antrags bestätigen.

Eingang, Erfassung und Eingangsbestätigung

Anträge gehen per E-Mail, Webformular oder Post ein. Ein KI-Mitarbeiter, der das FOI-Gruppenpostfach überwacht, kann:

• den Antrag in einem Register (einer SharePoint-Liste oder Excel-Arbeitsmappe) erfassen, mit Antragsteller, Eingangsdatum, Umfang im Wortlaut und gegebenenfalls gezahlter Gebühr;
• eine Eingangsbestätigung mit dem berechneten Fälligkeitsdatum entwerfen, die der FOI-Bedienstete freigibt;
• Punkte zur Zulässigkeit markieren, die der Bedienstete prüfen sollte, etwa eine fehlende Zustelladresse, einen unklaren Umfang oder eine unbezahlte Gebühr nach GIPA. Die Entscheidung über die Zulässigkeit selbst bleibt beim Bediensteten;
• auf mögliche zusammenhängende Anträge desselben Antragstellers oder zum selben Thema hinweisen, damit der Bedienstete entscheiden kann, ob sie gemeinsam bearbeitet werden.

Koordination und Zusammenführung der Recherchen

Die meiste FOI-Zeit fließt in das Auffinden von Dokumenten. Die KI kann nach Freigabe eine Suchanfrage an jeden Fachbereich entwerfen und senden, der Unterlagen haben könnte. Die Anfrage enthält den Umfang, die mit dem Antragsteller vereinbarten Suchbegriffe und das Datum, bis zu dem der Fachbereich antworten muss – mit deutlichem Puffer innerhalb der gesetzlichen Frist. Sie verfolgt, wer geantwortet hat, und entwirft Erinnerungen an Fachbereiche, die das noch nicht getan haben. Außerdem führt sie die zurückgemeldeten Dokumente in einem Ordner zum Antrag zusammen, mit einem Verzeichnis, das jedes einzelne aufführt.

Liegen Ihre Unterlagen in Microsoft 365, kann die KI im Rahmen der ihr erteilten Berechtigungen auch bei der Suche in Postfächern und SharePoint helfen. Recherchen in anderen Systemen bleiben Sache des Fachbereichs. Die Dokumentation der Recherche ist wichtig: Halten Sie fest, wo, von wem und wann gesucht wurde, denn Überprüfende können danach fragen.

Den Bescheid für die entscheidende Person entwerfen

Sind die Dokumente zusammengetragen, kann die KI in Word einen ersten Entwurf des Bescheids erstellen. Der Entwurf enthält eine Beschreibung des Antrags, die durchgeführten Recherchen, die gefundenen Dokumente und die Notizen der entscheidenden Person zu jedem Dokument im Standardformat Ihrer Behörde. Außerdem enthält er die Rechtsbehelfsbelehrung in der Formulierung, die Ihre Behörde verwendet. In Word gilt für The Everything: Es „entwirft und bearbeitet in Ihrem Dokument, wobei jede Änderung freigegeben wird“.

Die KI sollte keine Ausnahmen auswählen und nicht das öffentliche Interesse abwägen. Sie kann das Material aufbereiten, das die entscheidende Person benötigt, und den Bescheid mit früheren, von ihr freigegebenen Entscheidungen konsistent halten.

Was bei einem Menschen bleibt

• Ob ein Antrag zulässig ist, und jede Abstimmung über Umfang oder Gebühren mit dem Antragsteller.
• Die Anhörung Dritter und die Gewichtung ihrer Einwände.
• Jede Ausnahme, jede Abwägung des öffentlichen Interesses und die Zugangsentscheidung.
• Die Entscheidungen über Schwärzungen und der endgültige Bescheid, der versandt wird.

FOI-Anträge enthalten häufig personenbezogene Informationen. Bevor ein KI-Werkzeug sie bearbeitet, lesen Sie was Sie vor dem Start prüfen sollten. Ähnliche Muster bei Eingang und Fristen gelten für die Ministerkorrespondenz.

Häufige Fragen