Demandes FOI : enregistrement, délais, recherches et projets de décision
Dernière vérification 2026-11-13
Cette page couvre les demandes d'accès GIPA en Nouvelle-Galles du Sud (NSW), les demandes FOI auprès du Commonwealth et les demandes FOIA auprès des agences fédérales américaines. Les autres États australiens et américains ont leurs propres lois ; vérifiez donc la législation qui vous est applicable.
Délais légaux par juridiction
| Juridiction | Délai de décision | Prolongations et conséquences |
|---|---|---|
| NSW (GIPA Act) | Recevabilité tranchée sous 5 jours ouvrés ; décision sous 20 jours ouvrés | Prolongations jusqu'à 10 jours ouvrés, dans la limite de 15 jours ouvrés au total. Frais de demande de $40. |
| Commonwealth (FOI Act 1982) | Au plus tard 30 jours après réception de la demande (s 15(5)(b)) | La consultation de tiers le prolonge de 30 jours (s 15(6)) ; le demandeur peut accepter jusqu'à 30 jours de plus (s 15AA). Un délai dépassé vaut décision implicite de refus d'accès. |
| Fédéral américain (FOIA) | 20 jours, hors samedis, dimanches et jours fériés légaux | Des circonstances inhabituelles ajoutent 10 jours. Il n'y a pas de frais initiaux, et les 2 premières heures de recherche et les 100 premières pages sont généralement gratuites. |
Sources : fiches de la NSW Information and Privacy Commission (dont « Calculation of Time and the GIPA Act »), partie 3 des FOI Guidelines de l'OAIC (v1.10, février 2026) et foia.gov. Le décompte en jours ouvrés et en jours calendaires diffère ; le registre des délais doit donc suivre les indications de l'autorité de régulation compétente sur le calcul des délais. Un agent doit confirmer la première échéance de chaque demande.
Réception, enregistrement et accusé de réception
Les demandes arrivent par courriel, formulaire en ligne ou courrier postal. Un collaborateur IA qui surveille la boîte aux lettres partagée FOI peut :
- Enregistrer la demande dans un registre (une liste SharePoint ou un classeur Excel) avec le demandeur, la date de réception, le périmètre tel que formulé et les frais éventuellement payés.
- Rédiger un accusé de réception indiquant l'échéance calculée, soumis à la validation du responsable FOI.
- Signaler des points de recevabilité à examiner par l'agent, comme l'absence d'adresse de correspondance, un périmètre imprécis ou des frais impayés au titre de la GIPA. La décision de recevabilité elle-même reste à l'agent.
- Repérer d'éventuelles demandes liées, émanant du même demandeur ou portant sur le même sujet, afin que l'agent décide s'il convient de les traiter ensemble.
Coordination et rassemblement des recherches
L'essentiel du temps consacré aux demandes FOI sert à retrouver les documents. L'IA peut rédiger et envoyer, après validation, une demande de recherche à chaque service susceptible de détenir des documents. La demande précise le périmètre, les termes de recherche convenus avec le demandeur et la date à laquelle le service doit répondre, fixée bien en deçà du délai légal. Elle suit les réponses reçues et rédige des relances pour les services qui n'ont pas répondu. Elle rassemble aussi les documents transmis dans un dossier propre à la demande, avec un bordereau qui les recense un à un.
Si vos archives se trouvent dans Microsoft 365, l'IA peut aussi aider à effectuer des recherches dans les boîtes aux lettres et SharePoint, dans la limite des autorisations qui lui ont été accordées. Les recherches dans d'autres systèmes restent du ressort du service concerné. La traçabilité des recherches compte : notez où l'on a cherché, qui l'a fait et quand, car les instances de recours peuvent le demander.
Préparer la décision pour le décideur
Une fois les documents rassemblés, l'IA peut préparer dans Word un premier projet de notification de décision. Le projet comprend une description de la demande, les recherches effectuées, les documents trouvés et les notes du décideur sur chaque document, présentées selon le format type de votre administration. Il mentionne aussi les voies de recours dans la formulation utilisée par votre administration. Dans Word, The Everything « rédige et modifie dans votre document, chaque modification étant validée ».
L'IA ne doit pas choisir les exceptions ni apprécier l'intérêt public. Elle peut présenter les éléments dont le décideur a besoin et veiller à la cohérence de la notification avec les décisions antérieures qu'il a validées.
Ce qui reste à une personne
- La recevabilité d'une demande, et toute négociation du périmètre ou des frais avec le demandeur.
- La consultation des tiers et le poids accordé à leurs objections.
- Chaque exception, chaque appréciation de l'intérêt public et la décision d'accès.
- Les choix d'occultation, et la notification finale envoyée.
Les demandes FOI contiennent souvent des informations personnelles. Avant qu'un outil d'IA ne les traite, lisez ce qu'il faut vérifier avant de commencer. Des schémas de réception et de délais similaires s'appliquent au courrier ministériel.
Questions fréquentes
Une IA peut-elle statuer sur une demande FOI ?
Non. Le décideur habilité statue sur la recevabilité, les exceptions et l'accès. Un collaborateur IA peut enregistrer la demande, suivre le délai, coordonner les recherches et rédiger la notification que cette personne relira et signera.
Que se passe-t-il si un délai FOI du Commonwealth est dépassé ?
En vertu du FOI Act 1982, tel que décrit dans les FOI Guidelines de l'OAIC, si la décision n'est pas prise dans le délai, l'administration est réputée avoir pris une décision de refus d'accès. C'est pourquoi le suivi des délais mérite d'être automatisé.
De combien de temps dispose une administration de la NSW pour statuer sur une demande GIPA ?
La recevabilité est tranchée sous 5 jours ouvrés, et la décision doit intervenir sous 20 jours ouvrés. Ce délai peut être prolongé de 10 jours ouvrés au plus, dans la limite de 15 jours ouvrés au total, selon la NSW Information and Privacy Commission.
Quel est le délai de réponse prévu par le FOIA américain ?
Une agence fédérale doit statuer sur une demande dans un délai de 20 jours, hors samedis, dimanches et jours fériés légaux. Des circonstances inhabituelles peuvent ajouter 10 jours.
L'IA peut-elle effectuer des occultations ?
Elle peut repérer les passages correspondant à ce que le décideur lui a demandé de rechercher, comme des coordonnées personnelles, pour que l'agent les examine. L'opportunité d'occulter, et le motif retenu, relèvent du décideur.
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