Tietopyynnöt: kirjaus, määräajat, haut ja päätösluonnokset
Tarkistettu viimeksi 2026-11-13
Tällä sivulla käsitellään NSW:n GIPA-tiedonsaantihakemuksia, Australian liittovaltion FOI-pyyntöjä ja Yhdysvaltain liittovaltion FOIA-pyyntöjä. Muilla Australian osavaltioilla ja Yhdysvaltain osavaltioilla on omat lakinsa, joten tarkista sinuun sovellettava lainsäädäntö.
Lakisääteiset määräajat lainkäyttöalueittain
| Lainkäyttöalue | Ratkaisuaika | Pidennykset ja seuraukset |
|---|---|---|
| NSW (GIPA Act, osavaltion julkisuuslaki) | Kelpoisuus ratkaistaan 5 työpäivässä; päätös 20 työpäivässä | Pidennyksiä enintään 10 työpäivää, pidennys yhteensä enintään 15 työpäivää. Hakemusmaksu $40. |
| Australian liittovaltio (FOI Act 1982, liittovaltion julkisuuslaki) | Viimeistään 30 päivän kuluttua pyynnön vastaanottamisesta (s 15(5)(b)) | Kolmannen osapuolen kuuleminen pidentää aikaa 30 päivällä (s 15(6)); hakija voi suostua enintään 30 lisäpäivään (s 15AA). Määräajan ylittyminen katsotaan päätökseksi, jolla tiedonsaanti evätään. |
| Yhdysvaltain liittovaltio (FOIA) | 20 päivää, lauantaita, sunnuntaita ja lakisääteisiä yleisiä vapaapäiviä lukuun ottamatta | Poikkeukselliset olosuhteet lisäävät 10 päivää. Alkumaksua ei ole, ja ensimmäiset 2 tuntia hakua ja ensimmäiset 100 sivua ovat yleensä maksuttomia. |
Lähteet: NSW Information and Privacy Commissionin (NSW:n tieto- ja tietosuojavaltuutettu) tietosivut (mukaan lukien ”Calculation of Time and the GIPA Act”), OAIC:n FOI Guidelines -ohjeiden osa 3 (v1.10, helmikuu 2026) sekä foia.gov. Työpäivien ja kalenteripäivien laskeminen eroavat toisistaan, joten määräaikarekisterin tulee noudattaa valvontaviranomaisen omaa ohjetta ajan laskemisesta. Virkailijan tulee vahvistaa kunkin pyynnön ensimmäinen määräpäivä.
Vastaanotto, kirjaus ja kuittaus
Pyynnöt saapuvat sähköpostilla, verkkolomakkeella tai postitse. FOI-yhteispostilaatikkoa seuraava tekoälytyöntekijä voi:
- Kirjata pyynnön rekisteriin (SharePoint-luetteloon tai Excel-työkirjaan) hakijan, vastaanottopäivän, kirjoitetun laajuuden ja mahdollisen maksetun maksun kanssa.
- Laatia vastaanottokuittauksen luonnoksen, jossa on laskettu määräpäivä, FOI-virkailijan hyväksyttäväksi.
- Merkitä virkailijalle harkittavaksi kelpoisuuteen liittyviä seikkoja, kuten puuttuvan postiosoitteen, epäselvän laajuuden tai GIPA Actin mukaisen maksamattoman maksun. Itse kelpoisuuspäätös jää virkailijalle.
- Huomauttaa mahdollisista samaan hakijaan tai samaan aiheeseen liittyvistä pyynnöistä, jotta virkailija voi päättää niiden yhteensovittamisesta.
Hakujen koordinointi ja kokoaminen
Suurin osa FOI-työstä kuluu asiakirjojen etsimiseen. Tekoäly voi hyväksynnän jälkeen laatia ja lähettää hakupyynnön jokaiselle yksikölle, jolla voi olla asiakirjoja. Pyynnössä on laajuus, hakijan kanssa sovitut hakusanat ja päivä, johon mennessä yksikön on vastattava, asetettuna selvästi lakisääteisen ajan sisään. Se seuraa, ketkä ovat vastanneet, ja laatii muistutukset yksiköille, jotka eivät ole vastanneet. Se myös kokoaa palautetut asiakirjat pyynnön kansioon luettelon kanssa, jossa jokainen asiakirja on lueteltu.
Jos asiakirjanne ovat Microsoft 365:ssä, tekoäly voi myös auttaa hakemaan postilaatikoista ja SharePointista sille annettujen käyttöoikeuksien rajoissa. Muiden järjestelmien haut jäävät yksiköille. Hakujen kirjaaminen on tärkeää: pidä muistiinpano siitä, mistä haettiin, kuka haki ja milloin, koska muutoksenhakua käsittelevät voivat kysyä sitä.
Päätösluonnoksen laatiminen päättäjälle
Kun asiakirjat on koottu, tekoäly voi valmistella päätösilmoituksen ensimmäisen luonnoksen Wordiin. Luonnoksessa on kuvaus pyynnöstä, tehdyistä hauista ja löydetyistä asiakirjoista sekä päättäjän muistiinpanot kustakin asiakirjasta virastonne vakiomuodossa. Siinä on myös muutoksenhakuoikeudet virastonne käyttämin sanamuodoin. Wordissa The Everything ”laatii ja muokkaa asiakirjaasi, ja jokainen muutos hyväksytään”.
Tekoälyn ei pidä valita poikkeuksia eikä punnita yleistä etua. Se voi koota aineiston, jota päättäjä tarvitsee, ja pitää ilmoituksen johdonmukaisena hänen aiemmin hyväksymiensä päätösten kanssa.
Mikä jää ihmiselle
- Onko pyyntö kelpoinen, sekä kaikki neuvottelut laajuudesta tai maksuista hakijan kanssa.
- Kolmansien osapuolten kuuleminen ja vastustusten punninta.
- Jokainen poikkeus, jokainen yleisen edun arvio ja tiedonsaantipäätös.
- Peittämistä koskevat valinnat ja lähetettävä lopullinen ilmoitus.
Tietopyynnöt sisältävät usein henkilötietoja. Ennen kuin tekoälytyökalu käsittelee niitä, lue mitä tarkistaa ennen aloittamista. Samanlaiset vastaanotto- ja määräaikakäytännöt koskevat ministerikirjeenvaihtoa.
Usein kysyttyä
Voiko tekoäly ratkaista tietopyynnön?
Ei. Valtuutettu päättäjä ratkaisee kelpoisuuden, poikkeukset ja tiedonsaannin. Tekoälytyöntekijä voi kirjata pyynnön, seurata määräaikaa, koordinoida hakuja ja laatia ilmoituksen luonnoksen tämän henkilön tarkistettavaksi ja allekirjoitettavaksi.
Mitä tapahtuu, jos Australian liittovaltion FOI-määräaika ylittyy?
FOI Act 1982 -lain mukaan, sellaisena kuin OAIC:n FOI Guidelines -ohjeet sen kuvaavat, viraston katsotaan tehneen tiedonsaannin epäävän päätöksen, jos päätöstä ei tehdä määräajassa. Siksi määräaikojen seurannan automatisointi kannattaa.
Kuinka kauan NSW:n virastolla on aikaa ratkaista GIPA-hakemus?
Kelpoisuus ratkaistaan 5 työpäivässä, ja päätös on annettava 20 työpäivässä. Aikaa voidaan pidentää enintään 10 työpäivällä, pidennys yhteensä enintään 15 työpäivää, NSW Information and Privacy Commissionin mukaan.
Mikä on Yhdysvaltain FOIA-vastausaika?
Liittovaltion viraston on ratkaistava pyyntö 20 päivässä lauantaita, sunnuntaita ja lakisääteisiä yleisiä vapaapäiviä lukuun ottamatta. Poikkeukselliset olosuhteet voivat lisätä 10 päivää.
Voiko tekoäly tehdä peittämiset?
Se voi merkitä kohdat, jotka vastaavat sitä, mitä päättäjä on pyytänyt sitä etsimään, kuten henkilökohtaiset yhteystiedot, virkailijan tarkistettaviksi. Peittämisestä ja sen perusteesta päättää päättäjä.
Tekoälytyöntekijä Microsoft 365:n sisällä
The Everything toimii Microsoft 365:ssä ja Teamsissa. Se valmistelee, tarkistaa, seuraa ja laatii luonnoksia, ja se kysyy ennen kuin mitään tärkeää lähtee eteenpäin. Käytössä on 14 päivän maksuton kokeilu ilman luottokorttia. Sen jälkeen hinta on $400 AUD/kk + GST (Australian arvonlisävero) organisaatiota kohden, ja tiimin jäseniä voi olla rajattomasti. Tee oma tietoturva-, tietosuoja- ja tiedonhallinta-arvio ennen kuin otat sen käyttöön viranomaistyössä.
Katso, miten The Everything toimii