FOI-begäranden: registrering, frister, sökningar och beslutsutkast
Senast kontrollerad 2026-11-13
Den här sidan behandlar ansökningar om tillgång enligt GIPA Act i NSW (delstatens lag om tillgång till offentlig information), federala FOI-begäranden i Australien och federala FOIA-begäranden i USA (Freedom of Information Act, USA:s federala lag om informationsfrihet). Andra delstater i Australien och USA har egna lagar, så kontrollera vilken lagstiftning som gäller för er.
Lagstadgade frister per jurisdiktion
| Jurisdiktion | Beslutstid | Förlängningar och följder |
|---|---|---|
| NSW (GIPA Act) | Giltighet avgörs inom 5 arbetsdagar; beslut inom 20 arbetsdagar | Förlängningar med upp till 10 arbetsdagar, med en längsta förlängning på 15 arbetsdagar. Ansökningsavgift $40. |
| Federal nivå, Australien (FOI Act 1982) | Senast 30 dagar efter att begäran tagits emot (s 15(5)(b)) | Samråd med tredje part förlänger tiden med 30 dagar (s 15(6)); sökanden kan godta upp till 30 dagar till (s 15AA). En missad frist anses vara ett beslut om avslag på begäran om tillgång. |
| Federal nivå, USA (FOIA) | 20 dagar, lördagar, söndagar och lagstadgade allmänna helgdagar undantagna | Vid ovanliga omständigheter tillkommer 10 dagar. Det finns ingen initial avgift, och de första 2 timmarna av sökning och de första 100 sidorna är normalt kostnadsfria. |
Källor: faktablad från NSW Information and Privacy Commission (bland annat ”Calculation of Time and the GIPA Act”), OAIC:s FOI Guidelines Part 3 (v1.10, februari 2026) och foia.gov. Beräkning i arbetsdagar och kalenderdagar skiljer sig åt, så fristregistret bör följa tillsynsmyndighetens egen vägledning om tidsberäkning. En handläggare bör bekräfta det första förfallodatumet för varje begäran.
Mottagning, registrering och mottagningsbekräftelse
Begäranden kommer in via e-post, webbformulär eller post. En AI-medarbetare som bevakar den gemensamma FOI-brevlådan kan:
- Registrera begäran i ett register (en SharePoint-lista eller en Excel-arbetsbok) med sökande, mottagningsdatum, omfattning såsom den formulerats och eventuell betald avgift.
- Skriva ett utkast till mottagningsbekräftelse med det beräknade förfallodatumet, som FOI-handläggaren godkänner.
- Markera punkter som handläggaren bör ta ställning till när det gäller giltighet, till exempel en saknad adress för korrespondens, en otydlig omfattning eller en obetald avgift enligt GIPA. Själva beslutet om giltighet stannar hos handläggaren.
- Notera möjliga relaterade begäranden från samma sökande eller om samma ämne, så att handläggaren kan avgöra om de ska samordnas.
Samordning av sökningar och sammanställning
Den mesta tiden i FOI-arbetet går åt till att hitta handlingar. AI:n kan skriva och, efter godkännande, skicka en sökbegäran till varje verksamhetsenhet som kan ha handlingar. Begäran innehåller omfattningen, de söktermer som har överenskommits med sökanden och det datum då enheten senast ska svara, satt med god marginal inom den lagstadgade fristen. Den bevakar vilka som har svarat och skriver utkast till påminnelser till enheter som inte har gjort det. Den sammanställer också inkomna handlingar i en mapp för begäran, med en förteckning över varje handling.
Om era handlingar finns i Microsoft 365 kan AI:n också hjälpa till att söka i brevlådor och SharePoint inom de behörigheter den har fått. Sökningar i andra system ligger kvar hos verksamhetsenheten. Dokumentationen av sökningen är viktig: anteckna var sökningen gjordes, av vem och när, eftersom granskare kan fråga efter det.
Beslutsutkast åt beslutsfattaren
När handlingarna är sammanställda kan AI:n förbereda ett första utkast till beslutsmeddelandet i Word. Utkastet innehåller en beskrivning av begäran, de sökningar som gjorts, de handlingar som hittats och beslutsfattarens anteckningar om varje handling, uppställda i myndighetens standardformat. Det innehåller också information om rätten till omprövning, med den formulering som myndigheten använder. I Word ”skriver The Everything utkast och redigerar i ditt dokument, där varje ändring godkänns”.
AI:n bör inte välja undantag eller väga allmänintresset. Den kan lägga fram det material som beslutsfattaren behöver och hålla meddelandet i linje med tidigare beslut som beslutsfattaren har godkänt.
Vad som stannar hos en person
- Om en begäran är giltig, och all förhandling om omfattning eller avgifter med sökanden.
- Samråd med tredje part och hur invändningar vägs.
- Varje undantag, varje bedömning av allmänintresset och beslutet om tillgång.
- Val av maskeringar och det slutliga meddelandet som skickas.
FOI-begäranden innehåller ofta personuppgifter. Innan ett AI-verktyg hanterar dem, läs vad ni bör kontrollera innan ni börjar. Liknande mönster för mottagning och frister gäller för ministerkorrespondens.
Vanliga frågor
Kan en AI avgöra en FOI-begäran?
Nej. Den behöriga beslutsfattaren avgör giltighet, undantag och tillgång. En AI-medarbetare kan registrera begäran, bevaka fristen, samordna sökningar och skriva utkast till meddelandet som den personen granskar och undertecknar.
Vad händer om en federal FOI-frist i Australien missas?
Enligt FOI Act 1982, såsom det beskrivs i OAIC:s FOI Guidelines, anses myndigheten ha fattat ett beslut om avslag på begäran om tillgång om beslutet inte fattas inom fristen. Därför lönar det sig att automatisera bevakningen av frister.
Hur lång tid har en myndighet i NSW på sig att avgöra en GIPA-ansökan?
Giltigheten avgörs inom 5 arbetsdagar, och beslutet ska fattas inom 20 arbetsdagar. Den tiden kan förlängas med upp till 10 arbetsdagar, med en längsta förlängning på 15 arbetsdagar, enligt NSW Information and Privacy Commission.
Vilken svarstid gäller för FOIA i USA?
En federal myndighet måste avgöra en begäran inom 20 dagar, lördagar, söndagar och lagstadgade allmänna helgdagar undantagna. Vid ovanliga omständigheter kan 10 dagar tillkomma.
Kan AI:n göra maskeringar?
Den kan markera passager som motsvarar det som beslutsfattaren har bett den leta efter, till exempel personliga kontaktuppgifter, för handläggarens granskning. Om maskering ska ske, och på vilken grund, avgör beslutsfattaren.
En AI-medarbetare i Microsoft 365
The Everything körs i Microsoft 365 och Teams. Den förbereder, kontrollerar, följer upp och skriver utkast, och den frågar innan något viktigt skickas ut. Det finns en kostnadsfri provperiod på 14 dagar utan kreditkort. Därefter kostar den $400 AUD/månad + GST (australisk moms) per organisation, med obegränsat antal teammedlemmar. Gör er egen bedömning av säkerhet, integritet och informationshantering innan ni använder den i offentligt arbete.
Se hur The Everything fungerar