정보공개 청구: 등록, 기한, 검색, 결정문 초안

관할별 법정 기한

출처: NSW 정보·개인정보위원회(IPC) 팩트시트(“시간 계산과 GIPA법” 포함), OAIC(호주 정보위원회 사무국) FOI 지침 제3부(v1.10, 2026년 2월), FOIA.GOV(미국 정부 FOIA 공식 웹사이트). 근무일 계산과 역일 계산은 다르므로, 기한 대장은 규제기관의 기간 계산 지침을 따라야 합니다. 각 청구의 최초 기한은 담당자가 확인해야 합니다.

접수, 등록, 접수 확인

청구는 이메일, 웹 양식, 우편으로 들어옵니다. FOI 공유 메일함을 모니터링하는 AI 직원은 다음을 할 수 있습니다.

• 청구인, 접수일, 기재된 청구 범위, 납부된 수수료를 대장(SharePoint 목록 또는 Excel 통합 문서)에 등록합니다.
• 계산된 기한을 담은 접수 확인서 초안을 작성해 FOI 담당자의 승인을 받습니다.
• 회신용 주소 누락, 불명확한 청구 범위, GIPA법상 수수료 미납 등 적법성과 관련해 담당자가 검토할 사항을 표시합니다. 적법성 판단 자체는 담당자에게 남습니다.
• 같은 청구인이나 같은 주제에 관한 관련 청구 가능성을 기록해, 담당자가 이를 함께 처리할지 결정할 수 있게 합니다.

검색 조율과 자료 취합

정보공개 업무 시간의 대부분은 문서를 찾는 데 쓰입니다. AI는 기록을 보유했을 수 있는 각 부서에 보낼 검색 요청서를 작성하고, 승인을 받은 뒤 발송할 수 있습니다. 요청서에는 청구 범위, 청구인과 합의한 검색어, 그리고 법정 기간보다 충분히 앞서 정한 부서 회신 기한이 담깁니다. AI는 어느 부서가 회신했는지 추적하고, 회신하지 않은 부서에 보낼 독촉 초안을 작성합니다. 또한 회신된 문서를 해당 청구의 폴더에 모으고, 각 문서를 나열한 목록을 작성합니다.

기록이 Microsoft 365에 있다면, AI는 부여된 권한 범위 안에서 메일함과 SharePoint 검색도 도울 수 있습니다. 다른 시스템의 검색은 해당 부서가 계속 맡습니다. 검색 기록은 중요합니다. 검토 기관이 물어볼 수 있으므로, 어디를, 누가, 언제 검색했는지 기록해 두십시오.

결정권자를 위한 결정문 초안 작성

문서가 취합되면 AI는 Word로 결정 통지서의 첫 초안을 준비할 수 있습니다. 초안에는 청구 내용 설명, 수행한 검색, 발견된 문서, 그리고 기관의 표준 양식에 따라 정리한 문서별 결정권자 메모가 포함됩니다. 기관이 사용하는 문구로 된 불복 절차 안내도 포함됩니다. Word에서 The Everything은 “문서 안에서 초안을 작성하고 편집하며, 각 변경은 승인을 거칩니다”.

AI가 비공개 사유를 선택하거나 공익을 형량해서는 안 됩니다. AI는 결정권자에게 필요한 자료를 정리하고, 결정권자가 이전에 승인한 결정과 통지서의 일관성을 유지할 수 있습니다.

사람에게 남는 일

• 청구의 적법성 여부, 그리고 청구인과의 범위 또는 수수료 협의.
• 제삼자 협의와 이의 제기에 대한 형량.
• 모든 비공개 사유, 모든 공익 판단, 그리고 공개 결정.
• 가림 처리(비공개 부분 삭제)의 선택과 발송되는 최종 통지서.

정보공개 청구에는 개인정보가 포함되는 경우가 많습니다. AI 도구가 이를 다루기 전에 시작 전 확인 사항을 읽으십시오. 장관 서신에도 비슷한 접수 및 기한 패턴이 적용됩니다.

자주 묻는 질문