Godkjenning av anskaffelser: videresending, terskelverdier og dokumentasjon

Hvilke regler som gjelder

Commonwealth Procurement Rules (versjon av 17. november 2025) inneholder «regler for alle anskaffelser» og «tilleggsregler for anskaffelser på eller over den relevante terskelverdien». Terskelverdiene offentliggjøres av Department of Finance. Kontroller dem der, ikke her.

Delstatlige etater og kommuner arbeider etter egen lovgivning, egne anskaffelsesregler og egne økonomifullmakter. Amerikanske etater og lokale myndigheter har føderale, delstatlige og lokale innkjøpsregler. I alle tilfeller er de praktiske grunnlagene de samme, og alle kommer fra deres egne dokumenter:

• fullmaktsoversikten (hvem som kan godkjenne hva, opp til hvilken verdi);
• kravet til tilbud eller anbud i hvert verdiintervall;
• eventuelle obligatoriske rammeavtaler, faste avtaler eller unntak;
• hva som må dokumenteres, og hvor.

Videresending for godkjenning

En innkjøpsanmodning kommer vanligvis inn som en e-post eller et skjema med beskrivelse, anslått verdi, kostnadssted og vedlagte tilbud. En KI-medarbeider kan lese den, finne ut ut fra fullmaktsoversikten deres hvilken fullmaktshaver som må godkjenne, og sende anmodningen til den personen i Teams eller per e-post med et kort sammendrag. Den følger anmodningen til den er godkjent, avvist eller returnert for mer informasjon. Hvis fullmaktshaveren er borte, følger den reglene deres for hvem som fungerer i stedet.

Den kan også fortelle dem som har sendt anmodningen hvor den står, og minne fullmaktshavere på saken når en anmodning har ventet lenger enn målet deres.

Kontroll av tilbud mot terskelverdiene deres

Ut fra retningslinjene deres kan KI-en kontrollere om en anmodning har det antallet tilbud som kreves for verdien. Den kan også kontrollere om tilbudene beskriver samme omfang, og om den anbefalte leverandøren er den rimeligste, eller hvis ikke, om en begrunnelse er dokumentert. Der en anmodning ser ut til å være delt opp i mindre innkjøp som hver for seg ligger under en terskelverdi, kan den markere mønsteret slik at en person kan se på det.

The Everythings offentliggjorte funksjoner omfatter utsending av forespørsler om tilbud og sammenligning av tilbudene som kommer tilbake. De ble laget for virksomheter som setter ut arbeid på anbud. En etat vil fastsette egne regler og godkjenne hver forespørsel om tilbud før den sendes.

Dokumentasjon og arkivering

Anskaffelsesbeslutninger krever tydelig dokumentasjon: anmodningen, tilbudene, evalueringen, godkjenningen, og hvem som ga den og når. KI-en kan sette sammen denne dokumentasjonen i en SharePoint-mappe eller -liste etter hvert som anmodningen behandles, slik at ingenting avhenger av å søke i innbokser senere. For føderale australske virksomheter gir Archives Act 1983 National Archives ansvaret for å identifisere den føderale statens arkivressurser. Kommuner og delstatlige etater har egne arkivregler. Sørg for at dokumentasjonen av anskaffelsen havner i arkivsystemet deres.

Hva som ligger hos et menneske

• Godkjenningen av utgiften, av den fullmaktshaveren som er angitt i oversikten deres.
• Valg av leverandør og vurderingen av hva som gir best verdi for pengene.
• Unntak fra retningslinjene, beslutninger om direkte anskaffelse og interessekonflikter.
• Kontraktsvilkår og eventuelle forhandlinger.

Godkjenninger som havner på en ministers bord, følger mønsteret på siden om ministerkorrespondanse. Før dere bruker KI på leverandøropplysninger, se hva dere bør kontrollere før dere starter.

Spørsmål vi ofte får