Utbyggingssøknader: automatisert mottak og kontroll av fullstendighet

Hva reglene sier om mottak (eksempel fra NSW)

Reglene varierer mellom delstatene, så kontroller deres egen plan- og bygningslovgivning. NSW gir et tydelig eksempel på hvordan mottaket er organisert:

• Fullstendighet før innlevering. Søknader i NSW Planning Portal «må kontrolleres for fullstendighet før de kan leveres inn».
• Frist for avvisning. En kommune kan avvise en søknad «innen 14 dager etter innlevering», og «bare … av grunnene angitt i section 39 i Environmental Planning and Assessment Regulation 2021» (forskriften om plan- og miljøvurdering i NSW).
• Referansefrister. Veilederen for kommunenes behandling av utbyggingssøknader i NSW (oppdatert 4. mai 2023) fastsetter referansefrister: ordinære søknader avgjøres innen 40 dager, hurtigbehandlede søknader innen 25 dager, og 14 dager til å trekke tilbake ufullstendige søknader. Dette er referansefrister, ikke den lovfestede fristen for antatt avslag.

Noen prosjekter trenger i tillegg føderal godkjenning. Etter EPBC Act (Australias føderale lov om miljøvern og biologisk mangfold) må en tiltakshaver «sende inn en melding dersom prosjektet kan påvirke beskyttede forhold», og føderale og delstatlige godkjenninger er atskilte. En kontroll ved kommunens mottak kan markere når en søknad nevner forhold som kan kreve en slik melding, slik at saksbehandleren kan stille spørsmålet tidlig.

Hva en KI-medarbeider kan kontrollere ved mottak

Kommunens sjekkliste for innlevering er regelverket. KI-en sammenligner det som er levert inn med sjekklisten, og rapporterer deretter til saksbehandleren ved mottak:

• Påkrevde dokumenter foreligger. Tegninger, redegjørelse for miljøvirkninger, eierens samtykke, BASIX-sertifikater eller tilsvarende, og eventuelle fagrapporter som sjekklisten krever for den aktuelle søknadstypen.
• Samsvar. Om adresse, matrikkel- og planopplysninger, søkerens navn og beskrivelsen av tiltaket stemmer overens i skjemaet og vedleggene.
• Lesbarhet og format. Tegninger uten målestokk, manglende fasadetegninger, usignerte skjemaer eller dokumenter som ikke kan leses.
• Gebyrer. Om det er registrert et gebyr på søknaden, dersom prosessen deres registrerer det et sted KI-en har tilgang til.

Resultatet er et kort sammendrag av fullstendigheten, der hver mangel er knyttet til det punktet i sjekklisten den ikke oppfyller. Ut fra dette utarbeider KI-en et utkast i Word til anmodning om tilleggsopplysninger, som saksbehandleren redigerer. Saksbehandleren avgjør om mangelen er grunnlag for avvisning, en anmodning om opplysninger eller akseptabel.

Oppfølging av behandlingen etter innlevering

Når en søknad er godtatt, går den gjennom flere trinn: fordeling, varsling, oversendelse til andre myndigheter, anmodninger om opplysninger, saksutredning og vedtak. Et register i Excel eller en SharePoint-liste kan inneholde hver søknads trinn, saksbehandler, viktige datoer og neste handling. En KI-medarbeider kan holde registeret oppdatert ut fra postboksen og dokumentene. Den kan telle dager mot referansefristene deres og sende et morgensammendrag i Teams over søknader som nærmer seg en referansefrist eller venter på uttalelse fra en annen myndighet.

Den kan også utarbeide utkast til rutinemessig korrespondanse: bekreftelser, oversendelsesbrev, påminnelser til søkere som ikke har svart på en anmodning om opplysninger, og varslingsbrev som saksbehandleren godkjenner. Ingenting sendes uten godkjenning. The Everything sier at det spør før noe viktig sendes ut. For kommunal korrespondanse bør hvert utgående brev behandles som viktig.

Hva som ligger hos et menneske

• Å godta eller avvise innleveringen, og begrunnelsen som gis.
• Den faglige vurderingen, uttalelser fra andre myndigheter og vekten som legges på innspill.
• Vilkår for tillatelsen og selve vedtaket.
• Enhver samtale med en søker eller en som har innsigelser, som krever skjønn eller forhandling.

KI-en forbereder og følger opp. Planleggeren og den med delegert myndighet avgjør.

Andre delstater og byggetillatelser i USA

Hver australsk delstat har egen plan- og bygningslovgivning, egen portal og egne frister. Mønsteret er det samme: en sjekkliste, en kontroll av fullstendighet, en frist og et vedtak. Bygg KI-ens sjekkliste på kravene i deres egen delstat, ikke på NSWs.

Lokale myndigheter i USA behandler regulerings- og byggetillatelser etter delstatlig og lokal lovgivning, uten én felles nasjonal regel. Den samme tilnærmingen til mottak gjelder. Føderale prosjekter kan også utløse NEPA (den amerikanske føderale loven om miljøvurdering), som krever at føderale etater vurderer «større føderale tiltak som i vesentlig grad påvirker miljøet» gjennom en Environmental Assessment eller en Environmental Impact Statement (miljøvurdering eller konsekvensutredning). Fornyelse av tillatelser og tilsyn omtales på siden om tillatelser og bevillinger. Før dere bruker et KI-verktøy på søkeropplysninger, se hva dere bør kontrollere før dere starter.

Spørsmål vi ofte får