조달 승인: 배정, 견적 기준, 기록

어떤 규칙이 적용되는가

연방 조달 규칙(2025년 11월 17일 버전)에는 “모든 조달에 적용되는 규칙”과 “해당 조달 기준 금액 이상인 조달에 적용되는 추가 규칙”이 있습니다. 기준 금액은 호주 연방 재무부가 공표합니다. 이 사이트가 아니라 그곳에서 확인하십시오.

주 기관과 지자체는 각자의 법령, 조달 정책, 재정 위임 규정에 따라 업무를 처리합니다. 미국 기관과 지방정부에는 연방, 주, 지방 차원의 구매 규정이 있습니다. 어느 경우든 실무상 필요한 입력 자료는 같으며, 모두 기관 자체 문서에서 나옵니다.

• 위임 규정표(누가 어느 금액까지 무엇을 승인할 수 있는지);
• 금액 구간별 견적 또는 입찰 요건;
• 의무 패널, 상시 공급 계약, 예외 사항;
• 기록해야 할 사항과 기록 위치.

승인 경로 지정

구매 요청은 보통 설명, 추정 금액, 비용 센터, 첨부 견적서를 담은 이메일이나 양식으로 들어옵니다. AI 직원은 이를 읽고 위임 규정표를 바탕으로 어느 수임자가 승인해야 하는지 판단한 뒤, 짧은 요약과 함께 Teams나 이메일로 그 사람에게 요청을 보낼 수 있습니다. 요청이 승인되거나, 반려되거나, 추가 정보 요청으로 반송될 때까지 추적합니다. 수임자가 부재 중이면 직무 대행자에 관한 기관 규칙을 따릅니다.

요청자에게 요청의 진행 상황을 알려 주고, 요청이 목표 기간보다 오래 대기하면 수임자에게 알릴 수도 있습니다.

기준 금액에 비춘 견적 확인

기관 정책이 주어지면 AI는 요청이 금액에 맞는 수의 견적을 갖추었는지 확인할 수 있습니다. 견적들이 같은 범위를 기술하는지, 추천 공급업체가 최저가인지, 최저가가 아니라면 그 사유가 기록되어 있는지도 확인할 수 있습니다. 각각 기준 금액 미만이 되도록 요청을 작은 구매로 쪼갠 것처럼 보이면, 사람이 살펴보도록 그 패턴을 표시할 수 있습니다.

The Everything이 공개한 기능에는 견적 요청 발송과 회신된 견적 비교가 포함됩니다. 이 기능은 외부에 작업을 발주하는 기업을 위해 만들어졌습니다. 기관은 자체 규칙을 설정하고, 모든 견적 요청을 발송 전에 승인해야 합니다.

기록 관리

조달 결정에는 명확한 기록이 필요합니다. 요청, 견적, 평가, 승인, 그리고 누가 언제 승인했는지입니다. AI는 요청이 진행되는 동안 SharePoint 폴더나 목록에 그 기록을 모아, 나중에 받은편지함을 뒤질 필요가 없게 할 수 있습니다. 호주 연방 기관의 경우 1983년 기록물법(호주 연방 기록물 관리법)은 국립기록원이 연방의 기록 유산을 식별할 책임을 지도록 정합니다. 지자체와 주 기관에는 자체 기록 규정이 있습니다. 조달 기록이 기관의 기록관리 시스템에 반드시 들어가도록 하십시오.

사람에게 남는 일

• 위임 규정표에 지정된 수임자의 지출 승인.
• 공급업체 선정과 비용 대비 가치 판단.
• 정책 예외, 수의계약 결정, 이해충돌.
• 계약 조건과 모든 협상.

장관에게 올라가는 승인은 장관 서신 페이지의 패턴을 따릅니다. 공급업체 정보에 AI를 사용하기 전에 시작 전 확인 사항을 참고하십시오.

자주 묻는 질문