Validation des achats : orientation, seuils de devis et traçabilité

Quelles règles s'appliquent

Les Commonwealth Procurement Rules (version du 17 novembre 2025) contiennent des « règles applicables à tous les achats » ainsi que des « règles supplémentaires pour les achats égaux ou supérieurs au seuil d'achat applicable ». Les montants des seuils sont publiés par le Department of Finance. Consultez-les à la source, pas ici.

Les administrations des États et les collectivités locales relèvent de leur propre législation, de leur politique d'achat et de leurs délégations financières. Aux États-Unis, les agences et collectivités locales appliquent des règles d'achat fédérales, étatiques et locales. Dans tous les cas, les données pratiques sont les mêmes, et elles proviennent toutes de vos propres documents :

• le tableau des délégations (qui peut approuver quoi, jusqu'à quel montant) ;
• l'exigence de devis ou d'appel d'offres pour chaque tranche de valeur ;
• les marchés-cadres obligatoires, les offres permanentes ou les dérogations ;
• ce qui doit être consigné, et où.

Orientation pour validation

Une demande d'achat arrive généralement sous forme de courriel ou de formulaire comportant une description, une valeur estimée, un centre de coûts et les devis joints. Un collaborateur IA peut la lire, déterminer à partir de votre tableau des délégations quel délégataire doit l'approuver, et lui transmettre la demande dans Teams ou par courriel avec un bref résumé. Il suit la demande jusqu'à ce qu'elle soit approuvée, rejetée ou renvoyée pour complément d'information. Si le délégataire est absent, il applique vos règles de suppléance.

Il peut aussi indiquer aux demandeurs où en est leur demande, et relancer les délégataires lorsqu'une demande attend plus longtemps que votre objectif.

Vérifier les devis au regard de vos seuils

À partir de votre politique, l'IA peut vérifier si une demande comporte le nombre de devis requis pour sa valeur. Elle peut aussi vérifier si les devis portent sur le même périmètre et si le fournisseur recommandé est le moins cher ou, à défaut, si un motif est consigné. Lorsqu'une demande semble fractionnée en achats plus petits passant chacun sous un seuil, elle peut signaler ce schéma pour qu'une personne l'examine.

Les fonctionnalités publiées de The Everything comprennent l'envoi de demandes de devis et la comparaison des devis reçus. Elles ont été conçues pour des entreprises qui sous-traitent des travaux. Une administration définirait ses propres règles et validerait toute demande de devis avant son envoi.

Traçabilité

Les décisions d'achat exigent une trace claire : la demande, les devis, l'évaluation, l'approbation, et qui l'a donnée et quand. L'IA peut constituer ce dossier dans un dossier ou une liste SharePoint au fil de la demande, de sorte que rien ne dépende ensuite de recherches dans les boîtes de réception. Pour les entités du Commonwealth, l'Archives Act 1983 charge les National Archives d'identifier les ressources archivistiques du Commonwealth. Les collectivités locales et les administrations des États ont leurs propres règles d'archivage. Assurez-vous que le dossier d'achat est bien versé dans votre système d'archivage.

Ce qui reste à une personne

• L'autorisation de dépense, par le délégataire désigné dans votre tableau.
• Le choix du fournisseur et l'appréciation du rapport qualité-prix.
• Les dérogations à la politique, les décisions d'attribution directe et les conflits d'intérêts.
• Les conditions du contrat et toute négociation.

Les validations qui finissent sur le bureau d'un ministre suivent le schéma décrit à la page courrier ministériel. Avant d'utiliser l'IA sur des informations relatives aux fournisseurs, consultez ce qu'il faut vérifier avant de commencer.

Questions fréquentes