Asukkaiden pyynnöt: vastaanotto, luokittelu, ohjaus ja päivitykset

Vastaanotto ja luokittelu

Pienemmät kunnat ottavat pyynnöt usein vastaan yhteiseen postilaatikkoon ja seuraavat niitä taulukossa tai SharePoint-luettelossa. Tätä postilaatikkoa lukeva tekoälytyöntekijä voi:

• Poimia olennaiset tiedot: kuka, missä, mitä, mahdolliset valokuvat ja miten asukas haluaa, että häneen otetaan yhteyttä.
• Ehdottaa pyyntötyyppiä omasta luokkaluettelostanne ja kertoa, kun se ei ole varma.
• Kirjata pyynnön rekisteriin viitenumeron ja palvelutasonne mukaisen tavoitepäivän kanssa.
• Havaita todennäköiset päällekkäisyydet, kuten useiden asukkaiden ilmoitukset samasta kaatuneesta puusta, ja yhdistää ne virkailijan vahvistettaviksi.
• Merkitä kaiken, mikä viittaa kiireellisyyteen tai riskiin, kuten vaaran tiellä tai uhkauksen, jotta virkailija näkee sen heti. Nämä merkinnät menevät ihmiselle. Tekoäly ei päätä kiireellisyydestä yksin.

Ohjaus oikealle tiimille

Ohjaussäännöt tulevat organisaatioltanne: mikä tiimi hoitaa minkäkin pyyntötyypin, millä alueella ja kuka sijaistaa, kun joku on poissa. Kirjattuina nämä säännöt antavat tekoälyn osoittaa pyynnön tiimin jonoon tai Planner-taululle ja julkaista viestin kyseisen tiimin Teams-kanavalle. Pyynnöt, joita se ei osaa sijoittaa, menevät koordinaattorille, eivät arvauksen varaan.

Joka aamu tekoäly voi lähettää yhteenvedon avoimista pyynnöistä tiimeittäin, tavoitepäivää lähestyvistä asioista ja kaikesta, mikä odottaa asukkaan vastausta. The Everythingin aamukatsaus Teamsissa toimii näin.

Asukkaiden pitäminen ajan tasalla

Asukkaat haluavat yleensä tietää, että heidän pyyntönsä on vastaanotettu ja mitä seuraavaksi tapahtuu. Tekoäly voi laatia vastaanottokuittauksen, jossa on viitenumero ja arvioitu aikataulu. Se voi myös laatia päivityksen, kun pyynnön tila muuttuu, ja päätösviestin, kun työ on tehty. Virkailijat hyväksyvät ennen kuin mitään lähtee. The Everything kertoo kysyvänsä ennen kuin mitään tärkeää lähtee eteenpäin. Varmista kansalaisille lähtevien viestien osalta kokeilun aikana, että se odottaa virkailijaa joka kerta.

Myöhässä olevista pyynnöistä tekoäly voi muistuttaa vastuussa olevaa virkailijaa ja laatia asukkaalle väliaikaisen vastauksen. Näin seurantaviesti ei muutu valitukseksi.

Mikä jää ihmiselle

• Kiireellisyys, erityisesti kaikessa, mihin liittyy turvallisuus, haavoittuvuus tai riski ihmiselle.
• Paikan päällä tehtävät tarkastukset, valvontapäätökset ja kaikki viranomaistoimet.
• Kuntaa tai sen henkilöstöä koskevat valitukset ja niihin vastaaminen.
• Puhelut ja keskustelut. The Everythingin puhelinavustaja ei ole käytössä oleva tuote, joten puhelimitse tulevat pyynnöt tarvitsevat edelleen ihmisen vastaanottajaksi, minkä jälkeen tekoäly voi kirjata ja ohjata ne.

Jos teillä on jo CRM

Suuremmat kunnat käyttävät usein erillistä asiakaspyyntöjärjestelmää, joskus osana laajempaa alustaa, kuten TechnologyOne tai Granicus. Silloin Microsoft 365:n tekoälytyöntekijä tuskin korvaa sitä. Se voi auttaa sen ympärillä tehtävän sähköpostityön kanssa. Nämä alustat eivät ole The Everythingin julkaistussa integraatioluettelossa. Kysy toimittajalta ennen kuin oletat yhteyden olevan olemassa.

Hakemuksiksi muuttuvia pyyntöjä käsitellään sivuilla luvat ja lisenssit sekä rakennushankkeiden hakemukset. Ennen kuin käytät tekoälyä asukkaiden henkilötietoihin, lue mitä tarkistaa ennen aloittamista.

Usein kysyttyä