Hankintojen hyväksynnät: ohjaus, tarjousten kynnysarvot ja asiakirjat

Kenen säännöt ovat voimassa

Commonwealth Procurement Rules (versio 17. marraskuuta 2025) sisältävät ”kaikkia hankintoja koskevat säännöt” sekä ”lisäsäännöt hankinnoille, jotka ovat asianomaisen hankintakynnysarvon suuruisia tai sen ylittäviä”. Kynnysarvot julkaisee Department of Finance (Australian valtiovarainministeriö). Tarkista ne sieltä, älä täältä.

Osavaltioiden virastot ja kunnat toimivat oman lainsäädäntönsä, hankintaohjeensa ja taloudellisten valtuuksiensa mukaan. Yhdysvaltain virastoilla ja paikallishallinnoilla on liittovaltion, osavaltioiden ja paikalliset hankintasäännöt. Joka tapauksessa käytännön lähtötiedot ovat samat, ja ne kaikki tulevat omista asiakirjoistanne:

• valtuutusluettelo (kuka voi hyväksyä mitä ja mihin arvoon asti);
• tarjous- tai kilpailutusvaatimus kullakin arvoalueella;
• pakolliset puitejärjestelyt, pysyvät tarjoukset tai poikkeukset;
• mitä on kirjattava ja minne.

Hyväksyntöjen ohjaus

Hankintapyyntö saapuu yleensä sähköpostina tai lomakkeena, jossa on kuvaus, arvioitu arvo, kustannuspaikka ja liitetyt tarjoukset. Tekoälytyöntekijä voi lukea sen, päätellä valtuutusluettelostanne, kenen toimivaltaisen on hyväksyttävä se, ja lähettää pyynnön tälle henkilölle Teamsissa tai sähköpostilla lyhyen yhteenvedon kanssa. Se seuraa pyyntöä, kunnes se on hyväksytty, hylätty tai palautettu lisätietoja varten. Jos toimivaltainen on poissa, se noudattaa sääntöjänne sijaisesta.

Se voi myös kertoa pyytäjille, missä vaiheessa heidän pyyntönsä on, ja muistuttaa toimivaltaisia, kun pyyntö on odottanut tavoitettanne kauemmin.

Tarjousten tarkistaminen kynnysarvojanne vasten

Ohjeistuksenne perusteella tekoäly voi tarkistaa, onko pyynnössä sen arvon edellyttämä määrä tarjouksia. Se voi myös tarkistaa, kuvaavatko tarjoukset samaa laajuutta ja onko suositeltu toimittaja edullisin tai, jos ei, onko syy kirjattu. Jos pyyntö näyttää jaetun pienempiin hankintoihin, joista kukin jää kynnysarvon alle, se voi merkitä kaavan ihmisen tarkasteltavaksi.

The Everythingin julkaistuihin ominaisuuksiin kuuluvat tarjouspyyntöjen lähettäminen ja saapuvien tarjousten vertailu. Ne on tehty yrityksille, jotka kilpailuttavat töitä. Viraston tulisi asettaa omat sääntönsä ja hyväksyä jokainen tarjouspyyntö ennen sen lähettämistä.

Asiakirjojen säilyttäminen

Hankintapäätöksistä tarvitaan selkeä asiakirja-aineisto: pyyntö, tarjoukset, arviointi, hyväksyntä sekä kuka sen teki ja milloin. Tekoäly voi koota tämän aineiston SharePoint-kansioon tai -luetteloon pyynnön edetessä, jotta mikään ei myöhemmin riipu postilaatikoiden hakemisesta. Australian liittovaltion yksiköiden osalta Archives Act 1983 (liittovaltion arkistolaki) tekee kansallisarkistosta vastuullisen liittovaltion arkistoaineistojen määrittämisestä. Kunnilla ja osavaltioiden virastoilla on omat tiedonhallintasääntönsä. Varmista, että hankinta-aineisto päätyy asiakirjahallintajärjestelmäänne.

Mikä jää ihmiselle

• Menon hyväksyminen, jonka tekee valtuutusluettelossanne nimetty toimivaltainen.
• Toimittajan valinta ja hinta-laatusuhteen arviointi.
• Poikkeukset ohjeistuksesta, suorahankintapäätökset ja eturistiriidat.
• Sopimusehdot ja kaikki neuvottelut.

Ministerin pöydälle päätyvät hyväksynnät noudattavat sivun ministerikirjeenvaihto kaavaa. Ennen kuin käytät tekoälyä toimittajatietoihin, katso mitä tarkistaa ennen aloittamista.

Usein kysyttyä