Genehmigungen und Lizenzen: Anträge, Verlängerungen und Erinnerungen

Neue Anträge

Die meisten Genehmigungsanträge scheitern bei der ersten Prüfung aus denselben Gründen: ein fehlender Nachweis, ein abgelaufener Versicherungsnachweis, eine nicht unterschriebene Erklärung oder ein Plan ohne Maße. Ein KI-Mitarbeiter kann jeden Antrag mit der Checkliste für diese Genehmigungsart abgleichen und berichten:

• welche erforderlichen Unterlagen vorhanden sind, fehlen oder veraltet sind (zum Beispiel eine Versicherungsbestätigung, deren Ablaufdatum überschritten ist);
• ob Namen, Adressen und Unternehmensangaben in Formular und Anlagen übereinstimmen;
• was der Antragsteller noch nachreichen muss, als E-Mail-Entwurf zur Freigabe durch den Bediensteten.

Der Bedienstete prüft dann eine vollständige Akte, statt jede Anlage zu öffnen, um die Lücke zu finden.

Verlängerungen und Erinnerungen

Bei Verlängerungen geraten Register aus dem Takt. Ablaufdaten stehen in einer Tabelle, und Erinnerungen hängen davon ab, dass jemand daran denkt, sie zu prüfen. Ein KI-Mitarbeiter kann das Register überwachen und in den von Ihnen festgelegten Abständen Verlängerungserinnerungen an Genehmigungsinhaber entwerfen und bei denen nachhaken, die nicht verlängert haben. Er kann Bedienstete in Teams auch darüber informieren, welche Genehmigungen diese Woche auslaufen. The Everything führt Nachverfolgung und Terminplanung unter seinen Funktionen auf und behält dauerhafte Regeln, die Sie ihm geben, etwa „60 Tage und 14 Tage vor Ablauf erinnern“.

Verlängerungserinnerungen gehen an die Öffentlichkeit, daher sollte ein Bediensteter den Wortlaut einmal freigeben und prüfen, was versandt wird. The Everything gibt an, dass es nachfragt, bevor etwas Wichtiges hinausgeht. Klären Sie in einer Testphase, wie das für routinemäßige Erinnerungen gilt.

Das Register korrekt halten

Das Register ist die maßgebliche Aufzeichnung. Führen Sie es in einer SharePoint-Liste oder Excel-Arbeitsmappe, die Ihr Team bereits nutzt, nicht innerhalb der KI. Die KI aktualisiert es anhand eingehender Anträge, in Ihren Systemen erfasster Zahlungen und der Entscheidungen der Bediensteten und vermerkt jede Änderung. Wenn Sie das Werkzeug nicht mehr nutzen, bleibt das Register so dort, wo es immer war. Auf der Preisseite von The Everything heißt es, dass bei einer Kündigung „alles dort bleibt, wo es immer war – in Ihrem Microsoft-Konto“.

Ein Register, das die KI pflegt, kann auch Fragen in Teams beantworten: „Welche Lebensmittelbetriebe sind diesen Monat zur Kontrolle fällig?“ oder „Bei welchen Veranstaltungsgenehmigungen fehlt noch der Versicherungsnachweis?“

Was bei einem Menschen bleibt

• Erteilen, Ablehnen oder Erteilen unter Auflagen einer Genehmigung oder Lizenz.
• Aussetzung, Widerruf und jede Vollzugsmaßnahme.
• Kontrollen und ihre Ergebnisse.
• Gebührenerlasse und Ausnahmen von der Richtlinie.

Die Baugenehmigung wird gesondert auf der Seite Bauanträge behandelt. Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern, die keine Anträge sind, finden Sie unter Bürgeranliegen.

Wo das passt

Dieser Ansatz eignet sich für eine Kommune oder Behörde, die Genehmigungen über E-Mail, Formulare und Tabellen in Microsoft 365 abwickelt. Liegen Ihre Genehmigungen in einem eigenen Lizenz- oder Liegenschaftssystem, sollte das Register dort bleiben. Ein KI-Mitarbeiter wäre dann auf die Korrespondenz rund um dieses System beschränkt, sofern keine Integration besteht. Fragen Sie den Anbieter nach jedem System, das nicht auf seiner veröffentlichten Integrationsliste steht. Bevor Sie KI mit Angaben von Antragstellern einsetzen, lesen Sie was Sie vor dem Start prüfen sollten.

Häufige Fragen