Approvazioni degli acquisti: instradamento, soglie dei preventivi e documentazione

Quali regole si applicano

Le Commonwealth Procurement Rules (versione del 17 novembre 2025) contengono «regole per tutti gli acquisti» più «regole aggiuntive per gli acquisti pari o superiori alla soglia di riferimento». Gli importi delle soglie sono pubblicati dal Department of Finance. Verificateli lì, non qui.

Le amministrazioni statali e gli enti locali operano in base alla propria normativa, alla propria policy sugli acquisti e alle proprie deleghe di spesa. Le agenzie e gli enti locali statunitensi hanno regole di acquisto federali, statali e locali. In ogni caso i dati pratici di partenza sono gli stessi, e provengono tutti dai vostri documenti:

• il quadro delle deleghe (chi può approvare cosa, fino a quale valore);
• l'obbligo di preventivi o di gara per ciascuna fascia di valore;
• eventuali elenchi di fornitori obbligatori, accordi quadro o deroghe;
• cosa va documentato, e dove.

Instradamento delle approvazioni

Una richiesta di acquisto arriva di solito come e-mail o modulo con una descrizione, un valore stimato, un centro di costo e i preventivi allegati. Un collaboratore IA può leggerla, individuare dal vostro quadro delle deleghe quale delegato deve approvarla e inviargli la richiesta in Teams o via e-mail con un breve riepilogo. Ne segue l'iter finché non viene approvata, respinta o restituita per integrazioni. Se il delegato è assente, segue le vostre regole su chi lo sostituisce.

Può anche comunicare ai richiedenti a che punto è la loro richiesta e ricordare ai delegati quando una richiesta è in attesa da più tempo del vostro obiettivo.

Verificare i preventivi rispetto alle vostre soglie

Sulla base della vostra policy, l'IA può verificare se una richiesta ha il numero di preventivi richiesto per il suo valore. Può anche verificare se i preventivi descrivono lo stesso oggetto e se il fornitore raccomandato è il più economico o, in caso contrario, se è documentata una motivazione. Quando una richiesta sembra frazionata in acquisti più piccoli, ciascuno al di sotto di una soglia, può segnalare lo schema perché una persona lo esamini.

Le funzionalità pubblicate di The Everything comprendono l'invio di richieste di preventivo e il confronto dei preventivi ricevuti. Sono state realizzate per imprese che affidano lavori all'esterno. Un'amministrazione stabilirebbe le proprie regole e approverebbe ogni richiesta di preventivo prima dell'invio.

Documentazione

Le decisioni di acquisto richiedono una documentazione chiara: la richiesta, i preventivi, la valutazione, l'approvazione, e chi l'ha data e quando. L'IA può comporre quella documentazione in una cartella o in un elenco SharePoint man mano che la richiesta avanza, così che nulla dipenda in seguito da ricerche nelle caselle di posta. Per gli enti del Commonwealth, l'Archives Act 1983 attribuisce al National Archives la responsabilità di individuare le risorse archivistiche del Commonwealth. Gli enti locali e le amministrazioni statali hanno proprie regole di gestione documentale. Assicuratevi che la documentazione dell'acquisto confluisca nel vostro sistema di gestione documentale.

Cosa resta a una persona

• L'autorizzazione di spesa, da parte del delegato indicato nel vostro quadro.
• La scelta del fornitore e la valutazione del rapporto qualità-prezzo.
• Le deroghe alla policy, le decisioni di affidamento diretto e i conflitti di interesse.
• Le condizioni contrattuali e qualsiasi negoziazione.

Le approvazioni che arrivano sulla scrivania di un ministro seguono lo schema descritto nella pagina corrispondenza ministeriale. Prima di usare l'IA su informazioni relative ai fornitori, consultate cosa verificare prima di iniziare.

Domande frequenti